Ogni azienda genera dati, ma raccoglierli non basta. Servono gli strumenti giusti per garantire che le informazioni raccolte possano essere digitalizzate, condivise e archiviate in modo efficiente. Un'acquisizione dati efficace accelera il processo decisionale, riduce i costi e abbassa i rischi, assicurando che le informazioni preziose siano facilmente accessibili, ricercabili e condivisibili all’interno dell’organizzazione.
La nuova serie di stampanti multifunzione A3 Kyocera TASKalfa MZ7001ci/MZ7001i è stata progettata proprio per questo. Dotata di funzionalità di scansione avanzate e integrazione cloud senza interruzioni, semplifica i flussi di lavoro per l’acquisizione dei dati, riducendo la gestione manuale e aumentando la produttività. Grazie alla funzionalità Scan to Cloud Kyocera Cloud Capture (KCC)*, Kyocera Cloud Information Manager (KCIM)* e Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS)*, le aziende possono ottimizzare la gestione delle informazioni.
1. Elaborazione e recupero dei documenti più rapidi
L’acquisizione tradizionale dei dati è lenta. I dipendenti perdono tempo a scansionare, rinominare e classificare manualmente i file, con un maggiore rischio di smarrire o archiviare male documenti importanti. I dispositivi cloud-ready come la serie TASKalfa MZ7001ci/MZ7001i semplificano questo processo, permettendo agli utenti di scansionare e indirizzare i documenti direttamente in cartelle designate, in cloud o nelle applicazioni aziendali.
Con soluzioni come Kyocera Cloud Capture, entra in gioco l’automazione. La tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) converte i documenti in file ricercabili, rendendo il recupero immediato. I dipendenti non devono più cercare tra cartelle disorganizzate: i dati sono disponibili con un semplice clic, risparmiando tempo e riducendo la frustrazione.
2. Maggiore precisione e meno errori
L’inserimento manuale dei dati da documenti cartacei è soggetto a errori. Anche piccoli sbagli nella gestione di fatture, anagrafiche clienti o documenti normativi possono causare ritardi e perdite economiche. L’acquisizione automatizzata dei dati elimina questi rischi, estraendo, classificando e verificando le informazioni con alta precisione.
La serie TASKalfa MZ7001ci/MZ7001i può essere integrata con Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS), standardizzando i flussi documentali e garantendo coerenza tra i reparti. Che si tratti di acquisire fatture, moduli o contratti, i processi digitali riducono la dipendenza dall’intervento manuale, minimizzando errori e migliorando la conformità normativa.
3. Gestione documentale sicura e conforme
La sicurezza dei dati è una priorità crescente, soprattutto per le informazioni sensibili. I processi su carta aumentano il rischio di smarrimento, mentre l’accesso non autorizzato ai file digitali può causare gravi violazioni. L’acquisizione dati ottimizzata garantisce archiviazione sicura e accesso solo a utenti autorizzati.
Con KCIM, le aziende possono controllare gli accessi, monitorare le attività sui documenti e rispettare normative come il GDPR. L’archiviazione cloud protegge dalla perdita dei dati, mentre la trasmissione criptata protegge le informazioni riservate. Le multifunzioni Kyocera offrono inoltre funzionalità di autenticazione integrate, limitando l’accesso solo agli utenti approvati e prevenendo violazioni costose e dannose.
4. Integrazione fluida con le applicazioni aziendali
Uno dei principali vantaggi dell’acquisizione ottimizzata dei dati è l’integrazione con i sistemi aziendali esistenti. Molte imprese si affidano a sistemi ERP, CRM o gestionali documentali, ma l’inserimento manuale dei dati rallenta i processi.
La serie TASKalfa MZ7001ci/MZ7001i, con funzionalità Scan to Cloud (KCC), si integra facilmente con queste applicazioni, permettendo l’estrazione e il trasferimento automatico dei dati. Che si tratti di registrare fatture in un sistema contabile o aggiornare i dati cliente in un CRM, la digitalizzazione dei flussi riduce le inefficienze e migliora la produttività.
5. Efficienza dei costi e riduzione degli sprechi
I costi di stampa e gestione dei documenti possono crescere rapidamente, soprattutto in aziende che dipendono dalla carta. Processi inefficienti generano stampe inutili, maggiori costi di archiviazione e spreco di risorse.
Ottimizzando l’acquisizione dei dati, le aziende possono ridurre drasticamente i costi. I flussi intelligenti riducono la necessità di processi cartacei, tagliando le spese di stampa e minimizzando gli sprechi. L’archiviazione digitale limita anche l’uso di spazi fisici per i documenti, liberando risorse e abbassando i costi generali.
Inoltre, le multifunzioni cloud-ready aiutano a ottimizzare l’ambiente di stampa. Con funzionalità di tracciamento e autenticazione, le aziende possono monitorare le attività e prevenire gli abusi, ottenendo risparmi concreti e una gestione documentale più sostenibile.
