Qual è il futuro della gestione dei contenuti?

Dato che quasi due terzi di una giornata lavorativa media trascorrono lavorando su record e documenti, le aziende devono utilizzare sistemi di gestione del contenuto aziendale (ECM) per gestire il volume di contenuti. Tali strumenti consentono alle organizzazioni di coordinare tutta la loro documentazione in un unico luogo unificato.

Tuttavia, molte aziende hanno scoperto di essere pronte a nuovi sviluppi e, in alcuni casi, persino di andare avanti rispetto agli ECM tanto che le aziende stanno ora adottando la flessibilità della gestione dei contenuti basata su cloud. Siamo all'inizio, ma la capacità del cloud di accelerare la collaborazione, agevolare la creazione di app innovative e offrire possibilità di archiviazione permanente a basso costo, implica che rappresenta senza dubbio il futuro per la gestione dei contenuti.

Lo sviluppo degli ECM attraverso gli anni

Gli ECM esistono da un quarto di secolo e hanno continuato a migliorarsi nel corso degli anni, mantenendo le caratteristiche chiave del modello di base e cioè una complessa suite di tecnologie basate sui locali aziendali che ne hanno decretato il successo. Ai proprietari di aziende è accaduto a volte di sentirsi sopraffatti dal numero di caratteristiche tecniche, in particolare perché le organizzazioni hanno dovuto incorporare più di un ECM, e talvolta anche uno per reparto. Il raggruppamento di tutti gli strati di software in un sistema monolitico si è rivelato terribilmente ostico per i reparti IT.

La gestione dei contenuti sta chiaramente vivendo un periodo di transizione dai servizi ECM alle piattaforme cloud. Un numero sempre maggiore di aziende sceglie servizi cloud o opzioni ibride che li aiutino a gestire tutta la documentazione che si fa strada attraverso la loro organizzazione utilizzando il metodo più economico e semplice, come dimostra uno studio di AIIM. I modelli ibridi comportano tuttavia dei rischi, quali l'ubicazione dell’archiviazione delle informazioni, il deprezzamento degli investimenti sui prodotti hardware in loco e la transizione stessa che, se effettuata in modo rapido può comportare costi e complicazioni elevati, in particolare se l'infrastruttura non è ancora pronta per il passaggio.

La tecnologia Cloud è il futuro

Tutti i problemi con gli ECM hanno indotto Gartner a considerare che la tecnologia potrebbe passare al cloud nell'era digitale. La società di ricerca ha sviluppato un nuovo concetto, Content Services -Servizi di contenuto, flessibile e dinamico che sarebbe in grado di supportare il cloud. Piuttosto che accettare un sistema standalone, le aziende potrebbero progettare i propri su misura. La terminologia è meno importante della consapevolezza che l'ambiente aziendale sta cambiando e che le aziende trovano sempre più difficoltoso gestire lo tsunami di contenuti e dati provenienti dalla pletora di dispositivi nell'era della trasformazione digitale.

La ricerca supporta il punto di vista di Gartner secondo cui l'ECM basato sul luogo viene in un certo qual modo sostituito. Un sondaggio condotto all'inizio di quest'anno da AIIM su 231 aziende ha mostrato alti livelli di desiderio di cambiamento nella gestione dei contenuti. Solo il 15% degli intervistati ha dichiarato di voler passare ad una soluzione di tipo locale, mentre un terzo ha scelto una soluzione basata su cloud e un ulteriore 51% sta sviluppando una soluzione ibrida, che coniuga la gestione dei contenuti in loco con i servizi cloud. L'approccio ibrido è comprensibile se si considera quanto denaro è stato speso nel corso degli anni sulle soluzioni legacy.

L'ibrido può essere una soluzione temporanea efficace mentre un numero maggiore di Content Services si sposta nel cloud. Il crescente entusiasmo per la gestione dei contenuti basata su cloud ha portato l'organizzazione di ricerca "Mercati e mercati" a prevedere che le dimensioni del mercato di Enterprise Content Management (ECM) basate su cloud passerebbero da 9,77 miliardi di dollari nel 2017 a 34,42 miliardi di dollari nel 2022.

I servizi Cloud vantano numerosi, preziosi vantaggi 

Una delle idee alla base dell'implementazione degli ECM legacy era quella di mettere i contenuti online, dove si poteva accedere più facilmente rispetto alla carta. Ma con il cloud, il contenuto è ancora più facilmente disponibile. Chi lavora in località remote, anche con diversi fusi orari, è in grado di collaborare facilmente accedendo a documenti nel cloud in qualsiasi parte del mondo da più dispositivi. 

Lavorare sul contenuto nel cloud fa appello anche ai millennial, che costituiranno i tre quarti della forza lavoro entro il 2020 e si aspettano di utilizzare le tecnologie automatizzate più sofisticate. Inoltre, il cloud può offrire una scala molto più ampia. Nel cloud, è disponibile spazio di archiviazione aggiuntivo ogni qualvolta un'azienda debba espandersi.

Liberare le attività per ottenere di più

Stabilendo la gestione dei propri contenuti nel cloud, si liberano i budget dai vincoli di ingenti investimenti nell'hardware della tecnologia in loco. Il reparto IT spende meno denaro per i costi iniziali degli ECM e non deve perdere tempo a fare manutenzione continua. Di conseguenza, i professionisti IT possono concentrarsi sul lavoro più innovativo per modernizzare l'esperienza dell'utente, come lo sviluppo di interfacce utente personalizzate e nuove app.

L'IT non è l'unico reparto a beneficiare dell’archiviazione basata su cloud. Il cloud semplifica l’automatizzazione delle tecnologie necessarie per: contabilità fornitori, gestione contratti e corrispondenza e fatturazione. La gestione dei contenuti nel cloud consente di raccogliere tutto, dal magazzino ai contratti di servizio, in un unico posto e di condividerlo con i dipendenti autorizzati. Facilita la comunicazione tra i vari reparti aziendali, come ufficio legale, risorse umane e finanza.

Il Cloud è la più recente innovazione

Esistono già alcuni esempi innovativi di Content Services basati su cloud che stanno entusiasmando gli utenti grazie alla loro capacità di sfruttare la flessibilità dei servizi. Piuttosto che acquistare sistemi standard progettati semplicemente per gestire i contenuti, è possibile integrare più facilmente la gestione dei contenuti e i processi aziendali. IBM ha affermato che molte organizzazioni stanno riunendo nel cloud le proprie funzioni di contenuto, elaborazione e collaborazione che prima erano separate. Alcune aziende credono anche che il prossimo passo per lo sviluppo della tecnologia del cloud sarà l'uso della robotica e dell'intelligenza artificiale per ottenere utili informazioni commerciali dal contenuto archiviato, piuttosto che da megadati. Lo sviluppo di questi nuovi strumenti ha il potenziale per rivoluzionare la gestione dei contenuti nel cloud. I vantaggi per le aziende che lasceranno indietro i propri sistemi legacy per fare il salto nel cloud saranno esponenziali.