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La stampa si trova in un mondo sempre più privo di supporti cartacei

La conversione in un ufficio senza carta non elimina le stampanti. Rimangono integranti in azienda.
man pointing at computer screen

Il concetto di ufficio paperless ovvero senza carta è scoraggiante per molte aziende che si sentono costrette a bandire tutta la carta dai loro locali, altrimenti avranno fallito e rimarranno per sempre digitalmente impure. Ma non dovrebbero sentirsi intimidite.
Va bene credere che la carta abbia ancora un ruolo importante da svolgere, anche in un mondo senza carta, nel senso che le organizzazioni svolgono il maggior numero di operazioni possibili online.
Le aziende possono fare molto per diventare senza carta senza dover abbandonare del tutto la stampa. Anche senza raggiungere la perfezione, possono risparmiare risorse, accelerare i processi e rendere più facile il backup dei dati.

Un obiettivo migliore per la maggior parte delle aziende è mirare ad utilizzare significativamente "meno carta" anziché essere interamente "senza carta". Ci sono alcuni validi motivi per fare lo sforzo.
L'agenzia statunitense per l'ambiente afferma che i metodi digitali consentono un risparmio di 80 dollari l'anno per dipendente in carta, inchiostro, toner, spazio di archiviazione e spedizione. Le aziende risparmiano sul costo dei servizi di distruzione documenti con informazioni sensibili e possono essere in grado di fare a meno di  ntere stanze e unità di archiviazione.
Gartner ha stimato che il costo di elaborazione, archiviazione e recupero della carta per le aziende statunitensi era compreso tra 25 e 35 miliardi di dollari USA. Le soluzioni di archiviazione digitale sono disponibili ad un costo molto inferiore. Vi sono anche prove del fatto che i clienti rispondono più rapidamente a sondaggi e fatture digitali anziché a quelli cartacei.

"La carta non scomparirà completamente dagli uffici"

man standing by wall using tablet

La tecnologia si sta evolvendo e sta introducendo nuovi metodi di ottimizzazione dei processi, in gran parte attraverso aziende che non utilizzano la carta, ma ciò non equivale a decretare la fine della stampa e dell’uso di documenti cartacei in ambienti office. Decidere quali documenti devono ancora essere stampati è parte fondamentale della smaterializzazione.

I vantaggi del Cloud

Le aziende più piccole possono archiviare tutti i loro documenti sui propri server, ma le grandi organizzazioni avranno bisogno del cloud, che è l'ideale per l'ufficio senza carta.
Un sistema di gestione documentale basato su cloud (DMS) consente di contrassegnare  i documenti in modo digitale, il che significa che possono essere recuperati da ubicazioni diverse senza dover fare copie. Basta solo che ci sia un documento principale.
Con un DMS, è anche impossibile perdere o smarrire documenti, un evento comune quando si conserva il cartaceo. Con il cloud, ogni modifica viene immediatamente salvata ed è semplice creare più versioni dei documenti.
Non c'è pericolo che vengano distrutti da un incendio o da un'inondazione. Ovviamente, la sicurezza dei dati può essere un problema e le aziende devono implementare controlli rigorosi sull'accesso alle informazioni sensibili.

Un ufficio senza carta è adatto a pratiche di lavoro flessibili e moderne. Oggi le aziende amano rimanere agili, spostare gli uffici quando si presenta un'opzione migliore ed è più facile trasferire i dati in modo digitale che trascinarseli dietro in risme di carta. L’archiviazione digitale rende più veloce il recupero dei documenti e il loro backup.
La maggior parte dei dipendenti dell'ufficio trascorre almeno un giorno alla settimana a lavorare da remoto, essendo in grado di accedere ai documenti nel cloud o sul server aziendale e semplificando la propria vita.
Per i team internazionali con fusi orari diversi, collaborare sarebbe praticamente impossibile basandosi solo sulla documentazione cartacea. È vero che spostarsi verso un ufficio senza carta significa dover investire in più monitor, e alcune imprese rischiano di spaventarsi inizialmente davanti a prezzi elevati, ma numerosi studi accademici mostrano un rapido ritorno sull'investimento.

Il fascino magico della carta ha i suoi vantaggi

Nonostante gli argomenti a favore della smaterializzazione, c'è una resistenza sociale verso l’eliminazione della carta. Uno studio condotto su 500 lavoratori britannici dal gruppo Toluna ha rilevato che l'84% ha conservato le informazioni migliori dopo averle lette su carta, l'83% lo ha preferito e il 79% lo ha trovato più rilassante.
Le vendite di e-book sono diminuite drasticamente negli ultimi due anni sia negli Stati Uniti che nel Regno Unito, mentre i lettori scoprono il fascino dei libri di carta, portandoli ad essere etichettati come "nuovo vinile". A volte, il digitale può essere percepito come più freddo e impersonale, privo delle qualità tattili della carta.
Anche l'argomentazione secondo cui l'utilizzo di troppa carta è dannoso per l'ambiente è a doppio taglio. La carta, si scopre, è il materiale più facile da riciclare. L'American Forest and Paper Association (AFPA) afferma che nel 2015 sono stati riciclati 51 milioni di tonnellate di carta. L'AFPA afferma che nel 2016 il tasso di recupero della carta negli Stati Uniti ha toccato il massimo storico del 67,2%.
Gli americani riciclano una media di oltre 330 chili di carta all'anno e vengono piantati più alberi di quelli che vengono distrutti dall'uso della carta. Nel frattempo, solo il 20% dei dispositivi elettronici viene riciclato.

La risposta sta in un approccio flessibile

Le aziende dovranno sviluppare le proprie politiche sull'uso della carta, ma un'idea è quella di consentire ai dipendenti di stampare documenti che richiedono un lungo utilizzo e analisi. Un esempio è un avvocato coinvolto in contenziosi complessi.
Se si devono leggere molte informazioni incrociate, è molto più facile lavorare su carta piuttosto che in un formato digitale. O se si desidera annotare a mano documenti legali sensibili, e poi distruggere le note, con la carta si lavora meglio.
Al contrario, tutto ciò che viene letto una volta non ha bisogno di essere visto su carta. Anche la documentazione ufficiale, come le fatture, dovrebbe essere smaterializzata. In alcuni casi, le aziende avranno bisogno di una combinazione di soluzioni con e senza carta.
I veri pericoli degli hacker che irrompono nei sistemi digitali e rubano i dati significa che le informazioni sensibili possono essere memorizzate meglio su carta in un deposito sicuro.
Ad esempio, se una società desiderasse mantenere una nuova formula per un giubbotto antiproiettile un segreto ben custodito, potrebbe conservare un record elettronico che rimandi a una registrazione cartacea dei dettagli più delicati. L'utilizzo di carta vecchio stile potrebbe salvarli dalla perdita della proprietà intellettuale.

La carta non scomparirà completamente dagli uffici per molto tempo ancora e forse mai, pertanto non dovrebbe essere fonte di auto-recriminazione per le imprese. Nessuno deve sentirsi costretto a smaterializzare completamente i propri documenti. Le aziende possono fare grandi passi avanti verso la riduzione del consumo di carta, ma lasciano comunque alcune occasioni in cui preferiscono i metodi digitali.

 

 

 

Senza carta

Spostarsi verso un ufficio senza carta può essere scoraggiante, ma è una sfida che tutte le aziende devono affrontare.

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