Trasformare i dati in informazioni fruibili è la chiave del successo in un mondo basato sui dati. Ma prima è necessario avere il controllo di tutti i dati: l’Enterprise Content Management (ECM) è la soluzione perfetta.
Con Secondo le previsioni di l'accelerazione della trasformazione digitale, l'aumento del volume e della varietà delle informazioni sta crescendo, ponendo nuove sfide alle aziende. IDC, l'80% dei dati mondiali sarà destrutturato entro il 2025. Tuttavia, nel caso di molte grandi imprese, sono già state raggiunte quantità colossali di dati. E se i dati non strutturati crescono del 55-65% ogni anno, come riportato da Forbes, la loro gestione diventerà sempre più difficile per le organizzazioni di tutte le dimensioni e settori.
Una cattiva gestione dei dati ha il potenziale per avere un impatto negativo sulle organizzazioni, dalle operazioni aziendali al servizio clienti. Inoltre, quando i dati vengono lasciati sparsi in luoghi non sicuri, la sicurezza delle aziende viene messa a rischio e i livelli di produttività precipitano. Per questo è fondamentale che le aziende trovino modi per gestire e analizzare i propri dati per evitare violazioni, ma anche per poter agire su di essi per prendere importanti decisioni strategiche.
Come suggerisce il nome, l’Enterprise Content Management è un potente strumento digitale che può aiutare la tua organizzazione a ottenere il massimo dai suoi dati. Ma prima di scoprire come l’ECM gestisce i dati non strutturati, è necessario capire quali sono questi dati.
Dati non strutturati
Gli analisti di Gartner stimano che l'80% o più dei dati aziendali non sia strutturato. Il modo più semplice per definirli è che non hanno un metodo di
organizzazione stabilito, il che di solito significa che è difficile raccoglierli, archiviarli e organizzarli in database tipici come Microsoft Access o SQL. Poiché i dati non strutturati non possono essere visualizzati in righe, colonne e database relazionali, non possono essere analizzati utilizzando strumenti tradizionali. Per questi motivi richiedono più spazio di archiviazione e sono più difficili da gestire e proteggere.
I dati non strutturati possono essere e-mail, audio, video, post sui social media, file di testo e fogli di calcolo. I documenti salvati in modo casuale in una cartella generale o i documenti scansionati come le informazioni del cliente memorizzate su un desktop, sono solo due forme comuni di dati non strutturati che si possono trovare negli uffici di tutto il mondo.
In che modo ECM può aiutare a gestire i dati non strutturati
Ciò che rende la gestione dei contenuti aziendali essenziale per un utilizzo efficace dei dati non strutturati è la possibilità di accedervi, ricercarli e mantenerli protetti.
Il problema è che di solito sono distribuiti in luoghi diversi come e-mail, unità personali e reti aziendali. Come sostiene Optimal Systems, affidarsi a un vecchio sistema di archiviazione “limita la capacità dell'azienda di innovare. Con gravi conseguenze: a causa del rischio di incompatibilità con altre applicazioni, la modernizzazione dell'intero sistema diventa sempre più lenta".
Molto spesso, i professionisti sono costretti a ricreare documenti non reperibili sulla rete aziendale: questo non comporta solo una perdita di tempo, ma anche lavoro in più per i dipendenti. In breve, il caos dei dati può sopraffare le aziende, senza l’implementazione di un'efficace strategia documentale. Per questo motivo, l’ECM si rivela uno strumento incredibilmente utile, perché aiuta le organizzazioni a raccogliere dati sia strutturati che non strutturati e archiviarli in un repository digitale centralizzato.
Inoltre, i sistemi avanzati di gestione dei contenuti aziendali come Kyocera Enterprise Information Manager (KEIM) rendono il recupero dei documenti ancora più veloce. grazie alle capacità di ricerca simili a Google. Questo software dispone anche di un sofisticato framework di sicurezza che include la crittografia e ruoli di amministratore che controllano chi può accedere a determinati file.
Quando sai esattamente dove si trovano tutti i tuoi dati non strutturati, è molto più facile proteggerli dagli attacchi informatici.
L'ECM semplifica la collaborazione
Con l'aumento del lavoro remoto e ibrido, l'archiviazione
di documenti digitali nel cloud è diventata una scelta strategica per
molte aziende. Un rapporto condotto da McAfee ha rilevato a questo proposito che l'80% dei dipendenti desidera che i propri datori di lavoro rendano disponibili i documenti tramite servizi cloud. Le soluzioni ECM basate sul cloud come Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) (KCIM)
offrono alle aziende una piattaforma conveniente, scalabile e sicura per
l'archiviazione dei propri documenti.
Quando tutti i dati non strutturati vengono gestiti da una soluzione ECM, diventa facile per i dipendenti condividere file e lavorare sugli stessi documenti da qualsiasi luogo. Non importa se lavori da casa sul tuo computer desktop e il tuo collega è in ufficio: entrambi avrete accesso rapido a tutte le informazioni di cui avete bisogno. Non è necessario scambiarsi e-mail, stampare o cercare nello schedario del tuo ufficio: tutti i tuoi dati sono a portata di click. Inoltre, l’ECM ti consente di lavorare su un documento con altri colleghi in tempo reale e ti assicura sempre di lavorare sull'ultima versione.
Risolvi i tuoi problemi con l'ECM
Poiché la maggior parte dei dati generati oggi sono dati non strutturati, è
essenziale che le aziende trovino modi per gestirli. La gestione dei contenuti aziendali ha dimostrato di essere la via più efficace per archiviare, gestire e mantenere i dati al sicuro, aiutando le aziende ad aumentare la produttività e crescere in ambienti competitivi.
