Gestione dei contenuti aziendali nel Cloud

Dato che quasi due terzi di una giornata lavorativa media trascorrono lavorando su record e documenti, le aziende devono utilizzare sistemi di gestione del contenuto aziendale (ECM) per gestire il volume di contenuti. Tali strumenti consentono alle organizzazioni di coordinare tutta la loro documentazione in un unico luogo unificato.

Tuttavia, molte aziende hanno scoperto di essere pronte a nuovi sviluppi e, in alcuni casi, persino di andare avanti rispetto agli ECM tanto che le aziende stanno ora adottando la flessibilità della gestione dei contenuti basata su cloud. Siamo all'inizio, ma la capacità del cloud di accelerare la collaborazione, agevolare la creazione di app innovative e offrire possibilità di archiviazione permanente a basso costo, implica che rappresenta senza dubbio il futuro per la gestione dei contenuti.

Lo sviluppo degli ECM attraverso gli anni

Gli ECM esistono da un quarto di secolo e hanno continuato a migliorarsi nel corso degli anni, mantenendo le caratteristiche chiave del modello di base e cioè una complessa suite di tecnologie basate sui locali aziendali che ne hanno decretato il successo. Ai proprietari di aziende è accaduto a volte di sentirsi sopraffatti dal numero di caratteristiche tecniche, in particolare perché le organizzazioni hanno dovuto incorporare più di un ECM, e talvolta anche uno per reparto. Il raggruppamento di tutti gli strati di software in un sistema monolitico si è rivelato terribilmente ostico per i reparti IT.

Content management is in a clear period of transition from ECM services to cloud platforms. More and more businesses are choosing cloud services or hybrid options to help them handle all of the documentation that works its way through their organisation using the most cost efficient and simple method, as a study by AIIM shows. Hybrid models do carry risks though, such as the location of information storage, depreciation of investments on hardware products on-site, and the transition itself, which if it is done in a quick way can result in high costs and complications, particularly if infrastructure is not yet ready for the move.  

La tecnologia Cloud è il futuro

Tutti i problemi con gli ECM hanno indotto Gartner a considerare che la tecnologia potrebbe passare al cloud nell'era digitale. La società di ricerca ha sviluppato un nuovo concetto, Content Services -Servizi di contenuto, flessibile e dinamico che sarebbe in grado di supportare il cloud. Piuttosto che accettare un sistema standalone, le aziende potrebbero progettare i propri su misura. La terminologia è meno importante della consapevolezza che l'ambiente aziendale sta cambiando e che le aziende trovano sempre più difficoltoso gestire lo tsunami di contenuti e dati provenienti dalla pletora di dispositivi nell'era della trasformazione digitale.

La ricerca supporta il punto di vista di Gartner secondo cui l'ECM basato sul luogo viene in un certo qual modo sostituito. Un sondaggio condotto all'inizio di quest'anno da AIIM su 231 aziende ha mostrato alti livelli di desiderio di cambiamento nella gestione dei contenuti. Solo il 15% degli intervistati ha dichiarato di voler passare ad una soluzione di tipo locale, mentre un terzo ha scelto una soluzione basata su cloud e un ulteriore 51% sta sviluppando una soluzione ibrida, che coniuga la gestione dei contenuti in loco con i servizi cloud. L'approccio ibrido è comprensibile se si considera quanto denaro è stato speso nel corso degli anni sulle soluzioni legacy.

L'ibrido può essere una soluzione temporanea efficace mentre un numero maggiore di Content Services si sposta nel cloud. Il crescente entusiasmo per la gestione dei contenuti basata su cloud ha portato l'organizzazione di ricerca "Mercati e mercati" a prevedere che le dimensioni del mercato di Enterprise Content Management (ECM) basate su cloud passerebbero da 9,77 miliardi di dollari nel 2017 a 34,42 miliardi di dollari nel 2022.

Cloud services boast several valuable advantages

One of the driving ideas behind the implementation of legacy ECMs was to put content online, where it could be accessed more easily than paper. But with the cloud, content is even more readily available. Workers in remote locations, including in different time zones, are able to collaborate easily by accessing documents in the cloud anywhere in the world on multiple devices.

Working on content in the cloud also appeals to millennials, who will make up three-quarters of the workforce by 2020 and expect to use the most sophisticated automated technologies. In addition, the cloud can offer far greater scale. In the cloud, additional storage is available whenever a company needs to expand.

Liberating businesses to achieve more

By establishing your content management in the cloud, it liberates budgets from the constraints of heavy investments in on-premise technology hardware. The IT department spends less money on the up-front costs of the ECMs, and they don’t have to waste time doing ongoing maintenance. As a result, IT professionals can focus on doing more innovative work to modernise the user experience, such as developing custom user interfaces and new apps.

IT is not the only department to benefit from cloud-based storage. The cloud makes it easier to automate the technologies required for accounts payable, contracts management, correspondence management and invoice processing. Content management in the cloud allows everything from inventories to service contracts to be collected in one place and shared with authorised employees. It facilitates communication between various company departments, such as legal, human resources and finance.

Il Cloud è la più recente innovazione

Esistono già alcuni esempi innovativi di Content Services basati su cloud che stanno entusiasmando gli utenti grazie alla loro capacità di sfruttare la flessibilità dei servizi. Piuttosto che acquistare sistemi standard progettati semplicemente per gestire i contenuti, è possibile integrare più facilmente la gestione dei contenuti e i processi aziendali. IBM ha affermato che molte organizzazioni stanno riunendo nel cloud le proprie funzioni di contenuto, elaborazione e collaborazione che prima erano separate. Alcune aziende credono anche che il prossimo passo per lo sviluppo della tecnologia del cloud sarà l'uso della robotica e dell'intelligenza artificiale per ottenere utili informazioni commerciali dal contenuto archiviato, piuttosto che da megadati. Lo sviluppo di questi nuovi strumenti ha il potenziale per rivoluzionare la gestione dei contenuti nel cloud. I vantaggi per le aziende che lasceranno indietro i propri sistemi legacy per fare il salto nel cloud saranno esponenziali.