I costi nascosti della carta

Mentre i processi basati su carta possono sembrare semplici e familiari, i loro costi nascosti possono ridurre la redditività di un'azienda, ostacolare l'efficienza e creare colli di bottiglia. Questi costi nascosti della carta sono il motivo per cui la trasformazione digitale è importante nel contesto lavorativo moderno. Tali costi sono particolarmente significativi per le piccole e medie imprese (PMI) che operano con budget limitati, rendendo il passaggio al digitale non solo un'opzione, ma un vantaggio competitivo.

Dallo spreco di risorse all'impatto ambientale, i costi nascosti dei processi cartacei influenzano le aziende in modi che spesso vengono trascurati. Passando a soluzioni digitali, le organizzazioni possono sbloccare opportunità per una maggiore efficienza, risparmi sui costi e una crescita sostenibile.

Costi nascosti della carta

Quando si analizzano le spese di stampa e documentazione, le organizzazioni tendono a concentrarsi su costi diretti come carta, inchiostro e manutenzione delle stampanti. Tuttavia, i costi nascosti possono rapidamente accumularsi e intaccare i margini di profitto:

• Costi di archiviazione: La conservazione e la protezione dei documenti fisici richiedono spazio. Che si tratti di armadietti nell'ufficio o archivi esterni, i costi di archiviazione si accumulano nel tempo. Nelle aree metropolitane, lo spazio extra necessario si traduce in un costo ricorrente significativo.
  
• Tempo perso: I dipendenti trascorrono ore ogni settimana a archiviare, recuperare e gestire documenti cartacei. Questo tempo potrebbe essere meglio impiegato in attività aziendali prioritarie. Un recente studio ha mostrato che 1 lavoratore su 5 intervistati spendeva mezza giornata lavorativa a settimana a cercare informazioni.
  
• Rischi di perdita e danneggiamento: Disastri come incendi e inondazioni o anche smarrimenti accidentali possono portare alla perdita permanente di documenti cruciali. Senza backup digitali, questi eventi possono interrompere le operazioni aziendali e comportare sanzioni costose e problemi di conformità.
  
• Costi ambientali: La produzione e lo smaltimento della carta, insieme alla stampa poco efficiente dal punto di vista energetico, contribuiscono a un ingente impatto ambientale. Le aziende che continuano a fare un ampio uso della carta sono sempre più sotto pressione per adottare pratiche ambientalmente responsabili.
  

Questi costi sottostanti pesano sulle aziende, in particolare su quelle con risorse limitate.

Perché la digitalizzazione è la soluzione

La trasformazione digitale è più di una tendenza: è una mossa strategica che consente alle aziende di eliminare inefficienze e rimanere competitive attraverso flussi di lavoro moderni. Digitalizzando i processi basati sulla carta, le aziende beneficiano dei seguenti vantaggi:

• Maggiore efficienza: I sistemi di gestione documentale basati su cloud consentono ai team ibridi di accedere, condividere e collaborare su documenti in tempo reale. Con strumenti come Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), le aziende possono automatizzare attività ripetitive e snellire le approvazioni, riducendo significativamente i tempi di risposta.
  
• Risparmi sui costi: Riducendo la dipendenza dalla carta, le aziende possono ridurre le spese legate alla stampa, archiviazione e recupero dei documenti. Inoltre, i flussi di lavoro digitali riducono la necessità di spazio fisico in ufficio, offrendo ulteriori risparmi.
  
• Sicurezza migliorata: I documenti cartacei sono più vulnerabili a furti, smarrimenti o accessi non autorizzati. I sistemi di gestione documentale e le stampanti Kyocera offrono robuste funzionalità di sicurezza, tra cui crittografia, controlli di accesso degli utenti e registri di controllo. Questo aiuta le aziende a proteggere i dati sensibili e a rispettare normative come il GDPR, evitando multe costose in futuro.
  
• Miglioramento della sostenibilità: La digitalizzazione è in linea con gli obiettivi di responsabilità sociale delle imprese. Riducendo il consumo di carta, le aziende possono ridurre la loro impronta ambientale e supportare la sostenibilità, beneficiando nel contempo degli incrementi di produttività associati.
  

Il ruolo di Kyocera nella trasformazione digitale

Kyocera è un leader nel settore delle soluzioni documentali e da decenni aiuta le aziende a passare a flussi di lavoro digitali. Con una vasta gamma di prodotti e servizi, dalle soluzioni di gestione documentale alle stampanti multifunzione (MFP), forniamo alle organizzazioni gli strumenti necessari per progredire verso un ufficio senza carta, migliorando la produttività e riducendo i costi.

Gestione documentale basata sul cloud: Le soluzioni KCIM permettono alle aziende di archiviare, recuperare e gestire i documenti in modo sicuro nel cloud. Questo elimina la necessità di sistemi di archiviazione fisica e offre ai dipendenti un accesso facile e immediato ai documenti importanti, sia in ufficio che in remoto.

Stampanti multifunzione (MFP): Le stampanti ECOSYS MFP di Kyocera sono progettate per colmare il divario tra il cartaceo e il digitale. Questi dispositivi offrono avanzate capacità di scansione, consentendo alle aziende di digitalizzare rapidamente i documenti cartacei e integrarli in flussi di lavoro digitali personalizzati. Combinando efficienza energetica e bassi costi operativi, le nostre stampanti offrono valore supportando anche gli obiettivi di sostenibilità.

Flussi di lavoro automatizzati: Le funzionalità di ottimizzazione dei flussi di lavoro di Kyocera automatizzano attività che richiedono molto tempo, come l’approvazione delle fatture, la revisione dei contratti e la documentazione delle risorse umane. Rimuovendo i colli di bottiglia manuali, questi strumenti aiutano le aziende a ridurre gli errori, operare in modo più efficiente e concentrarsi sugli obiettivi strategici.

Sicurezza dei dati: La sicurezza è la nostra caratteristica distintiva; tutte le nostre soluzioni software e hardware danno priorità alla sicurezza in ogni fase. Con funzionalità come l’archiviazione crittografata dei documenti, la stampa sicura e il monitoraggio remoto, i tuoi dati sensibili rimarranno al sicuro in ogni momento.

I costi nascosti della carta: Perché la trasformazione digitale è importante

Per le aziende che cercano di migliorare l’efficienza, ridurre le spese e costruire un futuro sostenibile, la trasformazione digitale è la strada da percorrere. Implementando soluzioni che facilitano la digitalizzazione dei documenti, l’archiviazione digitale e una migliore organizzazione, le aziende possono raccogliere i benefici in termini di produttività e sostenibilità. Kyocera offre esperienza, strumenti e tecnologia per rendere questa transizione fluida e di grande impatto.

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