E se ti dicessimo che c'è un modo più semplice? Un modo per ottenere le informazioni di cui hai bisogno quando ne hai bisogno. Un modo per far lavorare i tuoi team come una cosa sola.
Kyocera è consapevole delle sfide che le aziende di oggi affrontano nella gestione delle informazioni. La trasformazione digitale sta accelerando, ma i documenti cartacei – contratti, fatture, note di credito e note di consegna – sono ancora una parte importante della gestione quotidiana del business.
Il quando, dove e come le persone lavorano sta cambiando, ma lo stesso vale per le abitudini dei clienti. Questo è il mondo in cui ci troviamo. Cambiamento e discontinuità. Chi rimane fermo viene lasciato indietro. Chi continua a usare gli stessi strumenti in un'era di volumi di dati senza precedenti sta diventando sopraffatto.
Riprendere il controllo sui documenti
Il rapido passaggio al lavoro ibrido ha messo in evidenza gli svantaggi di avere un approccio per le informazioni digitali e un altro per le informazioni fisiche – è insostenibile. Le incoerenze creano inefficienze e l’effetto domino di una lenta disponibilità delle informazioni è spesso percepito da coloro che contano di più: i tuoi clienti.
Real estate agencies, insurance brokers, logistics operators, and notaries are just some examples of entities that must juggle physical and digital informatioAgenzie immobiliari, broker assicurativi, operatori logistici e notai sono solo alcuni esempi di entità che devono gestire informazioni fisiche e digitali. I soliti documenti circolano all'interno delle organizzazioni in formati diversi e i dipendenti vivono le solite frustrazioni. Alcuni sono stampati e archiviati manualmente negli archivi aziendali, altri sono scansionati e salvati nelle cartelle di rete. E se un contratto del 2022 viene accidentalmente salvato in una cartella del 2021? E quando qualcuno che lavora da remoto ha bisogno di una fattura che è archiviata nell'armadio dell'ufficio?
Secondo un rapporto della società di ricerche di marketing Wakefield Research e degli analisti di dati Elastic, il 58% dei 1.000 professionisti d'ufficio negli Stati Uniti intervistati ha identificato la ricerca rapida di file e documenti come uno dei "tre principali problemi". Il lavoro ibrido potrebbe aggravare ulteriormente questo problema. La necessità per le aziende di adottare un approccio standardizzato ai documenti e ai dati non è mai stata così grande: un archivio centrale in grado di salvare tutti i documenti aziendali non è più un'opzione, ma una necessità aziendale.
“La centralizzazione della gestione dei dati, in particolare attraverso l'uso della tecnologia cloud, riduce gli sprechi e abbassa notevolmente i costi migliorando la comunicazione e la collaborazione,” affermano su Forbes. “La standardizzazione e una coesa datasfera rendono più facile catturare, accedere, condividere e analizzare i dati.”
È arrivato il momento di dire addio alle note di consegna smarrite e ai business persi. Kyocera ha la soluzione perfetta per la digitalizzazione.
Kyocera Cloud Information Manager
Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) è una piattaforma cloud che facilita l'archiviazione e la gestione di tutti i documenti in un archivio online sicuro. Accessibile dal browser, KCIM offre una vasta gamma di opzioni di caricamento e archiviazione. La possibilità di caricare documenti tramite mobile, browser e dispositivi Kyocera compatibili rende la piattaforma SaaS di Kyocera lo strumento perfetto per l'era del lavoro ibrido.
Ecco solo alcuni dei vantaggi:
Impostazione semplice: Kyocera Cloud Information Manager si integra facilmente con l'infrastruttura Internet esistente, permettendo di digitalizzare immediatamente senza interruzioni nei flussi di lavoro. Perfetto per il lavoro ibrido, gli utenti hanno accesso immediato ai documenti di cui hanno bisogno da qualsiasi posizione.
Dati strutturati: KCIM funge da punto di riferimento unico per tutti i documenti aziendali. Supportando fino a 12 diversi tipi di documenti, il tuo team saprà sempre dove trovare le informazioni di cui ha bisogno. Inoltre, la funzionalità di ricerca semplice tramite parole chiave predefinite consente di recuperare rapidamente fatture, contratti e note di consegna, garantendo maggiore fluidità tra i dipartimenti.
Processi semplificati: Tutti i documenti digitali vengono inviati al repository centrale senza alcuna intervento umano. L'automazione elimina il lavoro ripetitivo e riduce gli errori umani, liberando il personale per utilizzare meglio le proprie competenze e esperienze.
Tutto incluso: Pianificare il tuo investimento iniziale e i costi futuri non potrebbe essere più facile; l'importo che paghi è legato alla quantità di documenti che desideri caricare nel cloud. Inoltre, tutti i costi infrastrutturali sono inclusi nella tariffa di licenza.
Sicurezza: Creando controlli di accesso specifici, KCIM mantiene i dati aziendali riservati al sicuro, indipendentemente dal luogo in cui lavorano i dipendenti. Maggiore mobilità con sicurezza avanzata.
“La trasformazione digitale è il modo in cui rendiamo un'azienda a prova di futuro,” affermano su Deloitte. “Trasformare i modelli di clienti, business e operativi legacy in una nuova realtà – dove l'agilità è la norma, l'esperienza umana è al centro, la tecnologia e i dati sono i motori, e il valore esponenziale è il risultato.”
Nell'era del lavoro ibrido, è facile che i dipartimenti si sentano più disconnessi che mai. Ognuno per sé. Ma con Kyocera Cloud Information Manager, le aziende possono tornare a lavorare come una cosa sola, godendo di tutti i benefici che questa soluzione eccezionale ha da offrire.
Per maggiori informazioni su come Kyocera Cloud Information Manager può supportare il processo di digitalizzazione della tua azienda, clicca sul link sottostante.
