Le soluzioni di Enterprise Content Management (ECM) facilitano la gestione dei dati e documenti di un’organizzazione, permettendo la riduzione di errori umani e l’aumento della produttività, automatizzando i processi e l’operatività.
Ma come sai se veramente stai ottenendo il massimo dalla soluzione utilizzata? O, se sei alla ricerca di una soluzione ECM, cosa speri di ottenere?
Se la risposta alle seguenti quattro domande è un "sì", hai la certezza che tu stia ottenendo il meglio dalla soluzione di cloud content management adottata.
1. I contenuti sono accessibili?
Spesso le organizzazioni utilizzano processi di vendita complessi. I passaggi possono includere più punti di contatto fra i responsabili commerciali e i clienti: dall’incontro fisico con il cliente, alla risposta a domande tecniche, alla creazione di preventivi con sistemi di CRM, ai preventivi accettati, all’elaborazione e spedizione degli ordini.
Come puoi immaginare, con un processo così complesso che coinvolge dipartimenti diversi (vendite, logistica e finance), può essere difficile assicurarsi che tutti siano sempre aggiornati. Se in un dato momento il processo si blocca e i dipartimenti non lo sanno perché non hanno accesso alle informazioni rilevanti, il risultato è, nel migliore dei casi, l’inefficienza. Per questa ragione fornire un accesso immediato alle informazioni è estremamente importante se si desidera fare una buona impressione sul cliente e processare la vendita in modo efficiente.
Ma come puoi sapere se il tuo contenuto è accessibile?
- Il personale che lavora a distanza può accedere a quello di cui ha bisogno con una connessione Internet e un dispositivo mobile.
- Si richiede un solo login per accedere a tutti i contenuti perché sono archiviati centralmente.
- Ogni dipartimento coinvolto può vedere il progresso di un’attività in qualsiasi momento.
- Eventuali ritardi sono visibili a chi dispone del livello di accesso appropriato.
2. Tutti i tuoi contenuti sono digitali?
Inutile dire che quando il contenuto viene archiviato su carta e immagazzinato in un archivio, è molto più difficile accedervi quando serve. Per questa ragione, le soluzioni di ECM sono diventate lo standard attuale.
Quando un contenuto è digitale, è facile localizzarlo e consultarlo perché è organizzato e indicizzato. Inoltre, questo consente agli utenti di cercare tra i tutti i contenuti applicando i filtri pertinenti per visualizzare solo i risultati rilevanti.
I contenuti digitali offrono anche vantaggi significativi dal punto di vista della sicurezza, poiché con una soluzione di Enterprise Content Management è possibile limitare la visibilità in base al profilo utente che definisce il livello di fruibilità delle informazioni e/o accesso ai documenti. Questo significa che le persone potranno accedere solo ai contenuti disponibili per il loro livello d’accesso.
Quali sono le catteristiche dei contenuti digitali in una soluzione di ECM?
- I contenuti sono disponibili in un formato che consente la ricerca (digitale anziché cartacea).
- I contenuti sono indicizzati e contrassegnati da tag appropriati.
- Il personale può applicare filtri e tag per trovare ciò di cui ha bisogno.
- Il sistema è intuitivo e facile da usare per il personale.
3. I contenuti sono protetti?
Uno degli obiettivi principali delle soluzioni di Enteprise Content Management è applicare solidi controlli di sicurezza per accedere al contenuto in tutta l’organizzazione.
La più grande minaccia alla sicurezza è l’errore umano: basti pensare ai casi in cui un dipendente stampa un documento riservato e lo lascia sulla propria scrivania!
Quindi, come si può avere la certezza che i contenuti siano effettivamente protetti?
- È possibile applicare controlli di accesso e organizzare gli utenti in gruppi con privilegi diversi (lettura, modifica, eliminazione) per un insieme di documenti raggruppati per tipo e categoria.
- È possibile applicare i controlli delle funzionalità (limitando quello che i dipendenti possono fare col contenuto, ad esempio, stampa, invio di e-mail o esportazione).
- Esistono registri di controllo delle attività per ogni documento.
4. I contenuti sono pertinenti?
Fare in modo che il personale possa accedere facilmente a contenuti rilevanti è l’obiettivo principale di qualunque soluzione di Enterprise Content Management. Oltre a consentire agli utenti di filtrare i contenuti, una soluzione di ECM gestisce il controllo delle versioni dei documenti in modo che il personale possa fare riferimento a un documento in tutta sicurezza, con la certezza di accedere sempre all’ultima versione. Consente inoltre di impostare i flussi di lavoro, automatizzando ogni fase del processo. Questo significa che solo la persona interessata vede il contenuto in un dato momento.
Alcuni moderni sistemi per la gestione dei contenuti includono anche la possibilità di aggiungere un plug-in per creare report dalla dashboard. Ad esempio, se lavori nel reparto contabilità, potresti impostare una dashboard per vedere quante fatture sono in elaborazione, quante fatture sono in attesa di pagamento e quante sono pronte per essere pagate, il tutto in un formato grafico. Potresti, inoltre, visualizzare in dettaglio l’elenco delle controversie relative alle fatture e visualizzare un elenco delle persone con cui si stanno avendo problemi, nonché tutti i documenti pertinenti.
Quali sono i segnali che dimostrano che la tua soluzione di ECM aiuta gli utenti ad accedere ai contenuti pertinenti?
- Il personale lavora sempre sulla versione più recente di un documento.
- È possibile impostare flussi di lavoro automatizzati tra dipartimenti con diversi controlli di accesso e limiti di controllo delle funzionalità.
- Sono disponibili rapporti dettagliati e consultabili utilizzando elenchi e/o dashboard.
