Gestione contenuti aziendali: la chiave per sbloccare l’efficienza

L'era digitale ha portato allo sviluppo di una quantità di informazioni e dati ad oggi mai visto e la gestione di quest'ultime è una delle maggiori sfide che le aziende devono affrontare. Alcuni utenti finali hanno già iniziato il processo di trasformazione digitale e possono inviare informazioni online, nonchè sviluppare molte attività utilizzando tool digitali, altre, invece, sono in ritardo nella digitalizzazione dei loro processi e la loro operatività si basa su cartelle, schedari e risme di carta.

In qualità di fase transitoria, le aziende stanno prendendo in considerazione piani di trasformazione digitale che introducono strumenti come Enterprise Content Management, Document Management Systems e Intelligence Information Management al fine di elaborare il carico completo della quantità di informazioni derivante dalla loro attività quotidiana. Tali strumenti sono elementi chiave di un piano di trasformazione digitale che porta un'azienda all'altezza delle risorse del XXI secolo.

Questo tipo di pianificazione è essenziale per le aziende che cercano di semplificare i propri processi e migliorare l'efficienza operativa ed economica. Implementando soluzioni come gli strumenti di gestione dei contenuti aziendali, le aziende hanno molto da guadagnare e devono considerare tali investimenti come parte del piano, sapendo che vedranno un chiaro ritorno sull'investimento.

Uno dei principali vantaggi di tale strumento è che la produttività dei dipendenti può aumentare. I dipendenti non dovranno più aspettare che i documenti trovino la loro strada attraverso i vari livelli della gerarchia per poi tornare sulla loro scrivania, grazie all’immediato e automatico invio di tutto attraverso flussi di lavoro trasparenti e chiaramente definiti. Ciascun accesso a un documento può infatti essere tracciato e annotato per rendere ancora più semplici i processi di auditing. Con così tante possibilità di snellire i processi, è facile comprendere come il processo possa rendere più produttivi dipendenti e aziende.

Le soluzioni digitali aiutano anche ad evitare i rischi. Mantenendo tutto organizzato in un sistema digitale, le possibilità di perdere informazioni sono ridotte. Con copie di backup protette archiviate nel sistema, diventa facile evitare minacce da parte di hacker o errori dei dipendenti. Quando tutte le informazioni memorizzate nelle aziende sono altamente sensibili o personali per dipendenti o clienti, la perdita di tali informazioni è un rischio che nessuna impresa può permettersi di assumere.

Con i vantaggi offerti dalla gestione dei contenuti, tutte le aziende dovrebbero considerare ciò che potrebbero ottenere da una soluzione di gestione dei contenuti aziendali efficace. Fornendo il ritorno sull'investimento e ponendo le basi per un ulteriore successo e crescita con la scalabilità come caratteristica fondamentale, qualsiasi azienda che decida di implementare un tale sistema dovrebbe prendere in considerazione il primo passo per migliorare la produttività della propria azienda.