KYOCERA Document Solutions
La stampa continua a rappresentare una componente essenziale delle attività quotidiane per molte organizzazioni, supportando la condivisione e l’archiviazione dei documenti.
Tuttavia, non è sempre il primo ambito preso in considerazione quando le aziende cercano di ridurre i costi operativi.
Come altre aree operative, anche gli ambienti di stampa offrono importanti opportunità di ottimizzazione.
Quello che può sembrare un sistema semplice può in realtà includere diverse stampanti da ufficio, dispositivi multifunzione (MFP), flussi di lavoro, materiali di consumo e tecnologie integrate.
Con la crescita di questi ambienti, diventa sempre più fondamentale mantenere una visione chiara e un controllo efficace, per garantire un utilizzo efficiente delle risorse.
La sfida per le organizzazioni moderne non è eliminare completamente la stampa: in molti settori, i documenti devono comunque essere prodotti, condivisi e archiviati.
La vera opportunità sta nell’ottimizzare i processi di stampa: ridurre gli sprechi, aumentare la visibilità e assicurare che stampanti e MFP supportino flussi di lavoro digitali evoluti.
1. Comprendere il costo reale della stampa
Anche se il costo per singola pagina può sembrare contenuto, l’impatto complessivo sulla struttura organizzativa può essere significativo.
Secondo diverse ricerche di settore, la stampa può rappresentare circa l’1–3% del fatturato complessivo di un’azienda.
I costi tendono ad accumularsi a causa di fattori come stampe non necessarie, gestione inefficiente dei consumabili, flussi documentali poco ottimizzati e tecnologie obsolete o sottoutilizzate.
Per questo motivo, migliorare la visibilità sulle attività di stampa è uno dei primi passi per ridurre i costi senza compromettere la qualità dei documenti.
2. Maggiore visibilità sui costi con la stampa in cloud
Molte aziende non hanno una chiara percezione di quanto spendono realmente per la stampa.
Senza dati precisi su utilizzo dei dispositivi, volumi di stampa e consumabili, diventa difficile gestire i costi in modo efficace.
Le soluzioni di stampa in cloud permettono di colmare questo gap, offrendo maggiore trasparenza.
Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS) è una soluzione che consente alle organizzazioni di gestire l’ambiente di stampa direttamente nel cloud.
Grazie a KCPS, i documenti possono essere acquisiti e archiviati nel cloud, eliminando i costi legati a server di stampa dedicati in sede e migliorando al contempo sicurezza e controllo dei costi.
Tra le principali funzionalità:
- Rilascio sicuro delle stampe tramite autenticazione utente
- Quote di stampa per controllare l’utilizzo
- Integrazione con piattaforme cloud di terze parti come Google Drive e OneDrive
- Funzionalità scan-to-cloud per acquisire e condividere documenti più rapidamente
Kyocera Fleet Services (KFS) amplia ulteriormente la visibilità, permettendo il monitoraggio remoto dei dispositivi. In questo modo, le organizzazioni possono individuare inefficienze, comprendere meglio l’origine dei costi e ridurre la necessità di interventi IT in loco.
3. Digitalizzare i documenti con tecnologie d’ufficio cloud-enabled
Uno dei modi più efficaci per ridurre i costi di stampa è digitalizzare i documenti e adottare flussi di lavoro basati sul cloud.
Quando le informazioni vengono acquisite da documenti cartacei tramite MFP e archiviate in repository digitali sicuri, i dipendenti possono accedere e condividere i contenuti senza creare copie fisiche inutili.
La digitalizzazione offre diversi vantaggi:
- Accesso e condivisione dei documenti più semplici tra i team
- Riduzione dei costi di archiviazione e smaltimento fisico
- Processi più rapidi ed efficienti
- Stampa limitata ai documenti realmente necessari
Kyocera supporta le organizzazioni in questo percorso, offrendo stampanti, MFP e tecnologie d’ufficio in grado di acquisire dati dai documenti cartacei, digitalizzarli e organizzarli in modo sicuro.
Ridurre la stampa allo stretto necessario non solo abbassa i costi operativi, ma contribuisce anche alla sostenibilità, diminuendo il consumo di carta, acqua ed energia legato ai processi di stampa.
Gestendo la stampa tramite il cloud, le organizzazioni possono ridurre i costi dell’infrastruttura mantenendo flussi documentali sicuri ed efficienti.
4. Monitorare i consumabili e ridurre gli sprechi inutili
I consumabili, come toner, carta e inchiostro, rappresentano una parte significativa dei costi di stampa.
Tuttavia, quando le organizzazioni iniziano a digitalizzare i flussi di lavoro e a ridurre i volumi di stampa, possono continuare involontariamente a ordinare consumabili basandosi su modelli di utilizzo obsoleti.
Un monitoraggio più accurato dei consumabili consente alle aziende di:
- Evitare ordini eccessivi di toner e carta
- Ridurre gli sprechi derivanti da materiali inutilizzati
- Gestire meglio i budget di stampa
- Ottimizzare le decisioni di acquisto
Kyocera Device Manager (KDM) aiuta le organizzazioni a monitorare l’intero parco dispositivi da un’unica piattaforma.
Con KDM, le aziende possono controllare i livelli di toner da remoto, monitorare le prestazioni dei dispositivi, generare report sullo stato e sul tempo di attività delle stampanti e gestire l’intera flotta tramite un’unica interfaccia.
Migliorando la supervisione dei dispositivi e dei consumabili, le organizzazioni possono ridurre gli sprechi e allocare i budget di stampa in modo più efficace.
Riduci i costi di stampa transazionale con Kyocera TASKalfa Pro 15000c
La stampa transazionale ad alto volume richiede velocità, affidabilità e controllo dei costi. Kyocera TASKalfa Pro 15000c garantisce tutto questo grazie alla tecnologia inkjet a basso consumo energetico, a un numero ridotto di componenti meccanici e a funzionalità avanzate di gestione dei dati variabili.
Progettata per fatture, estratti conto e altri documenti personalizzati, riduce al minimo la manutenzione, limita i tempi di inattività e abbassa i costi operativi, garantendo al contempo risultati costanti e di alta qualità.
Un approccio intelligente per ridurre i costi di stampa
Ridurre i costi di stampa non significa compromettere la qualità dei documenti.
Con la giusta gestione di stampanti da ufficio, MFP e flussi documentali, le organizzazioni possono aumentare l’efficienza mantenendo risultati di alta qualità.
Digitalizzando i flussi di lavoro, migliorando la visibilità, monitorando i consumabili e utilizzando soluzioni di stampa in cloud come KCPS e KDM, le aziende possono ottenere un controllo maggiore sulla propria infrastruttura di stampa.
Il risultato è un ambiente di stampa più efficiente, sicuro e perfettamente integrato con i moderni flussi di lavoro digitali.
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