In questa Informativa, spiegheremo in dettaglio quanto segue:

• Perché elaboriamo le vostre informazioni personali e su quale base legale.
  
• Quali informazioni personali elaboriamo.
  
• Con chi condividiamo le vostre informazioni personali.
  
• In quali Paesi vengono inviate le vostre informazioni personali.
  
• Per quanto tempo conserviamo le vostre informazioni personali.
  
• Quali misure tecniche e organizzative abbiamo adottato.
  
• Quali sono i vostri diritti legali riguardo a noi che elaboriamo le vostre informazioni personali.
  
• Come potete contattarci e altre importanti informazioni.
  

Perché elaboriamo le vostre informazioni personali e su quale base legale?
 

A. Gestire la vostra domanda di lavoro. Abbiamo un legittimo interesse ad elaborare le vostre informazioni personali in modo da poter valutare chi è più adatto per la posizione. Nel processo di domanda di lavoro, potremmo voler controllare tutte le referenze ma solo a seguito del vostro consenso. Potremmo anche voler visualizzare i vostri profili pubblici sui social media, altre informazioni pubbliche su di voi, o eseguire un controllo sui carichi pendenti ma lo faremo solo se necessario e in relazione alla posizione per cui fate domanda.
 

B. Processo di assunzione. Nel caso in cui la vostra richiesta abbia esito positivo, abbiamo un legittimo interesse ad elaborare le vostre informazioni personali in modo da potervi offrire una posizione, poter iniziare un rapporto di lavoro con noi e accogliervi a bordo.
 

C. Opportunità future. Se volessimo contattarvi in caso di opportunità di lavoro imminenti per le quali potreste essere idonei, vi chiederemo il vostro consenso a trattenere le vostre informazioni personali in archivio per un massimo di un anno. Potrete ritirare il vostro consenso in qualsiasi momento.

D. Finalità legali. A volte abbiamo bisogno di utilizzare le vostre informazioni per gestire richieste legali o per conformarci agli obblighi legali applicabili o alle richieste degli enti per l’applicazione della legge.
 

Abbiamo effettuato un’attenta valutazione dei vostri diritti e delle libertà fondamentali e dei nostri legittimi interessi commerciali e continuiamo a monitorarne l’equilibrio. Se tuttavia desideraste opporvi al trattamento dei vostri dati personali in base al nostro legittimo interesse commerciale, consultate la sezione seguente "I vostri diritti".

Quali informazioni personali elaboriamo?
 

Oltre alle informazioni che ci avete fornito, potremmo elaborare le seguenti informazioni personali su di voi:
 

• Informazioni relative al carattere e/o alle prestazioni dai referenti.
  
• Informazioni di controllo sui carichi pendenti da parte delle autorità pubbliche.
  
• Informazioni sulla valutazione pre-assunzione da parte dei fornitori di servizi di valutazione.
• Informazioni personali dalla sezione pubblica dei vostri account di social media, o altre informazioni pubbliche su di voi.
  

Con chi condividiamo le vostre informazioni personali?
 

Le vostre informazioni personali verranno condivise solo con:
 

• Preposti dipendenti KYOCERA coinvolti nel processo di candidatura, compresi i membri delle risorse umane, gli intervistatori coinvolti nel processo di domanda di lavoro, i responsabili dell'area aziendale a cui si riferisce la domanda, i potenziali clienti interni e il personale IT.
  
• I vostri precedenti datori di lavoro come referenti, ma solo a seguito del vostro consenso.
  
• Un addetto di servizi di valutazione nel caso in cui una valutazione pre-assunzione faccia parte della procedura di domanda.
  
• Autorità pubbliche per un controllo del contesto lavorativo nel caso in cui la domanda di lavoro abbia esito positivo.
  
• Altre società del gruppo KYOCERA, come KYOCERA Document Solutions Inc. (Giappone) nel caso in cui la domanda di lavoro abbia esito positivo ai fini dell'approvazione interna.
  
• Nella misura in cui ci viene richiesto dalla legge, dai regolamenti o dall'ingiunzione del tribunale di divulgare le vostre informazioni personali, potremmo dover condividere le vostre informazioni personali in conformità a tale legge, regolamento o ordine del tribunale.
  

Trasferimenti internazionali

Possiamo trasferire le vostre informazioni personali a una società del Gruppo o a terzi ubicati in un Paese diverso da quello in cui si trova KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. Se tale Paese non prevede, nel proprio diritto nazionale, un livello adeguato di protezione secondo la Commissione europea, garantiamo un livello adeguato di protezione concordando ulteriori garanzie appropriate con tale società del Gruppo o terzi attraverso le clausole standard sulla protezione dati adottate dalla Commissione europea. Sul sito web della Commissione europea è disponibile un elenco dei Paesi che hanno garantito un livello adeguato di protezione secondo la Commissione europea.

Laddove utilizziamo fornitori di servizi dagli Stati Uniti, tale fornitore di servizi con sede negli Stati Uniti si è registrato nell'elenco privacy Shield UE/USA e si è autocertificato presso il Dipartimento del commercio degli Stati Uniti.

In alternativa, potremmo chiedere il vostro esplicito consenso al trasferimento proposto. Potete richiedere una copia delle clausole standard sulla protezione dati inviandoci un'email che motivi la vostra richiesta.

Per quanto tempo conserviamo le vostre informazioni personali?

Ove possibile, abbiamo fissato specifiche tempistiche di conservazione delle vostre informazioni personali. Questi periodi specifici di conservazione sono indicati di seguito, o vi verranno comunicati prima o dopo l'elaborazione delle vostre informazioni personali.

Dove non sia possibile per noi utilizzare periodi di conservazione stabiliti, abbiamo indicato di seguito i criteri che utilizziamo per determinare tali periodi di conservazione.

Specifici periodi di conservazione

Finalità (A) Gestire la vostra domanda di lavoro. Nel caso in cui la domanda di lavoro non vada a buon fine, manterremo le vostre informazioni personali per un massimo di quattro settimane una volta terminato il processo di domanda di lavoro.

Finalità (B) Processo di assunzione. Nel caso in cui la domanda di assunzione vada a buon fine e potremo darvi il benvenuto a bordo, conserveremo le vostre informazioni personali nei nostri file del personale, che manterremo ai sensi della tempistica inerente alla politica di protezione dei dati della nostra azienda.

Finalità (C) Opportunità future. Nel caso in cui ci consentiste di tenere le vostre informazioni personali per opportunità future, noi potremo trattenere le vostre informazioni personali per un massimo di un anno una volta terminato il processo di domanda di assunzione.

Criteri per determinare tali periodi di conservazione

In qualsiasi altra circostanza, utilizziamo i seguenti criteri per determinare il periodo di conservazione applicabile:

• La valutazione dei vostri diritti e delle libertà fondamentali.
  
• Al fine di elaborare le informazioni personali. Non manterremo le vostre informazioni personali più a lungo del necessario fine per cui le abbiamo raccolte.
  
• Qualsiasi pratica o codice di condotta del settore relativo alla conservazione delle informazioni personali.
  
• Il livello di rischio e costo associato alla conservazione delle informazioni personali (accurate e aggiornate).
  
• Se sussiste una base legale valida per trattenere le vostre informazioni personali.
  
• La natura, la portata e il contesto del trattamento delle vostre informazioni personali e il nostro rapporto con voi.
  
• Eventuali altre circostanze rilevanti che possono essere applicate.
  

In ogni caso, terremo le vostre informazioni personali conformemente ai requisiti legali applicabili ed effettueremo revisioni periodiche delle informazioni personali in nostro possesso.

Quali misure tecniche e organizzative abbiamo adottato?

Prendiamo molto seriamente la sicurezza delle vostre informazioni personali e facciamo ogni ragionevole sforzo per proteggere le vostre informazioni personali da perdita, uso improprio, furto, accesso non autorizzato, divulgazione o modifica.

I vostri diritti

Avete alcuni diritti legali di cui desideriamo informarvi.

Accesso. Avete il diritto di essere informati sull'elaborazione o meno delle vostre informazioni personali e sulle relative informazioni su tale elaborazione.

Rettifica. Avete il diritto di rettificare o completare le vostre informazioni personali presso di noi senza alcuna esitazione. Se avete creato un account con noi, avete la possibilità di rettificare o completare voi stessi le vostre informazioni personali.

Diritto di essere dimenticati. Avete il diritto di far cancellare le vostre informazioni personali da noi senza alcuna esitazione. Questo diritto è limitato a motivi specifici, ad esempio se avete revocato il vostro consenso, o se vi opponete e non ci sono motivi legittimi imperativi per noi per proseguire. Se avete un account con noi, in molti casi avete la possibilità di cancellare il vostro account da soli, nel qual caso tutte le vostre informazioni personali vengono cancellate in modo permanente.

Limitazioni dell’azione. Avete il diritto di richiederci di limitare il trattamento dei vostri dati personali in base a motivi specifici. Questi sono (1) il tempo che ci occorre per verificare l'esattezza delle vostre informazioni personali sulla vostra richiesta; (2) invece di cancellare l'elaborazione illecita, si richiede la restrizione dell'uso; (3) Avete bisogno di informazioni personali in procedimenti legali; oppure (4) stiamo verificando se le nostre legittime motivazioni superano la vostra obiezione al trattamento.

Diritto all’obiezione. Avete il diritto di opporvi in qualsiasi momento al nostro trattamento dei vostri dati personali se tale azione è (1) basata sul nostro legittimo interesse (compresa la creazione da parte nostra di un vostro profilo in base al vostro consenso); (2) per scopi di marketing diretto; o (3) necessaria per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico o nell'esercizio di pubblici poteri in nostro possesso. Smetteremo di elaborare le vostre informazioni personali in base alla vostra obiezione, a meno che non dimostriamo inattaccabili motivi legittimi che annullano i vostri interessi, diritti e libertà o se abbiamo bisogno delle vostre informazioni personali in procedimenti legali.

Portabilità dei dati. Siamo tenuti a informarvi del vostro diritto a ricevere da noi le vostre informazioni personali in modo che possiate trasmettere tali informazioni personali a un altro fornitore di servizi. Per KFS ciò significa che, su vostra richiesta, vi forniremo le vostre informazioni personali relative al vostro account utente. Ciò non include alcun dato da dispositivo, inclusi i dati che ci sono stati trasmessi in un file di log.

Revoca del consenso. Se ci avete fornito le vostre informazioni personali in base al vostro consenso, avete il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento. È possibile farlo annullando l'iscrizione al servizio a cui si è abbonati, se applicabile. Potete farlo anche inviandoci una e-mail all'indirizzo e-mail sulla privacy applicabile come indicato di seguito. Quindi rimuoveremo definitivamente le vostre informazioni personali dal nostro database.

Presentare una lamentela. Avete il diritto di sporgere denuncia presso un'autorità di vigilanza, in particolare nel paese di residenza, in merito al trattamento dei vostri dati personali.

KYOCERA mette a disposizione una rete di professionisti della privacy, tra cui un responsabile protezione dati, per assistervi nelle vostre domande. Se desiderate esercitare uno dei vostri diritti o se avete una domanda su questo documento, vi preghiamo di contattarci via e-mail o di mandarci una lettera al seguente indirizzo. Se il vostro Paese non compare tra questi, contattate il responsabile della protezione dei dati del nostro Gruppo:

KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V.
Attn.: Data Protection Officer
Beechavenue 27
1119 RA Schiphol-Rijk
The Netherlands
e: privacy@deu.kyocera.com

Belgio
KYOCERA Document Solutions Belgium N.V.
Attn.: Data Protection Officer
Sint-Martinusweg 199-201
1930 Zaventem
e: privacy@dbe.kyocera.com

Danimarca
KYOCERA Document Solutions Danmark A/S
Attn.: Data Protection Officer
Eljby Industrivej 60
2600 Glostrup
e: privacy@ddk.kyocera.com

Spagna
KYOCERA Document Solutions España SA
Attn.: Data Protection Officer
Avenida Manacor 2, Parque Rozas, 28290 Las Rozas, Madrid
e: privacy@des.kyocera.com

Francia
KYOCERA Document Solutions France S.A.S.
Attn.: Data Protection Officer
Parc Technologique Route de l’Orme
91195 Saint Aubin
e: privacy@dfr.kyocera.com

Paesi Bassi
KYOCERA Document Solutions Nederland B.V.
Attn.: Data Protection Officer
Beechavenue 25
1119 RA Schiphol-Rijk
e: privacy@dnl.kyocera.com

Portogallo
KYOCERA Document Solutions Portugal Lda.
Attn.: Data Protection Officer
Ruaa do Centro Cultural 41
1700-106 Lisbon
e: privacy@dpt.kyocera.com

Svezia
KYOCERA Document Solutions Nordic AB
Attn.: Data Protection Officer
Box 1273
164 29 Kista
e: privacy@dnr.kyocera.com

Turchia
KYOCERA Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş
Attn.: Data Protection Officer
Altunizade Mah. Prof. Fahrettin Kerim Gökay Cad.
No:45 34662 ÜSKÜDAR İSTANBUL
e: privacy@deu.kyocera.com

Repubblica Ceca
KYOCERA Document Solutions Czech, s.r.o.
Attn.: Data Protection Officer
Harfa Office Park Českomoravská 2420/15
Praha 9, 190 00
e: privacy@deu.kyocera.com

Germania
KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Otto Hahnstrasse 12
40670 Meerbusch
e: datenschutz@dde.kyocera.com

Finlandia
KYOCERA Document Solutions Finland oy
Attn.: Data Protection Officer
Atomite 5 C, 4 krs
00370 Helsinki
e: privacy@dfi.kyocera.com

Italia
Kyocera Document Solutions Italy S.P.A.
Attn.: Data Protection Officer
Via Monfalcone 15
20132 Milan
e: privacy@dit.kyocera.com

Austria
KYOCERA Document Solutions Austria GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Wienerbergstrasse 11
Turm A, 18. OG, 1100, Vienna
e: privacy@dat.kyocera.com

Russia
KYOCERA Document Solutions Russia L.L.C.
Attn.: Data Protection Officer
Shchepkina Street, Building 51/4, Block 2
129110 Moscow
e: privacy@deu.kyocera.com

Sudafrica
KYOCERA Document Solutions South Africa Pty. Ltd.
Attn.: Data Protection Officer
Hertford Office Park, 90 Bekker Road CNR Allandale, Vorna Valley, 1682
e: privacy@deu.kyocera.com

Regno Unito
KYOCERA Document Solutions (U.K.) Limited
Attn.: Data Protection Officer
Eldon Court 75-77 London Road, Berkshire
RG1 5BS Reading
e: privacy@duk.kyocera.com

Modifiche al presente documento

Nel caso in cui modificassimo il presente documento, lo pubblicheremo sul nostro sito web con la data di pubblicazione rivista e, nel caso, vi notificheremo il documento modificato tramite il vostro account utente.