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La pressione internazionale per ridurre l’uso della carta e i rifiuti di plastica continua a crescere, e le soluzioni sostenibili Kyocera per la gestione delle informazioni rappresentano una scelta responsabile per le aziende. Grazie a tecnologie avanzate come la gestione dei contenuti aziendali (ECM, Enterprise Content Management), le aziende non solo riducono il proprio impatto ambientale, ma ottimizzano la gestione dei dati disorganizzati, semplificano i flussi di lavoro e riducono il consumo energetico.
Il futuro del business risiede nel digitale: le aziende sono invitate a compiere la transizione dalla carta al digitale per mantenere un vantaggio competitivo, migliorare la sicurezza dei dati e, ovviamente, diventare più sostenibili. Formando e supportando il personale durante questa trasformazione, le aziende possono garantire flussi di lavoro ottimizzati.
La soluzione ECM, Kyocera Enterprise Information Manager (KEIM), rappresenta un esempio concreto di digitalizzazione che semplifica i processi aziendali, riduce gli sprechi di carta e migliora la sicurezza. Un sistema ECM gestisce in modo esperto l’intero ciclo di vita di un documento: dalla sua acquisizione, archiviazione e organizzazione, fino all’analisi dei dati per ottenere informazioni utili alle decisioni aziendali.
Le aziende che ancora si affidano a grandi archivi cartacei o a catene di email per la gestione dei flussi di lavoro dovrebbero implementare una piattaforma ECM per ridurre i rischi legati alla perdita o al disordine dei file, l’accesso non autorizzato ai dati e il rischio che i collaboratori lavorino su versioni obsolete dei documenti. I sistemi ECM facilitano la collaborazione sulla versione più aggiornata dei documenti, consentono l’accesso ai file in base a permessi definiti e tracciano le modifiche apportate ai file, indicando chi e quando ha effettuato ogni modifica.
Digitalizzare è il passo logico per le aziende in crescita. Implementare sistemi sostenibili di gestione delle informazioni nei flussi di lavoro aumenta l’efficienza, riduce gli errori umani e abbatte notevolmente l’uso superfluo della carta.
Le soluzioni Kyocera offrono inoltre risparmi economici significativi: stampare, scansionare, inviare fax e archiviare meno documenti non solo consente di risparmiare sull’energia, ma libera anche spazio che può essere utilizzato per altre necessità aziendali o per ridurre i costi di affitto.
Rafforzare la sicurezza dei dati con un sistema ECM protegge i file da attacchi informatici, un aspetto cruciale in un contesto in cui le violazioni dei dati possono essere devastanti. Perdere dati di clienti, dipendenti o finanziari compromette la fiducia del pubblico e comporta spesso ingenti perdite economiche. Un sistema ECM è la scelta intelligente sia per la sostenibilità ambientale sia per quella aziendale.
Uno dei principali ostacoli nella digitalizzazione delle aziende è la resistenza al cambiamento dimostrata dai dipendenti. Le persone sono creature abitudinarie, e adattarsi a nuovi processi e sistemi per l’archiviazione dei documenti può risultare scoraggiante. Per questo motivo, è fondamentale supportare il personale durante la trasformazione digitale.
I dipendenti devono essere formati sull’uso del nuovo software di gestione delle informazioni e forniti di istruzioni e linee guida per adattarsi. Le aziende devono definire una strategia di trasformazione digitale chiara e comunicare in modo trasparente il piano al proprio team. Kyocera supporta le aziende nello sviluppo e nell’implementazione del piano di digitalizzazione senza interrompere i flussi di lavoro.
Che la vostra azienda adotti un sistema ECM completo o una soluzione di gestione delle informazioni basata sul web, il processo di coinvolgimento del personale inizia con una comunicazione aperta e onesta sui vantaggi del sistema. I dipendenti saranno più propensi ad accettare la digitalizzazione quando comprenderanno i benefici di processi più snelli, una maggiore sicurezza e una riduzione dell’uso della carta. Sia i dipendenti che i clienti avranno maggiore fiducia nel brand se viene sottolineato l’impegno dell’azienda verso decisioni aziendali sostenibili.
Kyocera offre una gamma di servizi per aiutare le aziende a progredire nella trasformazione digitale. Dalle piattaforme basate su cloud alle soluzioni web, fino a sistemi ECM completi per aziende che richiedono la massima protezione dei dati e ottimizzazione dei flussi di lavoro. Questi sistemi di gestione delle informazioni garantiscono anche efficienza energetica e una significativa riduzione degli sprechi di carta.
Le soluzioni sostenibili Kyocera si ispirano all’eredità dell’azienda di impegno ecologico e innovazione centrata sul cliente. A testimonianza di questo impegno, Kyocera ha collaborato con Economist Impact per realizzare un report sulle competenze green necessarie per un futuro sostenibile in sei città globali.