Guida ai flussi di lavoro digitali con dispositivi multifunzione e stampa cloud | Kyocera

Cinque modi per trasformare il tuo MFP in una piattaforma di workflow automation

1. Instradare i documenti scannerizzati direttamente nei workflow digitali

Con dispositivi connessi al cloud, i documenti scansionati possono essere trasferiti direttamente da un MFP alle piattaforme di cloud storage.

Invece di scansionare un documento, scaricarlo e ricaricarlo manualmente, il dispositivo invia il file direttamente alla destinazione corretta. Questo garantisce una gestione più coerente delle informazioni e riduce il tempo dedicato alla gestione dei file.

2. Utilizzare il cloud printing per la gestione centralizzata dei dispositivi

La stampa cloud rappresenta un altro passo importante verso l’automazione dei workflow.

Gli ambienti di stampa tradizionali si basano spesso su print server locali e dispositivi non connessi, creando costi infrastrutturali inutili e una visibilità limitata sull’utilizzo.

Le piattaforme di cloud printing consentono alle organizzazioni di gestire centralmente gli MFP, monitorare l’attività dei dispositivi e controllare i comportamenti di stampa attraverso policy, invece che tramite supervisione manuale.

Un esempio pratico è il secure print release: invece di stampare immediatamente, i documenti restano in coda finché l’utente autorizzato non si autentica al dispositivo. Questo protegge le informazioni sensibili e riduce le stampe non necessarie.

3. Collegare l’acquisizione documentale alle soluzioni di document management

L’automazione diventa molto più efficace quando i documenti acquisiti non vengono semplicemente salvati in una cartella condivisa.

Quando gli MFP sono integrati con soluzioni di document management, i documenti possono essere automaticamente classificati e archiviati.

Questo approccio aiuta le organizzazioni a mantenere il controllo sulle informazioni aziendali, riducendo i ritardi causati dalla gestione manuale dei documenti.

Inoltre, garantisce che i documenti siano sempre ricercabili, versionati e accessibili tra i vari team.

4. Supportare il lavoro ibrido con dispositivi connessi al cloud

Gli ambienti di lavoro ibridi richiedono sistemi in grado di funzionare su più sedi.

Gli MFP connessi al cloud permettono ai dipendenti di stampare, scansionare e acquisire documenti indipendentemente dalla loro posizione. I collaboratori possono inviare un lavoro di stampa da casa, ritirarlo in sicurezza in ufficio oppure scansionare documenti direttamente nei workflow digitali condivisi.

Questa flessibilità aiuta le organizzazioni a mantenere processi coerenti supportando al contempo team distribuiti.

5. Rafforzare la sicurezza nei workflow documentali

L’automazione gioca un ruolo fondamentale anche nella protezione delle informazioni sensibili.

Gli MFP collegati a soluzioni di document management possono supportare autenticazione, crittografia e monitoraggio delle attività. Questi controlli garantiscono che i documenti siano accessibili solo agli utenti autorizzati e rimangano protetti lungo tutto il workflow.

Integrando le stampanti nel più ampio framework di sicurezza, le organizzazioni riducono il rischio che documenti riservati vengano gestiti in modo improprio o esposti.

Come Kyocera supporta i workflow digitali ad alto volume

Kyocera supporta le organizzazioni combinando hardware affidabile con strumenti cloud che aiutano a semplificare i workflow documentali e migliorare l’efficienza.

MFP A3 per workflow digitali ad alto volume

I dispositivi Kyocera TASKalfa ed ECOSYS A3 MFP sono progettati per organizzazioni che richiedono prestazioni affidabili e gestione di volumi elevati di documenti. Con velocità da 25 a 90 pagine al minuto, questi dispositivi supportano ambienti d’ufficio complessi integrandosi perfettamente nei workflow digitali.

I modelli cloud-ready come la serie TASKalfa MZ7001ci/MZ7001i consentono alle aziende di collegare direttamente stampa e scansione alle soluzioni di document management e alle piattaforme di cloud printing. Strumenti preinstallati come Kyocera Cloud Capture (KCC), Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) e Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS) aiutano le organizzazioni ad automatizzare l’acquisizione dei documenti, archiviare le informazioni in modo sicuro e ottimizzare i workflow.

Funzionalità di sicurezza avanzate, tra cui Confidential Document Guard e autenticazione utente, aiutano inoltre a proteggere le informazioni sensibili nella gestione di grandi volumi di documenti.

MFP A4 per ambienti di lavoro flessibili e ibridi

Per le organizzazioni che non necessitano della scala di un dispositivo A3, gli MFP ECOSYS A4 Kyocera offrono soluzioni compatte ed efficienti per le attività documentali quotidiane.

Questi dispositivi combinano stampa, scansione e copia in un’unica piattaforma che si integra facilmente con ambienti di cloud printing e soluzioni di document management. Ciò consente ai team di acquisire documenti direttamente dal dispositivo e inserirli nei workflow digitali.

Funzionalità di sicurezza come la trasmissione crittografata dei dati, il secure boot e le funzioni di print release contribuiscono a proteggere le informazioni riservate. Inoltre, grazie alla connettività cloud, i dispositivi ECOSYS sono particolarmente adatti a contesti di lavoro ibridi, in cui i dipendenti necessitano di un accesso coerente e sicuro ai documenti da più sedi.

Dove iniziano i workflow documentali efficienti

I moderni multifunzione (MFP) non si limitano più alla stampa e alla scansione. Quando questi dispositivi vengono integrati con soluzioni di document management e piattaforme di cloud printing, diventano una componente fondamentale di come le organizzazioni gestiscono e condividono le informazioni.

Collegando gli MFP a sistemi basati sul cloud, le aziende possono ridurre la gestione manuale dei documenti, migliorare la visibilità sui workflow e rafforzare la sicurezza delle informazioni.

Mentre le organizzazioni continuano a modernizzare il proprio ambiente di lavoro, trasformare il ruolo dell’MFP rappresenta un passo concreto verso workflow digitali più efficienti e scalabili.