Quando si parla di Managed Document Services (MDS) il riferimento non va solo ad un sistema di stampa, ma alla gestione dell’intero flusso documentale, dall’elaborazione, produzione o acquisizione di un documento fino alla sua archiviazione e condivisione.
Il tutto con il massimo riguardo verso la sicurezza, soprattutto nella fase di trattamento dei dati, e al rispetto per l’ambiente, grazie all’adozione di soluzioni sostenibili.
Una soluzione documentale efficace deve tenere conto di tutte le esigenze delle aziende di oggi, che devono impegnarsi sempre di più per abbattere i costi e per ridurre il più possibile gli sprechi e l’impatto ambientale, senza perdere di vista la qualità né compromettere l’efficienza.
Per questo è fondamentale che un’impresa possa scegliere un partner tecnologico affidabile, in grado di fornire una consulenza personalizzata e una soluzione integrata per la stampa, la gestione e l’archiviazione dei documenti, avvalendosi di metodi efficaci ed ecosostenibili.
Gestione efficiente dei documenti con i MDS
Nelle aziende, fino a non molto tempo fa, i documenti venivano archiviati senza un sistema centralizzato di gestione delle informazioni, con notevoli difficoltà sia per quanto riguardava l’archiviazione, sia per le successive necessità di ricerca, e con un enorme spreco di carta.
I servizi MDS prevedono un’analisi precisa dei flussi di lavoro all’interno di un’azienda e delle modalità di produzione e archiviazione dei documenti, tenendo conto dei costi connessi e delle esigenze di carattere ambientale.
È importante capire che una gestione dei flussi documentali corretta e accurata contribuisce a perfezionare tutto il processo produttivo di un’azienda, con il risultato di un’organizzazione più efficiente e di un ulteriore vantaggio economico.
Come si svolge la consulenza Kyocera basata sui servizi MDS
Per elaborare e proporre un servizio di gestione documentale personalizzato, Kyocera Documente Solutions struttura l’attività in fasi ben precise, al fine di proporre una soluzione su misura, in grado di garantire prestazioni eccellenti a costi contenuti.
Analisi dell’infrastruttura documentale
La prima fase è un’analisi approfondita delle esigenze in fatto di gestione dei documenti, verificando la presenza di stampanti e altre periferiche, di software dedicati e di un eventuale sistema già in essere per l’archiviazione cartacea e digitale. A ciò si aggiunge l’analisi di crescita futura e si stabiliscono dei KPI documentali.
Elaborazione di una soluzione ottimale
All’analisi segue l’elaborazione e proposta di una soluzione studiata appositamente per completare o migliorare tutto il sistema di gestione documentale, ricorrendo a strumenti e software di ultima generazione.
Gestione e implementazione
I servizi MDS comprendono inoltre la gestione del sistema documentale e la verifica periodica delle procedure, della manutenzione, della fornitura automatizzata dei materiali consumabili per stampanti e macchine multifunzione e delle eventuali attività di implementazione.
Ottimizzazione continua
Grazie a una costante attività di monitoraggio e reportistica, il sistema di gestione documentale viene mantenuto sotto controllo e, se necessario, può essere implementato con elementi software o periferiche più performanti o con caratteristiche diverse, se le esigenze aziendali cambiano nel tempo.
In conclusione, i servizi MDS Kyocera consentono la progettazione di un sistema di gestione dei documenti efficace e su misura, che assicura la velocizzazione dei flussi informativi, oltre a ridurre le spese e gli sprechi e a migliorare la qualità operativa e la produttività dell’intero ambiente lavorativo.
