Managed Document Services

1. Cosa significa MDS

MDS è l'acronimo di Managed Document Services. È superiore a Managed Print Services (MPS) (Managed Print Services) perché mentre MPS si concentra solo sull'output, MDS ottimizza l'intero processo di output del documento dalla cattura all'archiviazione, dai flussi di lavoro alla sicurezza e all'impatto ambientale. Questo approccio olistico rende l'MDS una strategia unica e vitale per ogni azienda che desidera esaminare il suo intero potenziale di riduzione dei costi. In effetti, l'esperienza dimostra che MDS può ridurre i costi di produzione di circa il 30%.

2. Managed Document Services

Nel contesto economico attuale, dove le aziende sono chiamate a eliminare gli sprechi e ridurre i costi operativi, mantenendo elevata qualità ed efficienza, crediamo che sia necessario creare una catena del valore che coinvolga Partner Tecnologici preparati ed affidabili che dispongano di un’offerta completa in cui la parte servizi e soluzioni rappresentino gli elementi distintivi, unitamente a valenze di rilievo quale l’adozione di tecnologia GREEN che in casa KYOCERA si chiama ECOSYS. 

Noi ci poniamo sul mercato come “problem solver”, con un approccio “customer first” che mette al centro della nostra consulenza le esigenze a medio/lungo termine del cliente, basando la formulazione dell’offerta su un’analisi documentale che preveda la scelta di sistemi di stampa e multifunzione, soluzioni software e servizi appositamente studiati per le applicazioni e gli obiettivi di ogni singolo cliente. 

Grazie ai Managed Document Services (MDS) KYOCERA, siamo in grado di fare un’analisi accurata dell’infrastruttura aziendale e proporre soluzioni di print&document management che vanno a valorizzare il patrimonio esistente, e ad aggiungere servizi in grado di migliorare la produttività quotidiana.

3. Fasi

KYOCERA MDS ottimizza l'intero ambiente del documento in cinque fasi flessibili e accuratamente progettate.

FASE 1: COMPRENSIONE E ANALISI

È fondamentale comprendere le eventuali criticità esistenti sotto un profilo documentale ma, soprattutto, gli obiettivi futuri e la capacità di spesa dell’azienda cliente. A tal fine gli specialisti KYOCERA analizzano l’infrastruttura documentale installata e i flussi informativi esistenti, considerando gli obiettivi prefissati. Nello specifico si analizzano le seguenti aree strategiche:

• Finanza: capire esattamente dove il denaro viene speso;
• Dispositivi e consumabili: la loro efficienza, adeguatezza e costi di manutenzione;
• Flussi di lavoro: se la produttività può essere migliorata attraverso software più intelligenti;
• Documenti: se vengono stampati, archiviati, gestiti e distribuiti in maniera sicura ed efficiente;
• Impatto ambientale: dove si può risparmiare energia e ridurre le emissioni di anidride carbonica.

FASE 2: PROPOSTA

Il risultato dell’analisi consiste nella realizzazione di un “disegno” dell’attuale situazione documentale che viene dettagliato in un report denominato “Proposal”, il quale rappresenta la base su cui lavorare per raggiungere gli obiettivi prefissati.

 FASE 3: IMPLEMENTAZIONE

Sempre nel documento “Proposal” forniremo delle nuove proposte di strutturazione documentale così pure dei suggerimenti relativi a come meglio utilizzare i sistemi installati oppure come incrementare l’attuale efficienza documentale. Non da ultimo potremo anche proporre la collaborazione di consulenti finanziari per eventuali nuove implementazioni.

Questo sarà possibile grazie alla costituzione di un team di lavoro – composto dagli specialisti KYOCERA e dai dipendenti della vostra azienda che sono coinvolti nei processi documentali sia da un punto di vista informatico che di gestione degli stessi – con l’obiettivo di riscrivere i flussi documentali per implementare la competitività e l’efficienza della vostra azienda. Tutto questo salvaguardando l’investimento informatico che avete già fatto e la sicurezza dei dati/informazioni aziendali.

FASE 4: GESTIONE

La messa a punto della proposta da voi scelta determina il “roll out” che avrà come obiettivo la razionalizzazione e costante gestione dei flussi documentali e dell’utilizzo dei sistemi installati sulla base delle singole applicazioni documentali. Si esamineranno anche i servizi e soluzioni da attivare al fine del raggiungimento della massima produttività.Considerando un aspetto più operativo prenderemo in considerazione le seguenti macro-aree:

• monitoraggio delle performance con reportistica dettagliata;
• installazione hardware e software, eseguita da qualificati ingegneri e tecnici KYOCERA;o
• formazione dipendenti e attivazione help desk;
• pianificazione logistica;
• stoccaggio e smaltimento: Sicuro, efficiente, rispettoso dell'ambiente e conforme alla legge.

 FASE 5: OTTIMIZZAZIONE

Sebbene questa sia l’ultima fase non per questo è la meno importante; infatti è quella che permette un’eventuale ed ulteriore ottimizzazione di quanto stabilito dopo un periodo di test e un review meeting con il team di lavoro.

4. Benefici

I Managed Document Services (MDS) KYOCERA utilizzano un processo di valutazione, progettazione, implementazione, gestione e ottimizzazione per identificare con precisione i costi di output del documento. Evidenziano dove vengono sprecati tempo e risorse prima di creare un ambiente su misura per ridurre i costi complessivi e l'impatto sul pianeta. Inoltre, offrendo una vasta gamma di servizi da un'unica fonte, eliminano la frustrazione e lo spreco di tempo nel trattare con numerosi fornitori. In definitiva, i Managed Document Services (MDS) KYOCERA possono semplificare la gestione dell'output, ridurre il carico di lavoro del reparto IT e anche ridurre l'impatto ambientale delle stampanti e delle multifunzione.