Far crescere l’agilità aziendale verso la trasformazione digitale

Molti imprenditori sono paralizzati dalla paura quando contemplano le trasformazioni digitali di cui hanno bisogno. Il pensiero dello tsunami di dati che piovono e crea il caos fa sì che si aggrappino a processi antiquati piuttosto che abbracciare il futuro. Ma non c'è bisogno di avere paura. Le aziende possono assumere il controllo nell'era digitale se sviluppano una chiara strategia aziendale che consenta al personale di lavorare in movimento. Ci sono molti strumenti tecnici che possono aiutare, ma il fattore più importante è un cambio di mentalità. La maggior parte della resistenza al cambiamento radicata nelle imprese ha radici sociologiche piuttosto che tecnologiche.

Un'efficace strategia di mobilità aziendale richiede un pensiero strategico iniziale. È inutile introdurre iPad per tutti, a meno che non ci sia un solido buonsenso dietro a ciò. Due sono le domande chiave da porre: in che modo la strategia mobile aiuterà gli impiegati a migliorare la loro attività? Come creerà nuove opportunità di business coinvolgendo i clienti? Nel fissare gli obiettivi in risposta a queste domande, le aziende non devono guardare oltre ad un paio d’anni futuri. Nel vecchio mondo pre-mobile, i piani strategici quinquennali erano la norma. Ma il nome del gioco ora è “agilità”, che richiede una reazione rapida ad un mondo mobile in rapido movimento.

Effettuare una trasformazione digitale per sfruttare i vantaggi della mobilità aziendale può essere un compito arduo, ma può essere più semplice di quanto molti si aspettino. Con una pianificazione e una strategia chiare, qualsiasi azienda può incrementare la mobilità aziendale per espandere la propria azienda nel XXI secolo senza enormi investimenti.

Le tecnologie giuste sono fondamentali

Le aziende devono considerare quali tecnologie miglioreranno le prestazioni, rendendo la vita più facile ai clienti o migliorando la produttività del personale. Una banca potrebbe decidere, ad esempio, che un'app mobile che consenta ai clienti di incassare assegni da remoto eviterà dispendiosi viaggi e lascerà più tempo ai dipendenti delle filiali. Un assicuratore di auto potrebbe optare per l'introduzione di un'app mobile che consenta agli assicurati di segnalare incidenti sul posto. È importante decidere chi prenderà queste decisioni cruciali sulla mobilità aziendale.

Raramente è una buona idea che siano i dipartimenti IT a prendere queste decisioni perché, essendo isolati, è improbabile che abbiano la visione strategica complessiva necessaria. Una buona opzione è quella di istituire un Centro Aziendale di Eccellenza per la Mobilità (Enterprise Mobility Centre of Excellence) posto tra il reparto IT e l’impresa. Avrebbe rappresentanti provenienti da tutte le aree dell'organizzazione, incluse risorse umane, ufficio marketing e legale. Il vantaggio sarebbe quello di evitare la natura frammentata di molte decisioni aziendali in materia di mobilità. Idealmente, dovrebbe avere una visione olistica della mobilità e impostare policy nell'interesse di tutti.

È la scelta giusta rivolgersi ad un’app nativa?

Una delle decisioni chiave per il Centro di Eccellenza per la Mobilità è se sviluppare un'app nativa o un sito mobile. Ogni soluzione ha i suoi pro e contro. I siti web mobili sono facili da costruire e non richiedono download, il che significa che appaiono a visitatori occasionali, ma sono meno attraenti per gli utenti normali e si oscurano ogni volta che la copertura internet è scarsa. Le app native tendono ad essere preferite dai clienti abituali e sono disponibili offline, ma devono essere installate e collegate a dispositivi specifici. Se un'azienda sceglie di costruire un'app nativa, deve aggiornarla regolarmente con innovazioni e nuove funzionalità. Nel mondo mobile in rapida evoluzione, i clienti non si aspettano niente di meno. In definitiva, se costruire un sito mobile o un'app nativa, è una decisione che deve prendere ogni singola azienda. Solitamente, la strada da percorrere è qualunque soluzione che crei più agilità.

Per la maggior parte delle aziende è positivo consentire alle API (Application Programming Interface) di fornire agli utenti mobili l'accesso ai database back-end attraverso le loro applicazioni mobili front-end. Le API sono finestre nelle applicazioni, il che significa che possono dare grande potenza in mano ai clienti. Ma le aziende devono fare attenzione. Ciò che rende le API così preziose è ciò che le rende un rischio per la sicurezza. Gli hacker possono usarle per entrare nei server. Non è sufficiente attenersi ai metodi di sicurezza convenzionali. L'intera strategia di sicurezza dovrà essere riconsiderata se un'azienda vuole sfruttare al massimo le API. È essenziale proteggere l'integrazione del back-end e le transazioni tra client e server.

Gestione documentale: da qui inizia il percorso.

Una strategia di mobilità deve essere al centro della trasformazione digitale di un'azienda. Ma installare un sistema di gestione documentale (DMS) che memorizza e recupera documenti cartacei ed elettronici è quasi altrettanto vitale. Gli antiquati processi manuali non hanno più senso nel mondo di oggi. Non solo una soluzione di gestione basata su software riduce la necessità di spazio fisico di archiviazione, ma ridurrà anche il tempo impiegato per il recupero dei documenti.

Uno studio sulla PWC suggerisce che le organizzazioni perdono il 7,5% di tutti i documenti e che i professionisti trascorrono un decimo del loro tempo a leggere le informazioni e fino a metà del loro tempo a cercarle. A seconda della soluzione, un DMS può recuperare i file in pochi secondi utilizzando una frase o una singola parola. Altri vantaggi includono una più facile collaborazione tra colleghi e con altre aziende e l'opportunità di eseguire il backup di documenti cartacei in caso di incendio o altri disastri.

La maggior parte delle aziende è consapevole della necessità di integrare soluzioni digitali. La più recente indagine di settore AIIM mostra che quattro su cinque aziende ritengono che la trasformazione digitale sia importante, o molto importante per loro, e che più della metà crede che subirà gravi interruzioni nei prossimi due anni. Eppure, solo uno su cinque pensa di avere già in atto, o di essere vicino ad ottenere, tutte le giuste strategie. Ogni azienda è ora un'organizzazione tecnologica, indipendentemente dal settore in cui lavora. Una strategia mobile ben definita dovrebbe essere la chiave di volta della trasformazione digitale di un'azienda. L'IT la condurrà verso le giuste decisioni sulla tecnologia e, alla fine, diventerà un’attività più agile.