Processi di fatturazione nel Cloud: vantaggi e soluzioni

Una fattura in entrata compie un lungo viaggio. L'elaborazione tradizionale delle fatture è una procedura lenta, costosa e fonte di errori per la maggior parte delle aziende. Deve essere controllata in contabilità fornitori, registrata sul software di fatturazione, approvata da un superiore che ne abbia l’autorità, verificata con riferimenti incrociati, quindi conservata per riferimento futuro. Una procedura così ingombrante comporta costi elevati del lavoro e presenta un elevato potenziale di ritardi ed errori. Quando si verifica un errore e le fatture non vengono pagate, la reputazione di un'azienda ne risulta danneggiata e può comportare costi di mora.

Tuttavia, l'automatizzazione basata su cloud per l'elaborazione delle fatture è ora disponibile e può risolvere tali problemi. Il cloud sta rivoluzionando quasi ogni aspetto della vita aziendale; sta cambiando il modo in cui colleghi e clienti interagiscono, facilitando la collaborazione internazionale e consentendo la vendita di beni attraverso i confini. Gartner suggerisce che entro il 2020 il 36% delle imprese utilizzerà il cloud per più della metà dei propri sistemi di registrazione transazionale, che include tutti i record finanziari, mostrando l'automatizzazione dei processi contabili come una tendenza in crescita.

Semplificare il processo di fatturazione è la chiave per garantire la gestione efficiente di un'impresa, assicurando che le fatture siano pagate in tempo e che la documentazione più importante sia ben organizzata senza essere danneggiata o persa. Portando tutta questa documentazione su una piattaforma digitale attraverso l'elaborazione automatica delle fatture, l'ottimizzazione è pronta a risolvere uno dei maggiori grattacapi delle aziende.

Tecnologia che richiede tempo per mettersi al passo

Nonostante la forte spinta del passaggio al cloud, alcune aziende sono in ritardo. Ciò è particolarmente dannoso per l'elaborazione delle fatture, che negli ultimi anni è diventata sempre più complessa e, soprattutto, deve essere in formato elettronico e gestite secondo normative emesse dall'Agenzia delle Entrate.

Il Cloud consente di risparmiare tempo e denaro

Le aziende basate su cloud risparmiano molto tempo e denaro.

Il cloud consente una quantità infinita di scalabilità a basso costo. Le tariffe sono solitamente mensili, evitando costose installazioni di nuovi server quando le aziende si espandono. La scalabilità rende la fatturazione basata su cloud interessante per le PMI in rapida crescita, tuttavia alcune delle più grandi imprese sono in ritardo, in genere perché dispongono di sistemi di contabilità separati per ciascun reparto. E questo, anche se i loro processi di fatturazione confusi otterrebbero semplicità ed efficienza se fossero centralizzati nel cloud.

Le aziende che intendono passare alla fatturazione basata su cloud dovrebbero rendersi conto che non è così complicato come potrebbe sembrare. Integrare il cloud con un sistema di back-end è semplice perché l'output del cloud può essere generato in qualsiasi formato di codifica. Non importa se si tratta di file XML standard o CSV o di un sistema specifico del cliente. La codifica analitica delle fatture può essere eseguita direttamente nel cloud, quindi utilizzata dal sistema di back-end per generare automaticamente le fatture.

Benefici immediati per i professionisti finanziari e per l'intera azienda

L'implementazione non richiede molto tempo perché è principalmente in un ambiente cloud pubblico. Una volta installato il sistema, i dipendenti dell’ufficio finanziario e dell'intera azienda possono trarre benefici immediati, definendo flussi di lavoro più chiari per il personale e risparmiando tempo per dedicarsi ad altre attività. È possibile verificare chi sta elaborando una fattura in qualsiasi momento e da quanto tempo è in attesa di approvazione. Ciò significa che si verifica un minor numero di ritardi rispetto alla fatturazione tradizionale, che spesso richiede il recupero di documenti persi o la ricerca di dirigenti impegnati. Poiché ogni documento ha una traccia di controllo, non può perdersi ed è più facile da archiviare e recuperare.

Per i clienti, il sistema è più semplice. Tutto ciò di cui hanno bisogno è una app che si colleghi al back office con la soluzione di fatturazione basata su cloud. Con i giusti privilegi, gli utenti possono recuperare istantaneamente le fatture, rendendo l'elaborazione più aperta e visibile. Per aggiungere un utente basta semplicemente creare una nuova e-mail e nome dell'account, ottenendo così l'accesso immediato al sistema. Allo stesso modo è altrettanto rapido cancellare gli utenti. 

Il primo passo per trovare un servizio basato su cloud adatto è selezionare diversi potenziali fornitori e confrontare i servizi. Il passo successivo è quello di sceglierne uno e procedere. La maggior parte delle organizzazioni vedrà benefici immediati dalla razionalizzazione della fatturazione. La produttività del personale aumenterà, i costi diminuiranno e gli errori di fatturazione svaniranno.