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Soluzioni sostenibili per la gestione delle informazioni

Le soluzioni sostenibili Kyocera per la gestione delle informazioni includono la cattura intelligente dei dati e l'ECM (Enterprise Content Management).
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La pressione internazionale per ridurre l’uso della carta e i rifiuti di plastica continua a crescere, e le soluzioni sostenibili Kyocera per la gestione delle informazioni rappresentano una scelta responsabile per le aziende. Grazie a tecnologie avanzate come la gestione dei contenuti aziendali (ECM, Enterprise Content Management), le aziende non solo riducono il proprio impatto ambientale, ma ottimizzano la gestione dei dati disorganizzati, semplificano i flussi di lavoro e riducono il consumo energetico.

Il futuro del business risiede nel digitale: le aziende sono invitate a compiere la transizione dalla carta al digitale per mantenere un vantaggio competitivo, migliorare la sicurezza dei dati e, ovviamente, diventare più sostenibili. Formando e supportando il personale durante questa trasformazione, le aziende possono garantire flussi di lavoro ottimizzati.

Kyocera Enterprise Content Management (ECM)

La soluzione ECM, Kyocera Enterprise Information Manager (KEIM), rappresenta un esempio concreto di digitalizzazione che semplifica i processi aziendali, riduce gli sprechi di carta e migliora la sicurezza. Un sistema ECM gestisce in modo esperto l’intero ciclo di vita di un documento: dalla sua acquisizione, archiviazione e organizzazione, fino all’analisi dei dati per ottenere informazioni utili alle decisioni aziendali.

Le aziende che ancora si affidano a grandi archivi cartacei o a catene di email per la gestione dei flussi di lavoro dovrebbero implementare una piattaforma ECM per ridurre i rischi legati alla perdita o al disordine dei file, l’accesso non autorizzato ai dati e il rischio che i collaboratori lavorino su versioni obsolete dei documenti. I sistemi ECM facilitano la collaborazione sulla versione più aggiornata dei documenti, consentono l’accesso ai file in base a permessi definiti e tracciano le modifiche apportate ai file, indicando chi e quando ha effettuato ogni modifica.

Digitalizzare è il passo logico per le aziende in crescita. Implementare sistemi sostenibili di gestione delle informazioni nei flussi di lavoro aumenta l’efficienza, riduce gli errori umani e abbatte notevolmente l’uso superfluo della carta.

Le soluzioni Kyocera offrono inoltre risparmi economici significativi: stampare, scansionare, inviare fax e archiviare meno documenti non solo consente di risparmiare sull’energia, ma libera anche spazio che può essere utilizzato per altre necessità aziendali o per ridurre i costi di affitto.

Rafforzare la sicurezza dei dati con un sistema ECM protegge i file da attacchi informatici, un aspetto cruciale in un contesto in cui le violazioni dei dati possono essere devastanti. Perdere dati di clienti, dipendenti o finanziari compromette la fiducia del pubblico e comporta spesso ingenti perdite economiche. Un sistema ECM è la scelta intelligente sia per la sostenibilità ambientale sia per quella aziendale.

Facilitare il lavoro dei dipendenti

Uno dei principali ostacoli nella digitalizzazione delle aziende è la resistenza al cambiamento dimostrata dai dipendenti. Le persone sono creature abitudinarie, e adattarsi a nuovi processi e sistemi per l’archiviazione dei documenti può risultare scoraggiante. Per questo motivo, è fondamentale supportare il personale durante la trasformazione digitale.

I dipendenti devono essere formati sull’uso del nuovo software di gestione delle informazioni e forniti di istruzioni e linee guida per adattarsi. Le aziende devono definire una strategia di trasformazione digitale chiara e comunicare in modo trasparente il piano al proprio team. Kyocera supporta le aziende nello sviluppo e nell’implementazione del piano di digitalizzazione senza interrompere i flussi di lavoro.

Che la vostra azienda adotti un sistema ECM completo o una soluzione di gestione delle informazioni basata sul web, il processo di coinvolgimento del personale inizia con una comunicazione aperta e onesta sui vantaggi del sistema. I dipendenti saranno più propensi ad accettare la digitalizzazione quando comprenderanno i benefici di processi più snelli, una maggiore sicurezza e una riduzione dell’uso della carta. Sia i dipendenti che i clienti avranno maggiore fiducia nel brand se viene sottolineato l’impegno dell’azienda verso decisioni aziendali sostenibili.

Le soluzioni sostenibili Kyocera per la gestione delle informazioni

Kyocera offre una gamma di servizi per aiutare le aziende a progredire nella trasformazione digitale. Dalle piattaforme basate su cloud alle soluzioni web, fino a sistemi ECM completi per aziende che richiedono la massima protezione dei dati e ottimizzazione dei flussi di lavoro. Questi sistemi di gestione delle informazioni garantiscono anche efficienza energetica e una significativa riduzione degli sprechi di carta.

Le soluzioni sostenibili Kyocera si ispirano all’eredità dell’azienda di impegno ecologico e innovazione centrata sul cliente. A testimonianza di questo impegno, Kyocera ha collaborato con Economist Impact per realizzare un report sulle competenze green necessarie per un futuro sostenibile in sei città globali.

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