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Strategie per ottimizzare i flussi di lavoro nel settore pubblico

La nostra guida
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I professionisti del settore pubblico svolgono un ruolo fondamentale nell'offrire servizi essenziali. L'ottimizzazione dei flussi di lavoro garantisce che questi servizi siano erogati in maniera efficiente.

Con l'evoluzione continua del panorama professionale, le strategie di ottimizzazione dei flussi di lavoro nel settore pubblico si stanno adattando. Dove un tempo dominavano i flussi di lavoro cartacei con documenti fisici, ora si stanno diffondendo sempre più i processi senza carta. In contesti come gli ospedali, medici, infermieri e altri operatori sanitari, utilizzano regolarmente tablet e dispositivi digitali. Allo stesso modo, le procedure amministrative all'interno degli enti governativi, che un tempo comportavano grandi quantità di carta, stanno passando all'ambito digitale, con l'uso di firme elettroniche e altri processi online.

Nei servizi pubblici, i flussi di lavoro efficienti hanno un valore inestimabile poiché si occupano di servizi essenziali come la sanità, i trasporti pubblici, l'istruzione e l'ordine pubblico. Solo nel Regno Unito, la produttività del settore pubblico è rimasta del 7,4% al di sotto dei livelli pre-pandemia.

Tuttavia, le pratiche basate su documenti cartacei rimangono una caratteristica quotidiana di molti flussi di lavoro nel settore pubblico. Per ottimizzarli, è fondamentale trovare un equilibrio tra l'eliminazione della carta, dove possibile, e la semplificazione dei processi cartacei indispensabili.

Le organizzazioni del settore pubblico possono raggiungere questo equilibrio investendo in dispositivi di stampa e software di gestione dei contenuti. Adottando strategie moderne di ottimizzazione dei flussi di lavoro attraverso soluzioni collaudate, possono garantire una transizione fluida e senza intoppi tra il mondo fisico e digitale, aumentando al massimo la produttività e la sicurezza.

Cos'è un flusso di lavoro?

Un flusso di lavoro è una chiara sequenza di attività che definisce un processo per il raggiungimento di un obiettivo specifico. Queste attività attraversano diverse fasi, dalla pianificazione all'esecuzione, prima di procedere al passo successivo nella sequenza prestabilita. Se un flusso di lavoro ha successo, l'obiettivo stabilito nella fase di pianificazione del progetto sarà raggiunto prima della scadenza, a condizione che le attività siano state eseguite in modo coerente.

L'implementazione dei flussi di lavoro, all'interno di una strategia di pianificazione del progetto, consente ai professionisti di garantire che i processi vengano eseguiti con la massima efficienza e produttività. Poiché l'ordine delle azioni è definito chiaramente, si riducono le possibilità di fare errori umani e si evita che sfugga l'attenzione nelle aree di attività vitali.

Inoltre, un'organizzazione logica delle fasi e delle responsabilità, promuove una comunicazione chiara, eliminando incertezze sulle scadenze e sul coinvolgimento delle persone in ciascuna fase. Questo aspetto è di particolare importanza in settori come la sanità, dove tempestive decisioni salvavita dipendono da informazioni vitali che non devono andare perse a causa di errori di comunicazione.

Come creare flussi di lavoro produttivi

A prima vista, l'investimento in nuove tecnologie potrebbe sembrare una spesa indesiderata per proprietari e dirigenti aziendali. Tuttavia, coloro che sfruttano appieno il potenziale della tecnologia moderna, saranno i primi a trarre vantaggio da un futuro più prospero. In definitiva, ogni strategia di ottimizzazione dei flussi di lavoro inizia con l'adozione di nuovi strumenti digitali.

Secondo l'indagine Work Reimagined 2022 di Ernst & Young, quasi due terzi dei dipendenti pubblici ritengono necessari cambiamenti nell'evoluzione delle tecnologie e degli strumenti digitali sul loro luogo di lavoro. La soluzione è chiara: se i funzionari del settore pubblico vogliono prepararsi per le sfide aziendali future, devono abbracciare l'evoluzione tecnologica.

Esaminando i dispositivi di stampa attualmente presenti nel parco macchine, è possibile individuare i punti di maggiore utilizzo e le funzioni essenziali per le operazioni quotidiane. Inoltre, aggiornando i dispositivi esistenti e dotando la forza lavoro di strumenti moderni, è possibile eliminare tempi di inattività e ritardi, migliorando così il morale dei dipendenti.

Soluzioni mobile per ottimizzare i flussi di lavoro

Tra le diverse strategie per ottimizzare i flussi di lavoro, l'integrazione di soluzioni mobile offre ai dipendenti la flessibilità di lavorare in movimento e sfruttare i vantaggi delle varie opzioni mobile disponibili sul mercato.

I giorni in cui, i professionisti dovevano spostarsi da un'estremità all'altra dell'edificio per stampare e scannerizzare documenti, sono ormai passati. Oggi è possibile utilizzare soluzioni compatibili con app mobile per gestire documenti fisici in modo agile, evitando spostamenti inutili.

Inoltre, una soluzione di gestione dei contenuti adeguata può semplificare ulteriormente il sistema di gestione documentale. I professionisti possono utilizzare software innovativi per caricare i documenti fisici direttamente nel cloud, indipendentemente dalla loro posizione. Questi strumenti integrano i documenti fisici nei processi digitali e li salvano in archivi centrali facilmente accessibili, riducendo al minimo il tempo precedentemente speso nella ricerca di documenti.

Per quanto riguarda i funzionari pubblici, il possesso di registri aggiornati di lettere e documenti, agevolerà una circolazione più rapida delle informazioni e flussi di lavoro più efficienti, consentendo una maggiore efficienza nella fornitura dei servizi pubblici.

Migliorare la sicurezza dei documenti

La sicurezza dei documenti è un passo fondamentale per ottimizzare la produttività, poiché la forza di un flusso di lavoro è determinata dalla sua componente più debole. Sottovalutare la sicurezza informatica può aumentare il rischio di violazioni e attacchi che possono danneggiare gravemente la reputazione e le finanze di un'organizzazione.

Anche se spesso le stampanti vengono trascurate in termini di sicurezza informatica, questi dispositivi sono essenziali per la protezione dei dati. Quando le informazioni sensibili vengono inviate da un PC, un laptop o da un telefono alla stampante, devono essere crittografate per rimanere private. L'aggiornamento del parco macchine, con dispositivi dotati di crittografia dati e di capacità di distruzione dei documenti non più necessari, elimina le preoccupazioni sulla sicurezza dai flussi di lavoro, migliorando la produttività.

I professionisti possono anche utilizzare software come MyQ, partner Kyocera, che richiede l'autenticazione dell'utente per stampare documenti contenenti dati sensibili, solo quando il proprietario del documento è presente. Questo è particolarmente rilevante per coloro che gestiscono grandi quantità di informazioni sensibili, come nel settore sanitario e delle forze dell'ordine, dove una maggiore sicurezza dei documenti permette di svolgere le attività in modo più fluido, senza la preoccupazione di violazioni dei dati che richiedono tempo e risorse per essere risolte.

Dati in tempo reale per una maggiore visibilità

Nel valutare il successo di un flusso di lavoro, può essere difficile identificare come migliorarlo e individuare i punti critici. La soluzione consiste nell'implementare soluzioni software che forniscono dati in tempo reale, sulle prestazioni e la sicurezza dei dispositivi, offrendo una maggiore visibilità dei problemi.

Riprendendo il controllo sui dispositivi utilizzati in ogni fase del flusso di lavoro, è possibile affrontare potenziali problemi prima che si verifichino.

Ad esempio, soluzioni come Kyocera Fleet Services, possono offrire una visione centralizzata della gamma di dispositivi e un sistema di gestione automatizzata dei rifornimenti, garantendo che i professionisti non rimangano mai senza carta o toner per completare le loro attività.

Strategie di ottimizzazione dei flussi di lavoro nell'era digitale

Per massimizzare la produttività dei flussi di lavoro nell'era digitale, i professionisti del settore pubblico devono concentrarsi su quattro pilastri fondamentali: produttività, mobilità, sicurezza e visibilità. La costruzione di questi pilastri permetterà di eliminare inefficienze e confusioni, garantendo che la priorità sia sempre la fornitura di servizi pubblici di valore. Per acquisire questi elementi chiave e adottare le strategie di ottimizzazione dei flussi di lavoro più efficaci, è fondamentale collaborare con un partner affidabile specializzato nelle soluzioni documentali, con l'esperienza necessaria per adattarsi alle esigenze dell'era digitale. Se siete pronti a fare affidamento su un partner esperto per trasformare i vostri flussi di lavoro, Kyocera è qui per assistervi.

La forza di un flusso di lavoro è determinata dalla sua componente più debole.

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