Scegliere la giusta soluzione di Enterprise Content Management (ECM) può essere un vero grattacapo. La chiave è trovarne una che soddisfi le esigenze, le preferenze e il budget della tua azienda. È necessario analizzare attentamente ogni soluzione di ECM e valutare come può semplificare le operazioni, migliorare la sicurezza dei documenti e ridurre i costi.
Ovviamente, una buona soluzione dovrebbe essere in grado di acquisire, elaborare e archiviare automaticamente i documenti cartacei in formato digitale.
Questo serve a ridurre al minimo gli errori umani che possono verificarsi durante l’elaborazione manuale di file e documenti, aumentando la precisione. Inoltre, aiuta a migliorare la produttività perché permette un facile accesso alle informazioni.
In questo articolo, ti forniamo un elenco di step da seguire per scegliere la migliore soluzione di ECM per la tua azienda.
Per prima cosa: cos’è l’ECM?
Le soluzioni di Enterprise Content Management o ECM offrono un modo efficiente di archiviare, gestire e condividere i contenuti aziendali. È un approccio olistico alla gestione delle informazioni e permette ai team di:
- Organizzare tutti i dati in un unico pool di documenti centralizzato e sicuro.
- Migliorare i flussi di lavoro dei contenuti permettendo di configurare e accedere facilmente a tutti i documenti.
- Aumentare la sicurezza dei documenti con livelli di accesso specifici per i dipendenti e mantenendo un registro di chi ha avuto accesso alle informazioni e quando.
Una soluzione di ECM aiuta anche a convertire i documenti cartacei in formato digitale, in modo che possano essere facilmente consultati, gestiti e controllati.
Quindi cosa considerare quando si sceglie una soluzione di ECM?
Se la tua azienda ha deciso di ricorrere a una soluzione per la gestione dei contenuti e la responsabilità di trovare quella giusta ricade sulle tue spalle, ecco le principali domande da porre prima di decidere.
1. La soluzione considerata è in linea con gli obiettivi della tua azienda?
La scelta di una soluzione per la gestione dei contenuti è un importante investimento. Quindi deve essere un sistema che aiuti davvero l’azienda a progredire e a raggiungere i suoi obiettivi generali.
- Quali sono le aspettative dei dirigenti e del resto dell’azienda rispetto alla soluzione di ECM considerata?
- In che modo influirà sui processi e sui flussi di lavoro attuali?
Nell’analizzare una soluzione per la gestione dei contenuti specifica, assicurati che quello che offre in termini di caratteristiche e funzioni apporti un valore aggiunto reale al business.
2. Le soluzioni di gestione dei contenuti sono facili da usare?
Come qualsiasi altro software o piattaforma, per massimizzarne l’uso in tutta l’azienda, la soluzione di ECM deve essere facile da usare e deve operare ai livelli previsti.
- Il sistema di ECM in considerazione è facile da usare?
- Quanto bisogna formare il personale affinché possa utilizzarlo correttamente?
Anche con una formazione minima, il personale dovrebbe essere in grado di migliorare la produttività, e accedere e gestire facilmente i file e i documenti necessari.
3. È facile integrare il nuovo sistema di gestione dei contenuti con sistemi e applicazioni esistenti?
Di solito, la parte più lunga e stressante dell’implementazione di una nuova soluzione è l’integrazione con l’ambiente informatico esistente. Bisogna quindi scegliere una soluzione in grado di integrarsi perfettamente con i sistemi e le applicazioni attualmente in uso.
- Quanta configurazione è necessaria affinché funzioni con i sistemi esistenti?
- Quanto tempo dovrà dedicare il dipartimento IT alla gestione continua dell’integrazione dell’ECM?
In altre parole, il dipartimento IT e quello di sviluppo non dovrebbero spendere troppo tempo e risorse per far funzionare il nuovo sistema ECM all’interno della rete esistente. Una soluzione di ECM che richiede poca o nessuna programmazione è dunque l’ideale, perché fornisce sufficiente compatibilità con un’ampia gamma di sistemi e applicazioni.
4. La nuova soluzione per la gestione dei contenuti è sufficientemente flessibile per eventuali modifiche future?
L’ECM dovrebbe essere in grado di crescere insieme alla tua azienda e alle sue esigenze.
- È sufficientemente flessibile da adattarsi ai crescenti requisiti del flusso di lavoro?
- È scalabile e può gestire l’inserimento di nuovi membri del personale mano a mano che l’attività si espande? È possibile aggiungere più funzionalità e opzioni per supportare le esigenze future?
Rispondendo a queste domande non baserai la tua decisione solo sulle dimensioni e le esigenze attuali dell’azienda e il sistema ECM che sceglierai ti servirà anche per affrontare le sfide future.
5. La soluzione per la gestione dei contenuti è basata su cloud?
L’archiviazione dei dati su cloud può fornire numerosi vantaggi, tra cui una maggiore scalabilità, accessibilità e sicurezza.
- Il sistema ECMè pronto per il cloud?
- Quanto è sicura la soluzione di ECM basata su cloud presa in considerazione?
Scegli un sistema di ECM basato su cloud in modo da accedere e gestire facilmente i documenti all’interno di un cloud privato o pubblico, ma soprattutto sicuro. La parola chiave qui è proprio sicurezza : è infatti necessario rivedere le misure e i protocolli di sicurezza del provider.
6. Il personale può accedere facilmente a file e documenti quando lavora a distanza?
Le persone accedono sempre più frequentemente a documenti e file tramite laptop, smartphone o tablet e il sistema ECM che scegli deve stare al passo.
- Il personale può accedere facilmente alle informazioni dovunque e in qualsiasi momento su diversi dispositivi e piattaforme?
- Il personale può caricare e modificare documenti in movimento?
Questo aspetto è particolarmente importante per le aziende con dipendenti che lavorano a distanza.
7. Il sistema per la gestione dei contenuti è sicuro?
La soluzione di ECM è sicura? La sicurezza è una preoccupazione costante per molte aziende, soprattutto se i dati sono archiviati su cloud.
Il vostro sistema ECM deve essere in grado di:
- Concedere autorizzazioni e livelli di accesso individuali e di gruppo.
- Eseguire regolarmente backup automatici.
- Monitorare l’utilizzo dei documenti.
- Fornire visibilità e controllo totali.
Potrebbe essere anche molto utile chiedere informazioni sulle misure e le procedure disponibili in caso di violazione dei dati.
8. La soluzione di ECM è conforme a tutte le normative vigenti?
La conformità con i requisiti normativi è una preoccupazione costante per qualsiasi azienda. Sfortunatamente, la normativa sui dati digitali sta diventando sempre più complessa.
Per questo è essenziale che la vostra soluzione di ECM sia sufficientemente flessibile da adattarsi a tutti i requisiti di archiviazione e sicurezza.
9. Il fornitore della soluzione di ECM offrirà formazione e supporto specializzati durante e dopo l’implementazione?
È importante considerare l’esperienza, la competenza e la reputazione del fornitore di soluzioni di ECM in modo da poter trovare un vero e proprio partner, e non un semplice fornitore.
- Il vendor o il fornitore è specializzato nelle soluzioni per la gestione di documenti e contenuti?
- Offre una formazione e un supporto continuo?
È necessario considerare attentamente i servizi e il supporto offerti prima, durante e dopo l’implementazione, come per esempio un programma di formazione per il personale a tutti i livelli di abilità tecnica.
