KYOCERA Document Solutions
Una strategia di gestione documentale influisce direttamente su produttività, sicurezza e collaborazione. I tradizionali flussi di lavoro basati sulla carta e i sistemi di archiviazione locali creano colli di bottiglia che rallentano le operazioni e espongono le aziende a rischi di sicurezza. Con i modelli di lavoro ibrido ormai diventati la norma, i sistemi tradizionali non sono più sufficienti: è necessario orientarsi verso soluzioni di gestione documentale basate sul cloud per una vera trasformazione dell’ufficio.
Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) offre un modo strutturato, accessibile e sicuro per gestire i documenti, consentendo alle aziende di aumentare l’efficienza mantenendo il pieno controllo delle proprie informazioni. Di seguito sono riportate alcune delle principali sfide che le aziende affrontano e come le soluzioni di gestione documentale in cloud le risolvono.
1. Flussi di lavoro inefficienti rallentano la produttività
La gestione documentale manuale, basata sulla carta, e i sistemi di archiviazione digitale frammentati generano inefficienze. I dipendenti perdono tempo a cercare file, a gestire problemi di versioning o a instradare manualmente i documenti per l’approvazione. Un report Act! del 2022 ha rilevato che il 45% delle PMI fa ancora affidamento su documenti cartacei. Questa dipendenza porta a un notevole spreco di tempo e introduce significative inefficienze operative.
Con KCIM, le aziende possono archiviare tutti i documenti in un sistema centralizzato e basato sul cloud, rendendo il recupero rapido e semplice. Le funzionalità di ricerca avanzata permettono ai dipendenti di trovare file tramite parole chiave, metadati o filtri, riducendo significativamente il tempo dedicato alle attività amministrative. Grazie all’organizzazione strutturata e ricercabile dei documenti, le aziende possono garantire che i dipendenti abbiano sempre accesso alle versioni più aggiornate, eliminando la confusione causata da duplicati o documenti archiviati in modo errato.
2. La sfida della collaborazione a distanza
I team ibridi o completamente remoti devono spesso affrontare ritardi legati a strumenti di collaborazione inefficienti. Quando i dipendenti si affidano ad allegati email o a sistemi di archiviazione scollegati, i flussi di lavoro rallentano e la collaborazione in tempo reale diventa complessa. Attese per le approvazioni, ricerche di documenti o conflitti tra versioni possono ostacolare la produttività e generare frustrazione.
I sistemi di gestione documentale basati sul cloud, come Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), garantiscono che tutti i membri del team abbiano accesso immediato ai documenti più aggiornati da qualsiasi luogo. I taskflow integrati semplificano approvazioni e notifiche, riducendo i ritardi e mantenendo i progetti in linea. Fornendo una piattaforma centralizzata per l’archiviazione dei dati aziendali, KCIM migliora la collaborazione in tempo reale, permettendo ai team di lavorare in modo efficiente indipendentemente dalla loro posizione, sia in ufficio che da casa.
Un sistema basato sul cloud elimina le inefficienze dei flussi di lavoro basati sulla carta
3. Rischi per la sicurezza in un ambiente di lavoro ibrido
Con i dipendenti che lavorano da più sedi, i rischi per la sicurezza aumentano. Archiviare file su dispositivi personali o inviare documenti sensibili via email espone le aziende a possibili violazioni dei dati. Accessi non autorizzati, condivisioni accidentali e minacce informatiche sono preoccupazioni frequenti per le organizzazioni prive di un sistema di gestione documentale sicuro. Questi rischi di conformità non solo possono danneggiare la reputazione aziendale, ma anche comportare sanzioni economiche e legali significative.
Le soluzioni cloud di Kyocera sono progettate ponendo la sicurezza come priorità. Grazie a solide misure di protezione integrate, KCIM cripta i dati sia in transito sia a riposo, garantendo che i documenti siano protetti da accessi non autorizzati. Impostazioni avanzate dei permessi consentono alle aziende di controllare con precisione chi può visualizzare, modificare o condividere i file, riducendo il rischio di fughe di dati. Inoltre, audit trail dettagliati aiutano a monitorare le attività sui documenti, migliorando la responsabilità e la conformità alle normative del settore.
4. Il costo di un recupero documentale inefficiente
Il tempo perso nella ricerca dei documenti è una delle principali cause di calo di produttività. I dipendenti trascorrono in media diverse ore alla settimana cercando file a causa di sistemi di archiviazione disorganizzati. Nelle aziende in cui i documenti critici sono sparsi tra email, dischi locali e diverse piattaforme cloud, trovare rapidamente le informazioni necessarie può diventare una vera sfida.
Un sistema di gestione documentale basato sul cloud come KCIM rende il recupero dei file rapido ed efficace. Le funzioni di ricerca avanzata permettono ai dipendenti di trovare immediatamente i documenti utilizzando parole chiave, metadati o riconoscimento del contenuto. Invece di setacciare numerose cartelle o richiedere file ai colleghi, i dipendenti possono accedere alle informazioni necessarie in pochi secondi. Ciò riduce i tempi morti e consente ai team di concentrarsi su attività che favoriscono il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Come la gestione documentale basata sul cloud trasforma la produttività in ufficio
La gestione documentale basata sul cloud è uno degli strumenti principali da considerare quando si vuole trasformare produttività e sicurezza in un ambiente di lavoro ibrido o d’ufficio. Affrontando sfide come la collaborazione a distanza, i rischi per la sicurezza, le inefficienze legate alla carta e le difficoltà di recupero dei documenti, le soluzioni cloud di Kyocera aiutano le aziende a lavorare in modo più intelligente ed efficiente.
Con Kyocera Cloud Information Manager e le stampanti ECOSYS, le aziende possono ottimizzare i flussi di lavoro, ridurre i costi e migliorare la collaborazione. Investire nei giusti strumenti di gestione documentale è un passo verso un ambiente di lavoro più produttivo, sicuro e pronto per il futuro.
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