La mobilità aziendale cresce, ma la stampa rimane essenziale.

La gestione della mobilità aziendale (EMM) sta portando le aziende più vicino all'ufficio senza confini. Ma troppe organizzazioni non dedicano sufficiente attenzione alla creazione di una soluzione di stampa mobile facile da usare che consenta ai dipendenti di stampare i documenti sempre e ovunque. È un processo relativamente semplice una volta che le aziende comprendono appieno il processo. La giusta soluzione di stampa portatile si integra con i sistemi EMM esistenti, risparmiando costi, mantenendo la sicurezza e l'efficienza aziendale. La stampa mobile è una questione importante nel mondo digitale in rapido movimento.

Potrebbe esserci una tendenza per le organizzazioni a muoversi verso il concetto di ufficio senza carta, ma è insolito per loro smettere di stampare del tutto. Nonostante importanti innovazioni come DocuSign, ci sono ancora una miriade di situazioni in cui la stampa è l'opzione preferita. Per ottenere il massimo dalle soluzioni per la mobilità aziendale, le aziende devono assicurarsi che i lavoratori mobili godano degli stessi privilegi dei dipendenti che lavorano in ufficio. In parte ciò vuol dire consentire loro di stampare documenti importanti quando e dove vogliono utilizzando i dispositivi mobili.

Anche quando si è in movimento, una tendenza sempre più diffusa in diversi settori e posizioni lavorative, è che i professionisti debbano essere in grado di stampare. Garantire che possano farlo in modo efficace e sicuro senza complicazioni inutili è un elemento chiave per raggiungere la mobilità aziendale per qualsiasi azienda che desideri ottimizzare il proprio modo di lavorare.

Lavorare in movimento

Una gestione della mobilità aziendale è un pre-requisito per un'organizzazione moderna. La maggior parte degli impiegati svolge oggi una parte significativa del proprio lavoro su dispositivi mobili lontano dai propri uffici. C'è una crescente volontà di lavorare in movimento con qualsiasi dispositivo a portata di mano: smartphone, tablet e altri dispositivi portatili facilitano una risposta rapida alle esigenze dei clienti. In teoria, abbandonare il concetto di confine geografico porta ad una riduzione dei costi e all’aumento della produttività. Dovrebbe anche risultare gradito ai clienti, specialmente in settori come quello bancario, assicurativo e sanitario, dove la velocità del servizio è uno dei maggiori differenziatori.

Ma una strategia di mobilità aziendale non è completa senza una strategia di stampa mobile attentamente considerata. Poter stampare documenti da remoto da qualsiasi dispositivo, aumenta la flessibilità, ma troppe aziende utilizzano metodi primitivi e potenzialmente pericolosi. È prassi comune, ad esempio, fornire a tutti i dispositivi mobili, che si trovano sulla stessa rete dei computer aziendali di un ufficio, la possibilità di stampare senza restrizioni. Ma l’assenza di permessi, analisi e regole per i dispositivi mobili è la ricetta del disastro. Prima di tutto, i dispositivi si uniscono alla stessa rete dei computer che devono elaborare dati aziendali sensibili. In secondo luogo, dare a tutti l'accesso a tutto sui dispositivi mobili provoca così tanta confusione da invadere i reparti IT di richieste.

Gli strumenti di gestione stampa sono essenziali

Ciò che richiedono gli utenti dei dispositivi mobili è l'accesso ai tipi di strumenti di gestione stampa che determinano i privilegi di accesso degli utenti desktop. Per una gestione sicura, il metodo migliore consiste nell'integrare i dispositivi mobili in una soluzione EMM esistente, come MobileIron o XenMobile. Esistono varie tecnologie in grado di eseguire il processo di integrazione, tra cui ThinPrint Mobile Print. Un dispositivo mobile ottiene un profilo che specifica quali stampanti è autorizzato ad utilizzare. Una volta inviati dal dispositivo dell'utente, i lavori di stampa mobile possono essere crittografati e archiviati nel sistema. Il metodo di recupero più conveniente consiste nell'utilizzare un codice QR dal dispositivo mobile, ma anche un badge o un pin servono perfettamente allo scopo.

Per proteggere ulteriormente i dispositivi, è buona norma evitare che i lavori di stampa mobile passino attraverso il cloud pubblico. Utilizzando cloud privati e data center tradizionali, è possibile configurare hardware, archiviazione dati e rete per impedire l’accesso ad ospiti indesiderati. L'utilizzo della soluzione EMM su un tradizionale data center o cloud privato crea il massimo livello di sicurezza.

Là fuori ci sono soluzioni che vi potete permettere 

Queste soluzioni non devono necessariamente essere costose. Non è necessario investire in stampanti abilitate per dispositivi mobili perché la stampa mobile può passare dal parco stampanti esistente. Quando vengono utilizzati i sistemi EMM di un'azienda, non è necessario aggiornare router o reti. Il sistema è configurato per supportare una gamma completa di dispositivi desktop, portatili e mobili. Anche i costi possono essere ridotti, rendendo il sistema sufficientemente semplice da consentire agli utenti di gestire il proprio accesso alla stampante.

La maggior parte degli utenti di dispositivi mobili è piuttosto esperta quando si tratta di comprendere nuove app. La parte rivolta all'utente consiste in un'integrazione nella finestra di dialogo di stampa fornito da iOS o Android con un'app per la connessione a varie stampanti sulla rete. Evitare dispendiose chiamate all'help desk dell’IT dovrebbe essere una priorità per tutte le aziende. Con una soluzione ben progettata, il reparto IT imposta i privilegi di accesso e gli utenti fanno il resto.

Esistono opzioni sicure e intuitive

Le soluzioni di mobilità aziendale aumentano l'efficienza accelerando i tempi di risposta e. a breve, ridurranno anche i costi. I dispositivi mobili sono più accessibili dei computer desktop o laptop, quindi la maggior parte delle organizzazioni è felice che i dipendenti li usino. Gli iPad si sono evoluti e ora è disponibile la tecnologia split-screen, che li rende adatti ad una vasta gamma di lavori. Anche se non saranno mai utilizzati per tutto, la tendenza è chiara. Nel frattempo, la stampa continua ad essere importante per la maggior parte delle organizzazioni, nonostante il passaggio ad uffici senza carta. Nessuno sa cosa succederà tra due decenni ma, per ora, consentire ai dispositivi mobili di stampare in modo facile e sicuro è parte integrante della creazione della migliore soluzione di mobilità aziendale possibile.