Gestione dei contenuti aziendali

Per molto tempo, la visione di un ufficio senza carta è stata più un ideale che una realtà concreta per la maggior parte delle aziende. Tuttavia, grazie ai progressi tecnologici moderni, la gestione dei contenuti aziendali (ECM) rappresenta oggi la strada verso un ufficio digitale. Un ambiente di lavoro completamente digitale, efficiente e organizzato è finalmente realizzabile!

Soluzioni ECM come Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) permettono alle aziende di digitalizzare, archiviare e recuperare informazioni in modo fluido, riducendo la necessità di documenti fisici e migliorando al contempo l’accessibilità e la sicurezza dei dati. Se la tua azienda sta valutando opzioni per la digitalizzazione, l’ECM potrebbe essere la soluzione trasformativa che stavi aspettando.

Digitalizzare i contenuti per un ufficio moderno

Le soluzioni di gestione dei contenuti aziendali offrono molto più di un semplice archivio digitale: aiutano le aziende a trasformare i flussi di lavoro documentali dall’inizio alla fine. Kyocera Cloud Information Manager consente una digitalizzazione ottimizzata dei documenti cartacei, trasformando i file fisici in risorse digitali facilmente accessibili.

Questa conversione non riguarda solo il risparmio di carta, ma anche l’aumento della produttività. Con i file digitali, i dipendenti non devono più cercare tra montagne di carta o rovistare in vecchi archivi fisici. Possono invece recuperare, condividere e collaborare istantaneamente sui documenti, ovunque si trovino. Questo processo semplificato consente di risparmiare tempo prezioso e riduce il rischio di smarrimento o perdita di documenti. Inoltre, facilita ambienti di lavoro ibridi più efficienti, adottati ormai da molte aziende.

Grazie a funzionalità come l’indicizzazione con un solo clic, è possibile eliminare file duplicati e garantire di lavorare sempre sulla versione più aggiornata di un documento.

Maggiore sicurezza grazie al controllo degli accessi

I documenti cartacei sono soggetti a danni, smarrimenti o accessi non autorizzati. La gestione sicura delle informazioni è oggi più importante che mai, poiché le violazioni di dati personali e riservati possono comportare multe elevate e gravi danni reputazionali.I migliori sistemi ECM archiviano i documenti in modo sicuro nel cloud o su server locali. Le soluzioni Kyocera offrono più livelli di sicurezza per proteggere le informazioni sensibili. KCIM è un sistema di gestione documentale basato sul cloud, eliminando la necessità di server locali e i relativi costi di manutenzione. Tutti i dati vengono archiviati su server crittografati, garantendo la massima sicurezza.

I controlli di accesso utente e i registri delle attività assicurano la conformità alle normative e la protezione delle informazioni. Grazie ai sistemi di gestione dei contenuti, le aziende possono gestire in modo efficace i permessi di accesso, garantendo che solo il personale autorizzato possa visualizzare determinati documenti e monitorando qualsiasi modifica effettuata.

Scopri di più sull'importanza della gestione sicura delle informazioni in uno dei nostri precedenti blog.

Automazione dei flussi di lavoro per una maggiore efficienza

Uno dei principali vantaggi della gestione dei contenuti aziendali (ECM) è la capacità di automatizzare le attività di routine, eliminando la necessità di gestire manualmente i documenti in modo ripetitivo. Automatizzando questi processi, le aziende riducono anche il rischio di errori umani, come l'errata archiviazione di un documento.

Con Kyocera Enterprise Information Manager (KEIM), le aziende possono impostare flussi di lavoro automatizzati per processi come l’approvazione di documenti, la gestione dei contratti e l’elaborazione delle fatture. Ad esempio, le fatture in entrata possono essere automaticamente indirizzate al reparto corretto per la revisione, risparmiando tempo e riducendo gli errori.

L'automazione aiuta a standardizzare i processi, migliorare la precisione e ridurre i ritardi, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività di alto valore che favoriscono la crescita aziendale. Dai reparti HR e finanza al servizio clienti, l'automazione accelera i tempi di risposta e riduce il carico amministrativo, migliorando direttamente la soddisfazione dei clienti e la produttività dei dipendenti.

Promuovere la sostenibilità

Passare a un ufficio senza carta non è solo una scelta efficiente, ma anche sostenibile. Ridurre il consumo di carta e minimizzare lo spazio di archiviazione fisico aiuta a ridurre l’impatto ambientale dell’azienda.

Durante la fase di transizione, combinare la digitalizzazione con una stampante multifunzione a basso consumo energetico, come la gamma Kyocera ECOSYS, permette di soddisfare le esigenze di stampa in modo sostenibile e di integrarsi perfettamente nel sistema ECM.

Per le aziende impegnate a migliorare la sostenibilità delle proprie operazioni, gli strumenti ECM di Kyocera offrono un modo semplice ed efficace per ridurre gli sprechi, abbattere le emissioni e operare in modo più efficiente. Kyocera ha obiettivi di sostenibilità ambiziosi e continua a sviluppare soluzioni eco-compatibili per aiutare le aziende a ridurre il loro impatto ambientale.

La gestione dei contenuti aziendali: il tuo percorso verso un ufficio senza carta

Se la tua azienda è pronta a migliorare la propria efficienza e il proprio impegno verso la sostenibilità, le soluzioni ECM di Kyocera offrono tutti gli strumenti per trasformare l’ufficio senza carta in una realtà concreta.

Vuoi scoprire come integrare Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) nel tuo attuale ambiente di stampa? Contattaci e un nostro esperto sarà a tua disposizione!