Le soluzioni di cattura guidano la trasformazione digitale

Quando le aziende iniziano a definire i loro progetti per un piano di trasformazione digitale, il primo passo è spesso quello di investire in una soluzione di acquisizione documentale. Intraprendere con tale mossa il cammino nel mondo della tecnologia può essere scoraggiante, in particolare quando è il primo passo nel processo, ma il ritorno sull'investimento per uno strumento così accessibile come una soluzione di acquisizione documenti assicura che la decisione sia perfettamente logica per le aziende di qualsiasi dimensione.

Un piano di trasformazione digitale porta un'azienda nel moderno ambiente aziendale capitalizzando la più grande e recente tecnologia per rendere le operazioni della propria azienda più fluide ed efficienti. Seguendo questi passaggi, le aziende possono evolvere digitalmente e crescere insieme all'introduzione di più tecnologie che le aiutano a raggiungere tutti i nuovi livelli e a raggiungere un successo che, senza la tecnologia, può sembrare impensabile.

La cattura è generalmente considerata come uno dei primi passi in tale processo. Questo perché rappresenta il primo passo in cui le informazioni vengono ricevute in un'azienda, ma anche una delle più laboriose e costose. Con le soluzioni di acquisizione documentale che scansionano tutte le informazioni in arrivo e le memorizzano automaticamente nel sistema dell'azienda, si apre la strada agli sviluppi successivi di un piano di trasformazione digitale che può rivelarsi spesso più complicato e più costoso.

Attualmente, molte aziende hanno personale dedicato all'immissione dati. L'elaborazione dati può essere un'attività lunga e articolata che implica la ricerca nella posta, sia su supporto cartaceo che digitale e l'inserimento manuale delle informazioni rilevanti in un sistema prima di archiviare fisicamente il documento. Le soluzioni di cattura faranno tutto ciò automaticamente (ad eccezione della memorizzazione del documento fisico).

Uno dei vantaggi è che le informazioni acquisite dai documenti e archiviate sono sempre accurate. Con precisione millimetrica, una soluzione di acquisizione acquisisce i dati e converte automaticamente i dati o le cifre chiave in dati informatici, archiviandoli in sistemi di gestione aziendale integrati. In caso servisse, la maggior parte delle opzioni include una scansione delle informazioni originali in modo che il personale possa verificare manualmente i dati che potrebbero essere errati. 

Un altro vantaggio è che i costi sono significativamente ridotti. Non solo una soluzione di acquisizione può eseguire l'operazione molto più rapidamente del personale, consentendo di elaborare più informazioni, ma costa meno. Con l'implementazione di tale strumento essendo richiesto solo un canone di licenza per il software e il costo dell'investimento iniziale, non è più necessario lo stesso numero di impiegati, che possono invece dedicarsi ad altro in azienda mettendo le proprie competenze a disposizione in compiti più complessi. Stando così le cose, è chiaro come, nel tempo, un ritorno sull'investimento sia praticamente garantito.