I nostri modi di lavorare sono in continua evoluzione. Un modo in cui la tua organizzazione può rimanere all'avanguardia e mantenere un vantaggio competitivo è digitalizzare i suoi processi aziendali.
In un'era post-COVID-19, la trasformazione digitale è accelerata e ha avuto un impatto su tutte le aziende. Un recente articolo di McKinsey rivela che l'85% delle aziende ha accelerato l'implementazione di soluzioni digitali di conseguenza. Forbes fa un passo avanti, affermando che digitalizzare i processi aziendali non è più una scelta per le aziende che vogliono avere successo, ma una necessità.
I benefici della digitalizzazione sono pronti e aspettano che la tua azienda li sfrutti. Le soluzioni digitali non solo aumentano la produttività sul posto di lavoro e migliorano la sicurezza dei documenti, ma possono anche aiutarti a ridurre i costi di stampa e facilitare il lavoro ibrido.
Per i leader che cercano di snellire le operazioni e garantire che la loro organizzazione rimanga in prima linea nel loro settore, la digitalizzazione è la strada da percorrere.
Cos'è la digitalizzazione?
Sebbene i documenti cartacei rimangano una componente essenziale dei flussi di lavoro tradizionali in ufficio, le soluzioni digitali stanno diventando sempre più importanti. Queste soluzioni incorporano solitamente i documenti cartacei in flussi di lavoro digitali o creano modi per eseguire compiti importanti online anziché tramite file fisici.
Un esempio potrebbe essere una banca che implementa le firme elettroniche. Questo consente ai clienti di completare transazioni semplici tramite il loro desktop o app di mobile banking, evitando la seccatura di trovare il tempo per visitare la filiale locale.
Un altro modo per digitalizzare i processi aziendali sarebbe scansionare i file fisici e archiviare il loro contenuto in un repository centrale. In questo modo, le attività relative a questi file possono essere completate online, invece di passare il file di collega in collega, aumentando la possibilità di confusione e documenti smarriti.
Come aumentare la produttività
Maggiore è la produttività sul posto di lavoro, maggiori saranno i risultati. Sebbene trovare il modo perfetto per aumentare la produttività possa essere difficile, c'è un modo semplice per la tua organizzazione di raggiungere questo obiettivo.
Immagina di avere un team di colleghi che collaborano su un lungo contratto per arrivare alla versione migliore. Con le pagine che vengono passate, i dipendenti che necessitano di file fisici per lavorare sul documento da casa e le copie fatte a caso, è facile che si generi caos nei documenti. Presto ci sarà confusione su quale sia l'ultima versione del documento, e forse delle sezioni potrebbero essere smarrite.
Scansionando il documento cartaceo e integrandolo in un flusso di lavoro digitale condiviso, la collaborazione diventa un gioco da ragazzi. Non ci sarà alcun dubbio su quando il documento è stato modificato e da chi – il software si occuperà di questo per te. Sarà anche facile trovare il documento, senza bisogno di chiedere in giro in quale cassetto si trova il contratto.
Digitalizzare i processi rende quindi non solo più facile la collaborazione, ma aumenta anche la produttività sul posto di lavoro, assicurando che il tempo prezioso venga speso per completare i compiti, piuttosto che cercare file.
Migliorare la sicurezza dei documenti
Uno dei principali vantaggi della digitalizzazione è che puoi rafforzare la sicurezza dei documenti della tua organizzazione e ridurre il rischio di violazioni dei dati. Una violazione dei dati può causare danni devastanti a livello finanziario e reputazionale. Tuttavia, digitalizzare i tuoi processi può migliorare la sicurezza dei documenti e minimizzare questo rischio.
I documenti cartacei lasciati sulle scrivanie dei dipendenti, in vista, forniscono un modo facile per la perdita di informazioni riservate. A meno che un file fisico non sia chiuso in un armadio sicuro, qualsiasi informazione personale che contiene è vulnerabile alla fuga di dati.
Scansionando i tuoi file e archiviandoli in un repository sicuro, qualsiasi informazione sensibile contenuta viene criptata. Inoltre, software di gestione documentale come il Kyocera Smart Information Manager ti dà il potere di gestire chi può accedere a un documento e visualizzare la sua cronologia.
Ridurre i costi di stampa con il software cloud
Per i leader aziendali che cercano un modo per ridurre i costi di stampa, le soluzioni digitali sono la strada giusta. Sebbene la stampa rimanga un mezzo molto apprezzato e affidabile, digitalizzare i processi dove necessario può essere un modo semplice per risparmiare denaro.
Il software cloud offre un nuovo modo di entrare nel regno digitale, restando al contempo sotto controllo dei costi. Una volta che hai integrato i tuoi documenti cartacei in una piattaforma di archiviazione cloud, gli amministratori possono creare quote e politiche di stampa di gruppo per prevenire stampe inutili e ridurre i costi di stampa fin dalla fonte. Kyocera Cloud Print and Scan, ad esempio, combina i vantaggi di digitalizzare i tuoi processi con la tranquillità che il controllo dei costi di qualità crea.
Strumento per il lavoro ibrido
Il lavoro ibrido continua a prosperare: il 59% dei lavoratori in Europa e Nord America opera in ambienti di lavoro ibridi. Tuttavia, come possono i leader aziendali garantire che i lavoratori remoti abbiano la stessa produttività dei colleghi che sono in ufficio?
Digitalizzando i tuoi processi e utilizzando piattaforme di archiviazione cloud, puoi assicurarti che ogni documento possa essere facilmente accessibile dai lavoratori, ovunque si trovino. Se i documenti cartacei sono accessibili tramite il cloud, tutti i lavoratori remoti avranno bisogno solo di una connessione Internet per iniziare a lavorare e collaborare con i loro colleghi. I dipendenti non devono più aspettare di venire in ufficio per lavorare con un collega o stampare un documento che devono rivedere.
Questo è uno dei principali vantaggi della digitalizzazione: indipendentemente da dove i tuoi colleghi chiamano "ufficio", possono continuare a lavorare con la stessa produttività di quando sono sul posto.
Perché la digitalizzazione è importante
La trasformazione digitale è arrivata, e le aziende che non riconoscono il suo potenziale rischiano di rimanere indietro rispetto ai loro concorrenti. Fortunatamente, i leader aziendali possono fare affidamento su una vasta gamma di soluzioni digitali che snelliscono i loro processi e portano innumerevoli vantaggi.
