Automazione, il futuro

Solo 100 anni fa un computer era oltre i sogni più sfrenati di innovatori e inventori. Ora, è difficile immaginare come la razza umana possa cavarsela senza la tecnologia digitale così fortemente integrata nella nostra vita quotidiana e che si applica anche alle nostre vite lavorative.

Con l'Internet of Things (IoT), l'Intelligenza Artificiale e l'apprendimento automatico che rendono questo legame ancora più forte, l'automazione dei processi sul posto di lavoro è inevitabile. Ciò comporta una maggiore efficienza e produttività nel modo in cui le aziende acquisiscono, archiviano e recuperano documenti, portando a operazioni più redditizie.

Strumenti come Content Services stanno dominando l'arena dell'automazione, fornendo i servizi per prendersi cura delle attività direttamente dall'acquisizione, al ricevimento delle informazioni, fino alla loro consegna nel sistema aziendale integrato o nella casella di posta di un professionista designato.

La chiave per una corretta gestione dei documenti

Per avere successo come azienda moderna, l'integrazione delle nuove tecnologie è essenziale. Oggi più che mai le aziende devono adattarsi ai cambiamenti dell'ambiente professionale e del mercato. Se un'azienda rifiuta di rimanere aggiornata, potrebbe rimanere indietro rispetto alla concorrenza.

Kyocera Document Solutions - La digitalizzazione aziendale europea in Europa Outlook 2019 ha rivelato che nove società su dieci hanno in programma di investire in soluzioni di gestione dei documenti nei prossimi 12 mesi. Qualsiasi impresa che si ritardi oltre tale rischio rischia di perdere la possibilità di essere un early adopter che sta già svanendo.

C'è una buona ragione per cui le aziende dovrebbero considerare di farlo. Strumenti e software innovativi sono progettati per ottimizzare i flussi di lavoro. Ciò consente di risparmiare tempo e denaro, consentendo un'allocazione più efficiente delle risorse e rimuovendo compiti minacciosi e noiosi dai processi aziendali. Invece, professionisti qualificati e qualificati possono dedicare i loro sforzi ad attività più complesse, piuttosto che svolgere attività che potrebbero essere facilmente gestite da una soluzione di gestione dei contenuti.

Definire una strategia di automazione

Mentre oltre un terzo delle aziende ha già reso l'automazione dei flussi di lavoro un obiettivo strategico chiave, un ulteriore 25% ha automatizzato alcune attività ad alta priorità, ma non ha piani futuri chiari per quanto riguarda l'automazione. Senza un piano chiaramente definito, le aziende rischiano di fare i passi sbagliati nella loro transizione di automazione come parte di una più ampia strategia di trasformazione digitale.

Ciò che emerge chiaramente dallo studio di Kyocera è che non esiste un approccio uniforme per eseguire tale transizione. In totale, il 35% delle aziende ha affermato che l'automazione è decisa secondo un approccio semplificato, con la direzione che prende posizione e implementa la decisione nell'intera organizzazione. Tuttavia, quasi il 33% circa ha rivelato che la propria organizzazione prende decisioni sull'automazione su base dipartimentale.

Nessuno dei due approcci è migliore o peggiore dell'altro. Una strategia a livello aziendale garantisce la piena integrazione all'interno di un'azienda, garantendo una collaborazione e un coordinamento più facili. Ogni singolo dipartimento prende la propria decisione selezionando una soluzione più forte per le proprie esigenze specifiche.

Vantaggi per le aziende di tutte le dimensioni

Molte piccole imprese possono sentirsi intimidite quando si tratta di digitalizzazione e automazione, supponendo che sia qualcosa che è solo alla portata di grandi organizzazioni multinazionali. Ciò si riflette nel fatto che i primi ad adottare la tecnologia sono stati principalmente aziende più grandi, in quanto il 72% di quelli con oltre 500 dipendenti ha automatizzato la maggior parte dei loro processi, rispetto al solo 41% per aziende più piccole e liberi professionisti.

Tuttavia, le piccole imprese non dovrebbero rimandare. In effetti, quando le risorse sono limitate e i budget sono limitati, queste organizzazioni hanno più da guadagnare. È solo una questione di tempo prima che queste piccole imprese inizino a recuperare terreno mentre seguono l'esempio dei primi utenti che si stanno già spostando nell'area. È interessante notare la differenza nella considerazione dell'acquisto, in cui il 43% delle piccole aziende afferma di prendere in considerazione un nuovo investimento rispetto al 70% delle aziende più grandi, indicando che molte piccole imprese sono ancora resistenti.

Mentre la rivoluzione digitale del posto di lavoro è ancora in corso e l'automazione potrebbe sembrare una sfida per molte aziende, le organizzazioni di tutte le dimensioni stanno identificando sempre più i vantaggi che l'automazione e l'ottimizzazione del flusso di lavoro possono offrire. Con questo in mente, l'automazione del posto di lavoro sembra essere una tendenza che continuerà a guadagnare ritmo solo negli anni a venire.