Introduzione

KYOCERA Fleet Services è un potente servizio basato sul web per la gestione dei dispositivi e la manutenzione da remoto della flotta di un'azienda. KYOCERA Fleet Services consente alle aziende e al personale addetto di visualizzare lo stato del dispositivo, identificare e rispondere rapidamente e facilmente ai problemi e intraprendere attività chiave di manutenzione, tutte da qualsiasi luogo.

In questa Informativa, spiegheremo in dettaglio quanto segue:

• Perché elaboriamo le vostre informazioni personali.
  
• Su quale base legale elaboriamo le vostre informazioni personali.
  
• Con chi condividiamo le vostre informazioni personali.
  
• In quali Paesi vengono inviate le vostre informazioni personali.
  
• Per quanto tempo conserviamo le vostre informazioni personali.
  
• Quali misure tecniche e organizzative abbiamo adottato.
  
• Quali sono i vostri diritti legali riguardo a noi che elaboriamo le vostre informazioni personali.
• Come potete contattarci e altre importanti informazioni.
  

Perché elaboriamo le vostre informazioni personali (finalità)?
 

A. Fatturazione e gestione forniture. Le informazioni dei contatori dei dispositivi della vostra azienda sono condivise ai fini della fatturazione e della gestione delle forniture.
 

B. Gestione dell'account utente. La vostra azienda potrebbe aver fornito direttamente o indirettamente il vostro nome e indirizzo e-mail in modo da consentirci di configurare e gestire un account utente per voi. Si noti che forniamo questo servizio come elaboratori di dati nell'ambito dei nostri Termini e condizioni di elaborazione dati, disponibili all'indirizzo: www.kyoceradocumentsolutions.eu.
 

C. Gestione dispositivi. Configurazione e manutenzione del dispositivo, impostazioni di sicurezza, gestione delle risorse, attività amministrative generali (come l'aggiunta e la rimozione di dispositivi). Si noti che forniamo questo servizio come elaboratori di dati nell'ambito dei nostri Termini e condizioni di elaborazione dati, disponibili all'indirizzo: www.kyoceradocumentsolutions.eu.
 

D. Accesso remoto. In singoli casi e dopo che l'utente l'ha accettato espressamente, i log file con i dati del dispositivo vengono creati e inviati al server KFS e utilizzati ai fini della manutenzione da remoto del dispositivo in questione. Si noti che forniamo questo servizio come elaboratori di dati nell'ambito dei nostri Termini e condizioni di elaborazione dati, disponibili all'indirizzo: www.kyoceradocumentsolutions.eu.
 

E. Miglioramento di qualità. I dati del dispositivo, inclusi indirizzo IP e numero di serie, vengono utilizzati per migliorare la qualità e l'affidabilità del dispositivo e dei materiali di consumo e la scalabilità del sistema e della rete.

Su quali basi legali elaboriamo le vostre informazioni personali?
 

Il fondamento legale per il trattamento delle informazioni personali per gli scopi dei punti A ed E è che abbiamo un interesse commerciale legittimo per farlo. Ecco perché:

• Per la finalità (A) abbiamo un legittimo interesse a disporre di una persona di contatto per la fatturazione e la gestione delle forniture.
  
• Per la finalità (E), dobbiamo essere in grado di valutare e migliorare affidabilità, qualità e prestazioni del sistema e dei dispositivi KYOCERA del cliente.
  
• Per le finalità B – D stiamo agendo come elaboratori dati per vostro conto ai sensi dei nostri Termini e condizioni di elaborazione dati, disponibile all’indirizzo: www.kyoceradocumentsolutions.eu.
  
  

Abbiamo effettuato un’attenta valutazione dei vostri diritti e delle libertà fondamentali e dei nostri legittimi interessi commerciali e continuiamo a monitorarne l’equilibrio. Se tuttavia desideraste opporvi al trattamento dei vostri dati personali in base al nostro legittimo interesse commerciale, consultate la seguente sezione "I vostri diritti".

Con chi condividiamo le vostre informazioni personali?
 

Le vostre informazioni personali verranno condivise solo con:

• KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. (Paesi Bassi) ai fini della gestione degli account degli utenti e del miglioramento della qualità.
  
• KYOCERA Document Solutions Inc. (Giappone) ai fini del miglioramento della qualità e della gestione dell'hosting della piattaforma e dei dati KFS.
  
• Il provider di hosting KFS esterno nei Paesi Bassi (Microsoft Azure area Europa Occidentale).
• Il fornitore di servizi esterno ai fini del miglioramento della qualità dei prodotti e dei servizi KYOCERA.
  
• Nella misura in cui ci viene richiesto dalla legge, dai regolamenti o dall'ingiunzione del tribunale di divulgare le vostre informazioni personali, potremmo dover condividere le vostre informazioni personali in conformità a tale legge, regolamento o ordine del tribunale.
  

Trasferimenti internazionali

Possiamo trasferire le vostre informazioni personali ad una società del Gruppo o a terzi ubicati in un Paese diverso da quello in cui si trova KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. Se tale Paese non prevede, nel proprio diritto nazionale, un livello adeguato di protezione secondo la Commissione europea, garantiamo un livello adeguato di protezione concordando ulteriori garanzie appropriate con tale società del Gruppo o terzi attraverso le clausole standard sulla protezione dati adottate dalla Commissione europea. Sul sito web della Commissione europea è disponibile un elenco dei Paesi che hanno garantito un livello adeguato di protezione secondo la Commissione europea.

Laddove utilizziamo fornitori di servizi dagli Stati Uniti, tale fornitore di servizi con sede negli Stati Uniti si è registrato nell'elenco privacy Shield UE/USA e si è autocertificato presso il Dipartimento del commercio degli Stati Uniti.

In alternativa, potremmo chiedere il vostro esplicito consenso al trasferimento proposto. Potete richiedere una copia delle clausole standard sulla protezione dati inviandoci un'email che motivi la vostra richiesta.

Per quanto tempo conserviamo le vostre informazioni personali?

Ove possibile, abbiamo fissato specifiche tempistiche di conservazione delle vostre informazioni personali. Questi periodi specifici di conservazione sono indicati di seguito, o vi verranno comunicati prima o dopo l'elaborazione delle vostre informazioni personali.

Dove non sia possibile per noi utilizzare periodi di conservazione stabiliti, abbiamo indicato di seguito i criteri che utilizziamo per determinare tali periodi di conservazione.

Specifici periodi di conservazione

Finalità (A) Gestione dell'account utente. Conserveremo le vostre informazioni personali relative al vostro account utente finché avrete un account utente attivo con noi. Gli account degli utenti inattivi devono essere cancellati dopo un anno dall’ultimo utilizzo. Da parte nostra non vi obblighiamo a configurare il vostro account; se non si effettua il login per la prima volta entro 30 giorni dalla creazione dell'account, lo cancelleremo. Potrete sempre chiederci di cancellare il vostro account utente. In tal caso, cancelleremo il vostro account utente entro 30 giorni dalla richiesta.

Finalità (B) Fatturazione e gestione forniture. Qualunque informazione (personale) relativa a questa finalità deve essere conservata per un periodo di 6 anni (informazioni commerciali) o 10 anni (informazioni contabili).

Finalità (C and D) Gestione dei dispositivi e accesso remoto. Cancelleremo i file di log del dispositivo dopo un anno dalla loro creazione. Quando il tecnico dell'assistenza incontra la rubrica del dispositivo durante una sessione di manutenzione da remoto, non deve essere memorizzata alcuna informazione proveniente dalla rubrica.

Criteri per determinare tali periodi di conservazione

In qualsiasi altra circostanza, utilizziamo i seguenti criteri per determinare il periodo di conservazione applicabile:

• La valutazione dei vostri diritti e delle libertà fondamentali.
  
• Al fine di elaborare le informazioni personali. Non manterremo le vostre informazioni personali più a lungo del necessario fine per cui le abbiamo raccolte.
  
• Qualsiasi pratica o codice di condotta del settore relativo alla conservazione delle informazioni personali.
  
• Il livello di rischio e costo associato alla conservazione delle informazioni personali (accurate e aggiornate).
  
• Se sussiste una base legale valida per trattenere le vostre informazioni personali.
  
• La natura, la portata e il contesto del trattamento delle vostre informazioni personali e il nostro rapporto con voi.
  
• Eventuali altre circostanze rilevanti che possono essere applicate.
  

In ogni caso, terremo le vostre informazioni personali conformemente ai requisiti legali applicabili ed effettueremo revisioni periodiche delle informazioni personali in nostro possesso.

Quali misure tecniche e organizzative abbiamo adottato?

Prendiamo molto seriamente la sicurezza delle vostre informazioni personali e facciamo ogni ragionevole sforzo per proteggere le vostre informazioni personali da perdita, uso improprio, furto, accesso non autorizzato, divulgazione o modifica.

Nei nostri sforzi continui per raggiungere l'eccellenza nella sicurezza, tutte le aziende KYOCERA Document Solutions che sono citate In questa Informativa hanno acquisito la certificazione ISO/IEC 27001 per il sistema di gestione della sicurezza delle informazioni. Inoltre, in particolare per il servizio KFS, KYOCERA Document Solutions Inc. ha acquisito la certificazione ISO/IEC 27017, che garantisce ulteriori controlli di sicurezza delle informazioni applicabili ai servizi forniti da KFS.

I vostri diritti

Avete alcuni diritti legali di cui desideriamo informarvi.

Accesso. Avete il diritto di essere informati sull'elaborazione o meno delle vostre informazioni personali e sulle relative informazioni su tale elaborazione.

Rettifica. Avete il diritto di rettificare o completare le vostre informazioni personali presso di noi senza alcuna esitazione. Se avete creato un account con noi, avete la possibilità di rettificare o completare voi stessi le vostre informazioni personali.

Diritto di essere dimenticati. Avete il diritto di far cancellare le vostre informazioni personali da noi senza alcuna esitazione. Questo diritto è limitato a motivi specifici, ad esempio se avete revocato il vostro consenso, o se vi opponete e non ci sono motivi legittimi imperativi per noi per proseguire. Se avete un account con noi, in molti casi avete la possibilità di cancellare il vostro account da soli, nel qual caso tutte le vostre informazioni personali vengono cancellate in modo permanente.

Limitazioni dell’azione. Avete il diritto di richiederci di limitare il trattamento dei vostri dati personali in base a motivi specifici. Questi sono (1) il tempo che ci occorre per verificare l'esattezza delle vostre informazioni personali sulla vostra richiesta; (2) invece di cancellare l'elaborazione illecita, si richiede la restrizione dell'uso; (3) Avete bisogno di informazioni personali in procedimenti legali; oppure (4) stiamo verificando se le nostre legittime motivazioni superano la vostra obiezione al trattamento.

Diritto all’obiezione. Avete il diritto di opporvi in qualsiasi momento al nostro trattamento dei vostri dati personali se tale azione è (1) basata sul nostro legittimo interesse (compresa la creazione da parte nostra di un vostro profilo in base al vostro consenso); (2) per scopi di marketing diretto; o (3) necessaria per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico o nell'esercizio di pubblici poteri in nostro possesso. Smetteremo di elaborare le vostre informazioni personali in base alla vostra obiezione, a meno che non dimostriamo inattaccabili motivi legittimi che annullano i vostri interessi, diritti e libertà o se abbiamo bisogno delle vostre informazioni personali in procedimenti legali.

Portabilità dei dati. Siamo tenuti a informarvi del vostro diritto a ricevere da noi le vostre informazioni personali in modo che possiate trasmettere tali informazioni personali a un altro fornitore di servizi. Per KFS ciò significa che, su vostra richiesta, vi forniremo le vostre informazioni personali relative al vostro account utente. Ciò non include alcun dato da dispositivo, inclusi i dati che ci sono stati trasmessi in un file di log.

Revoca del consenso. Se ci avete fornito le vostre informazioni personali in base al vostro consenso, avete il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento. È possibile farlo annullando l'iscrizione al servizio a cui si è abbonati, se applicabile. Potete farlo anche inviandoci una e-mail all'indirizzo e-mail sulla privacy applicabile come indicato di seguito. Quindi rimuoveremo definitivamente le vostre informazioni personali dal nostro database.

Presentare una lamentela. Avete il diritto di sporgere denuncia presso un'autorità di vigilanza, in particolare nel paese di residenza, in merito al trattamento dei vostri dati personali.

Esercitate i vostri diritti e contattateci
 

KYOCERA mette a disposizione una rete di professionisti della privacy, tra cui un responsabile protezione dati, per assistervi nelle vostre domande. Se desiderate esercitare uno dei vostri diritti o se avete una domanda su questo documento, vi preghiamo di contattarci via e-mail o di mandarci una lettera al seguente indirizzo. Se il vostro Paese non compare tra questi, contattate il responsabile della protezione dei dati del nostro Gruppo:

KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V.
Attn.: Data Protection Office
Beechavenue 27
1119 RA Schiphol-Rijk
Paesi Bassi
e: privacy@deu.kyocera.com

Vi preghiamo di osservare che, nell'esercizio dei vostri diritti, potremmo chiedervi di completare un modulo di richiesta. Vi informeremo quindi del processo di gestione della vostra richiesta.

Modifiche al presente documento

Nel caso in cui modificassimo il presente documento, lo pubblicheremo sul nostro sito web con la data di pubblicazione rivista e, nel caso, vi notificheremo il documento modificato tramite il vostro account utente.

Belgio
KYOCERA Document Solutions Belgium N.V.
Attn.: Data Protection Officer
Sint-Martinusweg 199-201
1930 Zaventem
e: privacy@dbe.kyocera.com

Danimarca
KYOCERA Document Solutions Danmark A/S
Attn.: Data Protection Officer
Eljby Industrivej 60
2600 Glostrup
e: privacy@ddk.kyocera.com

Spagna
KYOCERA Document Solutions España SA
Attn.: Data Protection Officer
Avenida Manacor 2, Parque Rozas,                  
28290 Las Rozas, Madrid
e: privacy@des.kyocera.com

Francia
KYOCERA Document Solutions France S.A.S.
Attn.: Data Protection Officer
Parc Technologique Route de l’Orme
91195 Saint Aubin
e: privacy@dfr.kyocera.com

Paesi Bassi
KYOCERA Document Solutions Nederland B.V.
Attn.: Data Protection Officer
Beechavenue 25
1119 RA Schiphol-Rijk
e: privacy@dnl.kyocera.com

Portogallo
KYOCERA Document Solutions Portugal Lda.
Attn.: Data Protection Officer
Ruaa do Centro Cultural 41
1700-106 Lisbona
e: privacy@dpt.kyocera.com

Svezia
KYOCERA Document Solutions Nordic AB
Attn.: Data Protection Officer
Box 1273
164 29 Kista
e: privacy@dnr.kyocera.com

Turchia
KYOCERA Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş
Attn.: Data Protection Officer
Altunizade Mah. Prof. Fahrettin Kerim Gökay Cad.
No:45 34662 ÜSKÜDAR İSTANBUL
e: privacy@deu.kyocera.com

Repubblica Ceca
KYOCERA Document Solutions Czech, s.r.o.
Attn.: Data Protection Officer
Harfa Office Park Českomoravská 2420/15
Praga 9, 190 00
e: privacy@deu.kyocera.com

Germania
KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Otto Hahnstrasse 12
40670 Meerbusch
e: datenschutz@dde.kyocera.com

Finlandia
KYOCERA Document Solutions Finland oy
Attn.: Data Protection Officer
Atomite 5 C, 4 krs
00370 Helsinki
e: privacy@dfi.kyocera.com

Italia
Kyocera Document Solutions Italy S.P.A.
Attn.: Data Protection Officer
Via Monfalcone 15
20132 Milan
e: privacy@dit.kyocera.com

Austria
KYOCERA Document Solutions Austria GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Wienerbergstrasse 11
Turm A, 18. OG, 1100, Vienna
e: privacy@dat.kyocera.com

Russia
KYOCERA Document Solutions Russia L.L.C.
Attn.: Data Protection Officer
Shchepkina Street, Building 51/4, Block 2
129110 Mosca
e: privacy@deu.kyocera.com

Sudafrica
KYOCERA Document Solutions South Africa Pty. Ltd.
Attn.: Data Protection Officer
Hertford Office Park, 90 Bekker Road CNR Allandale, Vorna Valley, 1682
e: privacy@deu.kyocera.com

Regno Unito
KYOCERA Document Solutions (U.K.) Limited
Attn.: Data Protection Officer
Eldon Court 75-77 London Road, Berkshire
RG1 5BS Reading
e: privacy@duk.kyocera.com