Come scegliere il sistema multifunzione giusto

Stai cercando un sistema multifunzione (MFP) per la tua azienda? Probabilmente hai iniziato con una ricerca online e hai già parlato con alcuni fornitori. Se sei un po’ confuso, è normale! Esistono molti marchi e modelli, tutti con caratteristiche e funzionalità diverse ed è facile confondersi.

Il nocciolo della questione è: come scegliere il sistema multifunzione giusto?

L’acquisto di un sistema multifunzione può essere un investimento importante; quindi ti consigliamo di prenderti il tempo necessario per valutare seriamente le opzioni a tua disposizione. In questo articolo, troverai alcuni utili consigli su come scegliere un multifunzione che soddisfi le esigenze e le preferenze specifiche della tua azienda. Ma andiamo per ordine.

Che cos’è un sistema multifunzione?

Un sistema multifunzione è un dispositivo compatto e di dimensioni ridotte, in grado di stampare, copiare, scansionare e gestire fax. Consente di risparmiare una notevole quantità di spazio in ufficio poiché permette di svolgere varie attività con un solo dispositivo.

I sistemi multifunzione sono popolari tra le aziende attente al budget a causa del loro costo di acquisto basso e costi operativi contenuti. Visto che offrono funzionalità “all in one”, consentono di risparmiare non solo sulle bollette, ma anche sui consumabili. I sistemi multifunzione sono anche facili da configurare e gestire.

Aspetti da considerare quando si sceglie un multifunzione

È importante scegliere il sistema multifunzione che meglio si adatta all’attività, alle esigenze aziendali e che si integri al meglio nell’infrastruttura IT esistente per risparmiare tempo e denaro. Ecco alcune cose da tenere in considerazione:

1. Le esigenze di stampa della tua azienda

Queste sono alcune delle domande che possono aiutarti a valutare le esigenze di stampa della tua azienda:

• Stamperete documenti a colori o in bianco e nero?
  
• Solitamente stampate grandi volumi in azienda?
  
• Che tipo di qualità di stampa vi serve?
  
• Quanti utenti usano la stampante e quali sono i requisiti di connettività nel vostro ufficio?
  

Avere un quadro più chiaro delle vostre esigenze di stampa aiuta a capire più facilmente quali funzionalità deve avere un sistema multifunzione per essere davvero utile.

2. Costi di stampa a lungo termine 

Quando si sceglie un multifunzione, è necessario considerare il Total Cost of Ownership. Questo non include solo il prezzo di acquisto, ma anche i costi a lungo termine associati alla stampante, come i consumabili, i costi di manutenzione e riparazione.

Se hai bisogno di aiuto per calcolare il Total Cost of Ownership (TCO) dei tuoi dispositivi e consigli su come ridurre in modo significativo i costi correnti durante il ciclo di vita delle tue stampanti, non esitare a contattarci. Nella scelta di un sistema multifunzione, ti consigliamo vivamente di non fermarti al prezzo di acquisto iniziale e di ricordare che il TCO di una stampante può duplicare o triplicare l’investimento iniziale.

3. Impatto ambientale

Il sistema multifunzione ecologico? Considera i marchi realmente impegnati nella preservazione ambientale e riduzione di CO² nelle fasi di produzione, distribuzione, manutenzione e fine di vita dei sistemi multifunzione. La velocità e la qualità di stampa sono importanti, ma l’efficienza energetica lo è altrettanto. Un dispositivo efficiente fa bene all’ambiente e, allo stesso tempo, riduce i costi di gestione globali.

Le stampanti Kyocera, ad esempio, adottano la tecnologia proprietaria ECOSYS detta anche “cartridge free” perché necessitano solo del reintegro del toner, in quanto il tamburo a lunga durata consente di stampare fino a 600.000 pagine senza la necessità di sostituzione. Questo si traduce in un minor costo dei consumabili e in una significativa riduzione dei rifiuti.

4. Servizio di assistenza per il tuo sistema multifunzione 

Il produttore fornisce istruzioni scritte e assistenza tecnica per i sistemi multifunzione commercializzati? Assicurati di leggere attentamente questi documenti.

Il servizio di assistenza tecnica include il costo della manutenzione periodica e dell’uso/disponibilità di consumabili, aggiornamenti software/compatibilità? I Managed Document Services Kyocera potrebbero essere la soluzione per garantire il funzionamento ottimale del parco installato, assicurando produttività, corretto utilizzo dei sistemi, efficienza e riduzione degli sprechi e dei costi.

5. Sistemi multifunzione intuitivi e facili da integrare con altre applicazioni e soluzioni software

In un ambiente lavorativo frenetico, la facilità d’uso di un dispositivo è essenziale. Assicurati di scegliere un multifunzione facile da usare. Prenota una demo da un fornitore che ti aiuti a valutare le funzionalità, la velocità e la qualità di stampa.

Inoltre, considera quello che serve alla tua azienda in termini di connettività della stampante come USB, schede di memoria, Bluetooth, integrazione di rete, AirPrint o qualsiasi altro software utilizzato per stampare documenti in ufficio. Quanto ai requisiti di connettività, devi assicurarti che soddisfino le vostre politiche aziendali in fatto di sicurezza dei documenti.

Il sistema multifunzione deve essere facile da usare, semplice da integrare nell’ambiente esistente e garantire la sicurezza dei dati e dei documenti sulla base delle politiche aziendali.

6. Leggi recensioni di utenti e fonti autorevoli prima di acquistare il sistema multifunzione 

Hai controllato le recensioni online? Nel prendere la decisione di acquistare un multifunzione, è una buona idea controllare le recensioni degli utenti e di fonti autorevoli, per ottenere una visione imparziale sul sistema multifunzione che ti interessa.

Ci sono molte cose da considerare per scegliere il giusto multifunzione. Ti consigliamo di iniziare analizzando a fondo le abitudini di stampa della tua azienda e le necessità dei singoli dipartimenti. Ogni impresa è unica e, conoscendo chiaramente quello che serve e l’utilizzo necessario, è molto più semplice trovare la soluzione giusta per la tua azienda.