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Lascia che Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) si occupi delle tue frustrazioni.
Secondo una ricerca di mercato condotta da Time Finance, 1 azienda su 3 considera i pagamenti in ritardo come una delle principali minacce alla propria sopravvivenza. Per molte imprese, è davvero una questione di vita o di morte.
Sebbene questo sia un problema diffuso in tutti i settori, i pagamenti in ritardo ricorrenti possono comportare conseguenze ancora più gravi per le PMI, con il 40% che si preoccupa per la gestione della liquidità a causa di ciò. Incapaci di assorbire i costi dei pagamenti mancati o ritardati, le PMI pagano il prezzo più alto, ma ciò non significa che le grandi aziende ne siano esenti. Il mancato rispetto delle scadenze di pagamento può influenzare negativamente le partnership, annullare investimenti futuri, ridurre i livelli di servizio al cliente e provocare ingenti perdite finanziarie.
Perché i tuoi pagamenti sono in ritardo
Gli esperti di Amalto stimano che il 61% dei pagamenti di fatture in ritardo sia dovuto a fatture errate, mentre l'11% dei clienti segnala di non aver mai ricevuto le proprie fatture. Ma alla fine, le scuse per i pagamenti in ritardo si riducono tutte a una sola causa: una gestione inefficiente dei documenti. Molti dipartimenti contabili e amministrativi ricevono ancora documenti come ordini di acquisto, note di consegna o fatture via email, che troppo spesso finiscono nella cartella della posta indesiderata o non vengono inoltrati quando un dipendente chiave è in ferie. Senza contare che la fatturazione manuale e i processi di sollecito sono dispendiosi in termini di tempo e soggetti a errori umani.
D'altro canto, l'era digitale ha presentato alle aziende una nuova serie di sfide uniche che ha reso quasi impossibile affidarsi solo a processi documentali cartacei. Oggi, i lavoratori richiedono accesso immediato ai documenti e alle informazioni da diverse località e dispositivi. Passare i documenti cartacei da una persona all'altra per l'approvazione non solo è incredibilmente inefficiente, ma mette anche i tuoi documenti preziosi a rischio di smarrimento o furto.
Come accelerare i processi di pagamento nella tua azienda
Ora che siamo tutti d'accordo sul fatto che i processi documentali manuali non sono più una scelta praticabile per le aziende moderne, è il momento di cercare una soluzione migliore. Prima di tutto, per poter elaborare i pagamenti in tempo, le aziende devono avere tutti i loro documenti facilmente accessibili in un archivio digitale sicuro. Inoltre, è necessaria l'automazione per velocizzare i processi e ridurre la probabilità di errori. Per ottenere un flusso di lavoro impeccabile grazie a tutte queste funzionalità e altro ancora, la tua azienda ha bisogno di Kyocera Cloud Information Manager (KCIM).
Accedi e trova rapidamente i file
Con un unico punto di riferimento per tutti i documenti aziendali, puoi dimenticare di perdere tempo a cercare tra centinaia di cartelle online memorizzate nella rete aziendale o nei fascicoli dell'ufficio. KCIM offre un modo sicuro e strutturato per archiviare i tuoi documenti nel cloud. Grazie all'architettura cloud, KCIM è pronto in pochi minuti, senza la necessità di configurazioni complicate, permettendo un accesso rapido e sicuro ai tuoi documenti aziendali tramite browser. Ciò significa che puoi accedere ai file tramite il tuo telefono, computer e anche tramite HyPAS, creando così l'ambiente di lavoro ibrido perfetto fin dal primo giorno.
Inoltre, la piattaforma KCIM offre una funzione di "indicizzazione con un clic" che semplifica ulteriormente l'etichettatura dei documenti e l'evidenziazione di parole chiave specifiche. Questa funzione è estremamente utile per i dipendenti amministrativi e contabili, che possono semplicemente cercare le fatture tramite il loro numero univoco o il nome del cliente. In breve, KCIM significa lavorare in modo più intelligente.
Automatizza i tuoi processi documentali
Immagina se tutte le tue email potessero essere inviate a un archivio digitale centrale senza alcun intervento umano. Grazie all'integrazione con Kyocera Capture Manager, è possibile. Per risparmiare tempo ai tuoi dipendenti, Kyocera Capture Manager può essere configurato per monitorare tutte le email inviate a un indirizzo specifico per documenti allegati. Tutti questi documenti possono essere inviati automaticamente a KCIM per l'elaborazione, garantendo che nessun documento venga smarrito o perso nell'organizzazione, riducendo così il rischio di pagamenti in ritardo.
Con una potente combinazione di KCIM e Kyocera Capture Manager, il tuo team amministrativo avrà più tempo per diventare un partner strategico per la direzione, fornendo aggiornamenti finanziari critici che aiutano a guidare le decisioni aziendali e mantenere una buona reputazione con i fornitori. KCIM è qui per dare al tuo team la libertà di concentrarsi su ciò che conta davvero per la tua azienda, consentendo ai tuoi talenti di mettere meglio a frutto le proprie competenze. Inoltre, non sentirai mai più i tuoi fornitori lamentarsi per i pagamenti in ritardo: tutti vincono!