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Se la tua azienda sta cercando di ridurre l'uso della carta e di diventare digitale, dovrai sapere come ottimizzare il tuo ambiente di stampa per la trasformazione digitale. Questo porta numerosi vantaggi, tra cui una maggiore sicurezza dei documenti, una riduzione degli sprechi di carta e flussi di lavoro più efficienti.
Per aiutarti nella transizione al digitale, è utile adottare una soluzione di stampa cloud, digitalizzare i documenti (stampando solo quando necessario), implementare processi di sicurezza avanzata dei documenti e monitorare l'uso dei consumabili e degli ordini per ridurre gli sprechi. Con questi passaggi, la tua azienda sarà sulla buona strada per una trasformazione digitale completa.
Uno dei modi più efficienti per passare a un modello di business digitale è adottare la tecnologia cloud nei flussi di lavoro. Quando i documenti riservati possono essere inviati alla stampa dai desktop dei dipendenti senza la necessità di raccogliere rapidamente il documento stampato per il rischio di condividere accidentalmente informazioni riservate, si risparmia tempo e i flussi di lavoro non vengono interrotti. Kyocera Cloud Print and Scan è una soluzione software progettata proprio per questo scopo. E non devi preoccuparti della sicurezza delle tue stampe; KCPS rilascia i lavori di stampa dai dispositivi solo dopo che l'utente è stato autenticato tramite una tessera ID o un nome utente e una password.
La stampa e la scansione cloud sono efficienti e sicure, consentendo ai dipendenti di scansionare i documenti direttamente nelle proprie email o nel cloud. Inoltre, con KCPS, gli utenti possono stampare o scansionare su un sistema di archiviazione cloud di terze parti connesso, come Box.com, Google Drive o OneDrive. Inoltre, il software ti consente di monitorare e gestire i costi di stampa, rendendo l'intero ambiente di stampa più sostenibile. Quando gestisci i tuoi dispositivi di stampa nel cloud, eviti i costi dei server locali. Tutti questi vantaggi ti aiutano a passare a un ambiente di stampa più digitale, efficiente e verde.
Un aspetto significativo nell'ottimizzare il tuo ambiente di stampa per la trasformazione digitale è digitalizzare i documenti e ridurre l'uso non necessario della carta. Kyocera offre supporto a lungo termine e consulenza alle aziende che stanno cercando di adottare un modello di ufficio senza carta. Forniamo vari strumenti che supportano le organizzazioni nel catturare i dati dai documenti cartacei, quindi digitalizzarli e organizzarli in un repository sicuro e centralizzato, automatizzando i processi con questi dati digitalizzati per semplificare i flussi di lavoro. Kyocera è il tuo partner aziendale per una digitalizzazione efficiente.
Ridurre la produzione di stampe della tua azienda ai soli essenziali non solo rappresenta un ottimo passo verso un futuro digitale e moderno, ma è anche la scelta più sostenibile. Ridurre l'uso della carta aiuta a salvare gli alberi, riduce gli sprechi di acqua associati alla produzione della carta e abbassa il consumo di energia per la stampa, il che è una soluzione vantaggiosa su tutti i fronti!
Con il passaggio verso file sempre più digitalizzati, emerge una preoccupazione per la protezione dei dati e la privacy. Nell'era moderna delle minacce informatiche sofisticate, questa è una considerazione valida. Per questo motivo, le aziende devono adottare una strategia più approfondita per la sicurezza dei dati mentre digitalizzano la loro documentazione e la archivia nel cloud o su server basati su web. Le aziende possono proteggere le loro informazioni sensibili da violazioni dei dati implementando soluzioni intelligenti di gestione delle informazioni, assicurandosi che tutti i file siano protetti da password, i dati siano criptati e siano applicate rigide autorizzazioni di accesso.
Con l'avanzamento del processo di digitalizzazione e la progressiva riduzione della stampa, le aziende possono scoprire di ordinare troppo consumabile e sprecarlo, o spendere porzioni inutili del loro budget in carta, toner o inchiostri. Pertanto, per ottimizzare l'ambiente di stampa per la digitalizzazione e gestire meglio questa problematica, le aziende dovrebbero monitorare l'uso dei consumabili e gli ordini. Kyocera Device Manager può monitorare i livelli di toner per aiutarti a gestire gli ordini e ridurre gli sprechi. In questo modo, si libereranno alcune risorse del budget di stampa da destinare alla transizione digitale in aree come l'archiviazione dei dati e la sicurezza.
Sempre più aziende stanno adottando modelli digitali, implementando software intelligenti per semplificare i flussi di lavoro, e affidandosi al cloud e alle piattaforme basate su web per mantenere sicuri i loro dati. Questo passaggio a un modello più digitale porta con sé una riduzione dell'uso della carta e dei consumabili, il che significa che è anche la scelta più sostenibile e conveniente per le organizzazioni.
Per aiutare le aziende a fare questa transizione necessaria verso un modello più senza carta, Kyocera è qui per supportarle con soluzioni software complete che gestiscono i lavori di stampa e scansione da remoto, facilitano il rilascio intelligente della stampa e monitorano l'uso dei consumabili per ottimizzare i budget di stampa. Contattaci per saperne di più su come possiamo supportare la trasformazione digitale della tua azienda.