Sette funzionalità di stampa indispensabili per un ambiente di lavoro

Molte aziende stanno scoprendo i vantaggi di combinare il lavoro di squadra in presenza (ma rispettoso della distanza sociale) con la flessibilità del lavoro a distanza. Si tratta di un ambiente di lavoro ibrido che consente ai dipendenti di lavorare regolarmente da casa (o dovunque si trovino) o di recarsi in ufficio se necessario. 

A causa dell’aumento del lavoro a distanza e del passaggio a un modello di ufficio ibrido, le aziende stanno valutando la conseguente evoluzione delle loro esigenze di stampa. Mano a mano che l’organizzazione e il nuovo spazio di lavoro ibrido si sviluppano, alcune funzionalità di stampa diventano più rilevanti di altre e vanno considerate attentamente prima di acquistare un nuovo dispositivo. Vediamole:

1. Funzioni di sicurezza di stampa

e preoccupazioni e i dubbi sulla sicurezza della stampa a distanza non sono nuove e restano una priorità anche nel caso degli uffici ibridi. In particolare, preoccupa la sicurezza delle informazioni stampate sui dispositivi di casa. Mano a mano che il lavoro a distanza si diffonde, è fondamentale fornire ai dipendenti gli strumenti per garantire una stampa sicura anche da casa... Cerca funzioni di sicurezza come:

• Autenticazione locale e di rete.
  
• Crittografia dei dati.
  
• Funzione di sovrascrittura.  
  
• Accesso protetto da password.
  

Ma non sono solo i sistemi utilizzati da casa a richiedere particolari funzionalità di sicurezza. Assicurati di proteggere adeguatamente anche il tuo ambiente di stampa in ufficio con funzionalità quali:

• Autenticazione e autorizzazione dell’utente.
  
• Protocolli di comunicazione sicuri.
  
• Protezione dei dati archiviati.
  
• Sovrascrittura dei dati.
  
• Monitoraggio della rete.
  

2. Cloud 

È impossibile ignorare la richiesta di soluzioni scalabili, efficaci ed efficienti che soddisfino le esigenze di un ufficio ibrido e forniscano i livelli di disponibilità di cui ha bisogno la moderna forza lavoro. Le funzionalità cloud sono indispensabili in un posto di lavoro ibrido e permettono ai dipendenti di stampare o eseguire scansioni ovunque si trovino, consentono anche a chi lavora da casa di stampare direttamente sulla stampante dell’ufficio. 

3. Sistema multifunzione  

Con l’aumento del lavoro a distanza, si prevede che l’ingombro degli uffici si ridurrà. Forse uno dei maggiori vantaggi di un sistema multifunzione è il risparmio di spazio che presuppone: stampanti, fotocopiatrici, fax e scanner occupano molto spazio, mentre un sistema multifunzione riunisce le stesse funzionalità in una sola macchina, un aspetto che lo rende ideale per l’ufficio ibrido. 

4. Sistemi per la stampa “mobile”

Le aziende hanno bisogno della libertà di stampare e scansionare documenti tramite dispositivi mobili come tablet e smartphone senza dover fisicamente toccare un dispositivo condiviso. Questa funzione, oltre a essere comoda e a far risparmiare tempo, riduce il rischio di trasmissione di virus grazie alla tecnologia touchless. Funzionalità come la stampa tramite autenticazione con smart card o tramite riconoscimento facciale o vocale aiuteranno l’ufficio ibrido a rimanere un luogo di lavoro sano e sicuro. 

5. Alimentatore automatico di documenti

Allo stesso modo, un dispositivo dotato di alimentatore automatico di documenti (ADF) riduce la necessità di contatto. Un ADF consente di inserire nella macchina una risma di carta che viene quindi alimentata automaticamente attraverso il dispositivo, permettendo all’utente di stampare, acquisire o copiare senza dover posizionare manualmente ogni pagina.   

6. Funzionalità per alti volumi di stampa

Un ambiente di lavoro ibrido si basa sulla produttività e sull’efficienza, quindi è ovvio che una stampante con una funzionalità per alti carichi di lavoro sia una necessità. Inoltre, una stampante con questo tipo di funzionalità permette di evitare contatti non necessari e la successiva sanificazione richiesta. 

7. Bassi costi operativi

Il cartellino del prezzo sulla stampante non è l’unico costo da considerare; il Total Cost of Ownership (TCO) include:

• Hardware fisico (ad es. il dispositivo stesso).
  
• Stampa (ad es. toner e carta).
  
• Costi operativi (ad es. consumo energetico e manutenzione).
  

I bassi costi operativi aiutano a mantenere sotto controllo il budget dell’ufficio ibrido per garantire la massima redditività in questi tempi incerti.