Le tre maggiori sfide nell'era digitale

L'era digitale e il modello di business moderno portano a una crescita aziendale esponenziale, ma, nel contempo, ci mettono di fronte ad alcune criticità che devono essere gestite secondo nuovi parametri e risolte.

Sicuramente la tecnologia supporta in tal senso l'approccio digitale all'interno delle aziende, in modo particolare soluzioni documentali e di content management risolvono molti aspetti considerati critici.

Di seguito si riportano alcune sfide identificate in un'analisi europea condotta da Kyocera Document Solutions denominata Business Digitalisation in Europe Outlook 2019.

1. Memorizzazione documenti

Le informazioni rappresentano uno dei patrimoni aziendali più importanti, nonchè la base su cui costruire le strategie ed effettuare delle scelte. Ecco perchè vanno gestite accuratemente e protette secondo la regolamentazione europea General Data Protection Regulation (GDPR).

Questo aspetto determina l'aumento dei costi all'interno delle aziende, le quali non solo devono pensare alla memorizzazione in Cloud oppure su server, bensì devono considerare di avere spazi da dedicare a questa attività all'intenro della loro sede.

Il 28% delle aziende intervistate ha ammesso di non avere spazi fisici per poter provvedere all'archiviazione dei propri documenti; mentre solo  il 17% ha dichiarato di non approcciare la mobilità.  

Questo è un altro aspetto lavorativo che si sta sviluppando sempre più e presuppone una modalità lavorativa da remoto utilizzando anche il proprio device (BYOD: Bring Your Own Device)

In poche parole diventa un must creare efficienza operativa.

2. Trova subito i dati di cui hai bisogno

L'analisi europea conferma che il 16% delle aziende intervistate molte volte si trova a dover gestire direttamente, con una perdita di tempo considerevole, dove archiviare le informazioni, piuttosto che impiegare il proprio tempo per attività "core". Ricercando, poi, il documento nei faldoni di carta piuttosto che in modo digitale e strutturato.

In altri casi, invece, il 28% delle aziende ha ricercato file, scoprendo solo a posteriori che il formato dello stesso non fosse compatibile agli applicativi a loro disposizione, per cui fosse illeggibile.

Questo dimostra che in ogni caso che l'archiviazione e ricerca del dato - sia cartaceo che digitale - deve essere ingegnerizzata. Le aziende che desiderano ridurre i costi e aumentare l'efficienza devono adottare soluzioni di gestione documentale e content management per automatizzare i flussi documentali, rendendo l'archiviazione e la ricerca semplici "click".

3. Vincere la sfida del cambiamento all'interno dell'azienda

Molte volte le persone rappresentano all'interno delle aziende i veri ostacoli al cambiamento guidato dalla tecnologia.

Questo tipo di resistenza va combattuto con un piano di comunicazione e un approccio coinvolgente e guidato nei confronti dei dipendenti.

Ecco che la chiave di lettura del successo nella trasformazione digitale è far comprendere come le nuove tecnologie possano essere di supporto nel raggiungere gli obiettivi aziendali e portino supporto ai singoli dipendenti piuttosto che creare resistenze e svantaggi ai singoli -  speiga Michael Powell, Software Product Expert and Kyocera Document Solutions Europe.

Questo cammino va, quindi, intrapreso con una strategie condivisa all'interno dell'azienda e guidato da un partner tecnologico veramente capace.