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9 motivi per cui è importante essere un'azienda senza carta

L'opportunità di diventare un ufficio senza carta è una cosa che non si può lasciarsi scappare.
employees looking at a tablet in a meeting

Diventare un ufficio senza carta è un obiettivo desiderabile per la maggior parte delle organizzazioni. Fare ciò significa ridurre il consumo di carta con l'intenzione di un notevole risparmio economico, aiutando l'ambiente e accelerando i processi aziendali.

 

L'assenza di supporti cartacei riguarda l'equilibrio

Pur non raggiungendo un ambiente privo di carta al 100%, le aziende possono fare passi da gigante. Iniziare sulla strada giusta è la parte più difficile, ma con un'attenta pianificazione qualsiasi azienda raggiungerà i propri obiettivi.

 

1. Il tempo è denaro e procedere senza carta evita gli sprechi

Molti sono i vantaggi degli ambienti senza carta nell'era digitale. Uno dei più importanti è che consentono ai dipendenti di risparmiare tempo. Archiviare i documenti non significa più stamparli lentamente, e poi doverli cercare manualmente in seguito. La memorizzazione digitale può essere eseguita in pochi secondi e il recupero richiede una rapida ricerca a computer. La riduzione delle ore di lavoro dei dipendenti impiegate in attività inutilmente costose è significativa.

 

2. Risparmiate sia spazio che denaro

L'archiviazione digitale fa anche risparmiare spazio. Quelle scatole di documenti cartacei che si sono accumulate nel tempo hanno richiesto schedari e stanze speciali. Liberare spazio è una delle ragioni per cui gli uffici senza carta tendono a essere meno costosi da gestire, poiché non è necessario investire in strutture di archiviazione in loco. Ma ci sono molti altri risparmi, come tutti i costi annuali di inchiostro, toner e spese di spedizione. La ricerca suggerisce che questi ammontano in media a circa 100 sterline l'anno per dipendente. Per una grande organizzazione di 500 dipendenti, l'eliminazione di questi processi cartacei comporta un risparmio annuale di £ 50.000.

 

3. Passare al digitale per eliminare i confini e dimenticare le distanze

Un ulteriore vantaggio è che l’archiviazione paperless nel cloud consente l'accesso istantaneo oltre i confini geografici, il che si rivela essere particolarmente utile nelle organizzazioni multinazionali. Se un impiegato a Londra vuole accedere ad un documento di un collega in Australia, anche se a Sydney è notte fonda, non importa. Con un ufficio privo di supporti cartacei, il lavoratore di Londra accede all'archivio cloud dell'azienda, cerca il file e ci lavora immediatamente.

 

4. Rafforzare la sicurezza della gestione dati

Anche i dati senza carta potrebbero essere più sicuri. Le aziende devono fare attenzione a garantire che i propri dati siano crittografati e inseriti in un cloud privato o su un server di dati aziendali, dove è possibile limitare l'accesso. I file digitali non sono chiaramente a rischio di essere distrutti in un incendio o rubati in seguito ad un furto. La sicurezza è un argomento complesso, tuttavia ci sono argomentazioni da entrambe le parti. Alcune aziende potrebbero decidere di archiviare i dati particolarmente sensibili su carta nei depositi sicuri per proteggersi dagli hacker. Ancora una volta, occorre riflettere molto per trovare le policy giuste per ciascuna organizzazione.

two colleagues working at a laptop

5. Impegnarsi a rendere il mondo un posto migliore con un
contributo ambientale

Certamente ci sono anche vantaggi per l'ambiente. L'azienda media elabora più di 10.000 fogli di carta all'anno, che equivalgono ad un piccolo albero. Ancora una volta le argomentazioni sono a doppio taglio. Le aziende con rigide policy in materia di riciclo della carta possono mitigare in modo significativo le perdite ambientali, in particolare perché gli alberi utilizzati per produrre carta vengono spesso ripiantati. Quindi, non c'è bisogno di sentirsi in colpa per l'uso della carta per la stampa, specialmente quando si fanno sforzi rigorosi per ridurne l'utilizzo.
Alcune aziende decidono che la carta è un formato superiore per determinate situazioni, ad esempio quando gli avvocati desiderano evitare di lasciare annotazioni in formato digitale o le aziende preferiscono la segnaletica fisica rispetto ai metodi digitali, oppure gli individui preferiscono analizzare documenti lunghi e complessi su carta.
Per la maggior parte delle aziende, una significativa riduzione della carta offre grandi vantaggi. Ma non occorre fare un cambiamento diretto. Non è possibile diventare paperless nel corso di una notte, nonostante la disponibilità di una miriade di strumenti per aiutare le aziende.
È necessaria un’attenta valutazione ed è meglio essere pazienti e prendersi il tempo necessario a fare tutto per bene. Diventare paperless è un processo lento che in genere richiede mesi o addirittura anni.

 

6. L'importanza dell’accettazione da parte dei dipendenti fin dal primo momento

All'inizio, è fondamentale ottenere il consenso dei dipendenti. Ognuno deve capire le ragioni di ogni cambiamento perché tutto il loro lavoro ne verrà profondamente influenzato. Hanno bisogno di capire i nuovi protocolli dell'organizzazione.
Ad esempio, potrebbe essere ora richiesto di generare report direttamente in PDF o di utilizzare app per smartphone che catturano il contenuto di file cartacei e li trasformano in un formato digitale. Workshop e formazione sono certamente positivi.
L'assenza di supporti cartacei richiede una comprensione delle tecnologie digitali che gran parte della forza lavoro non ha mai usato prima.

 

7. Smaltimento e scansione diventano più facili

Il passo successivo è quello di smaltire materiale obsoleto, come vecchi appunti e manuali. Bisogna fare attenzione a non eliminare tutto ciò che è prezioso ed è consigliabile consultare contabili e avvocati per stabilire ciò che deve essere tenuto. I documenti rimanenti dovranno essere sottoposti a scansione, il che richiede un grande sforzo iniziale.
Uno scanner con software OCR sarà in grado di scansionare automaticamente i documenti in file PDF o Word ricercabili. Dovranno essere tutti datati e catalogati per poi potere essere recuperati facilmente.

 

8. Archiviazione temporanea e distruzione sono molto più economiche

Tutti i documenti che sono stati scansionati in copie digitali devono quindi essere trasferiti in un'unità di archiviazione fuori sede per un mese o due, nel caso in cui si sia verificato un errore nel processo di caricamento. Quando il periodo di archiviazione assegnato scade, i documenti possono essere distrutti. Scaricare anni di record di dati nel cestino potrebbe essere un regalo per la concorrenza.
Una società specializzata nella distruzione di documenti garantirà che tutte le registrazioni sensibili vengano distrutte. Eliminare le tentazioni per garantire che i dipendenti si spostino gradualmente verso un ambiente privo di supporti cartacei, è meglio che rendere molto scomodo utilizzare la carta. Le aziende dovrebbero rimuovere stampanti e fax e fornire configurazioni dual-monitor che semplificano la lettura di più documenti contemporaneamente.
Al personale dovrebbe essere richiesto di iscriversi per le opzioni di fatturazione senza carta, in modo che inviino via e-mail fatture e ricevute invece di pubblicarle. Le aziende potrebbero voler mantenere l'opzione di stampa i qualche zona dell'edificio, pur rendendone più difficile l'accesso.

 

9. Una serie di tecnologie risolve ogni problema

Una serie di tecnologie offre un'alternativa digitale alla carta per ogni aspetto della vita in ufficio. Ad esempio, i servizi online come eFax e FaxZero possono sostituire i fax tradizionali e Google Docs consente ai colleghi di lavorare contemporaneamente su un documento. Gli strumenti basati su cloud come SurveyMonkey forniscono servizi gratuiti per lo svolgimento di sondaggi e sistemi di trasferimento di file come Dropbox consentono la condivisione di report e fotografie di grandi dimensioni.
Con l'app TurboScan, i dipendenti possono scattare foto di documenti con smartphone, quindi creare PDF e inviarli via email. Questi sono solo alcuni esempi e occorre un'attenta riflessione prima di selezionare gli strumenti digitali. L'utilizzo delle tecnologie digitali può aiutare le aziende a raggiungere i loro obiettivi paperless, ma non saranno sufficienti da soli.
Quando la tecnologia è alleata ad un'attenta pianificazione, tuttavia, tutte le aziende possono partire con fiducia verso un futuro di smaterializzazione.

 

Senza carta

L'assenza di supporti cartacei può intimidire, ma grandi ricompense attendono le aziende disposte ad affrontare la sfida.

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