Viviamo in un'epoca di costante cambiamento, e sfruttare il potenziale del digitale è cruciale per migliorare l'efficienza aziendale. Questo fenomeno, noto come rivoluzione digitale, ha radicalmente modificato sia la vita domestica che quella lavorativa, con computer e software in primo piano.
Kyocera Document Solutions è un chiaro esempio di come un approccio più tecnologico alla gestione degli ambienti lavorativi possa rinnovare e arricchire l'offerta aziendale con sistemi di stampa all'avanguardia e soluzioni per la gestione documentale, progettate per massimizzare il valore delle informazioni.
I principi e i valori di Kyocera la spingono ad operare responsabilmente, influenzando positivamente il cambiamento a vantaggio delle persone e dell'ambiente.
Le soluzioni proposte da Kyocera non si limitano a innovazioni tecnologiche, come i servizi cloud e la gestione digitale dei documenti, ma includono anche soluzioni che supportano le aziende verso una nuova era di agilità ed efficienza, focalizzandosi sulle esigenze applicative e commerciali dei clienti.
Il Ruolo Cruciale dei Managed Document Services nell'Epoca Digitale
Le aziende oggi non cercano solo efficienza nell'ambiente di lavoro, ma si orientano sempre più verso una visione ecologica. Per rispondere a queste esigenze moderne, le aziende devono eliminare gli sprechi e ottimizzare i costi operativi senza sacrificare la qualità del servizio.
I Managed Document Services (MDS) si pongono come un elemento fondamentale per semplificare e ottimizzare l'intero processo documentale, andando oltre la semplice gestione della stampa, che è compito dei Managed Print Services (MPS).
A differenza degli MPS, che si concentrano sull'output, gli MDS adottano un approccio olistico che migliora l'intero ciclo di vita del documento, dalla cattura all'archiviazione, passando per la gestione dei flussi di lavoro, la sicurezza e l'impatto ambientale.
Le Fasi dei Managed Document Services
Il processo degli MDS si sviluppa in fasi strutturate ma flessibili. La prima fase, di analisi e comprensione, individua i punti critici e le aree di miglioramento in sintonia con gli obiettivi futuri del cliente, analizzando dispositivi, flussi di lavoro, documenti, impatti ambientali e costi.
Questa fase culmina con una proposta dettagliata che illustra la situazione attuale e offre soluzioni per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Segue la fase di implementazione, in cui vengono proposti miglioramenti strutturali dei flussi e suggerimenti per l'efficienza dei processi e l'ottimizzazione dei costi, talvolta con il supporto di consulenti finanziari.
La gestione operativa include l'installazione di hardware e software, il monitoraggio delle performance, la formazione del personale, la pianificazione logistica e lo smaltimento. L'ultima fase, l'ottimizzazione, permette di apportare miglioramenti dopo un periodo di prova e valutazione.
I Benefici dei Managed Document Services
I vantaggi dell'implementazione di MDS avanzati sono numerosi:
- Creazione di un ambiente documentale personalizzato.
- Ottimizzazione del tempo e delle risorse.
- Riduzione dei costi complessivi.
- Diminuzione dell'impatto ambientale.
Inoltre, l'offerta di un servizio di consulenza integrato riduce la complessità e il tempo speso nella gestione di vari fornitori, rendendo i Managed Document Services una scelta strategica per le aziende che vogliono modernizzare la propria infrastruttura documentale e affrontare con successo le sfide del mondo digitale.
