Ottieni un'organizzazione dei documenti senza sforzi con KCIM

Man mano che le organizzazioni si trovano a gestire volumi di dati sempre crescenti, i metodi obsoleti di archiviazione, conservazione e ricerca delle informazioni possono influire sulla produttività e creare inutili colli di bottiglia. Aiutiamo le aziende a raggiungere un'organizzazione dei documenti senza sforzi con Kyocera Cloud Information Manager (KCIM). Una soluzione intelligente e scalabile progettata per rendere la gestione dei documenti fluida e intuitiva.

KCIM consente alle aziende di digitalizzare e centralizzare i propri documenti, ottimizzando i flussi di lavoro e eliminando il caos dei sistemi cartacei tradizionali. Con interfacce facili da usare e funzionalità potenti, KCIM trasforma il modo in cui le aziende gestiscono le informazioni, permettendo loro di concentrarsi sulle priorità aziendali.

Semplifica la gestione dei documenti

I metodi tradizionali di gestione dei documenti sono principalmente manuali e vulnerabili all'errore umano. Inoltre, cercare tra gli schedari o le cartelle digitali mal organizzate fa perdere tempo e riduce l'efficienza. KCIM semplifica questo processo offrendo un hub centralizzato per tutti i tuoi documenti, accessibile in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.

Digitalizzando i documenti cartacei e utilizzando flussi di lavoro organizzativi, i dipendenti possono trovare i file in pochi secondi anziché in minuti. Ricerche suggeriscono che i dipendenti possono trascorrere fino a 2 ore al giorno a cercare informazioni. Pertanto, la capacità di trovare rapidamente i documenti si traduce in un notevole risparmio di tempo. La piattaforma utilizza metadati e tagging per rendere la ricerca e il recupero dei documenti senza sforzi, aumentando la produttività in tutta l'organizzazione.

Inoltre, KCIM si integra perfettamente con le stampanti multifunzione (MFP) di Kyocera. Questo consente di scansionare i documenti direttamente nella piattaforma cloud e di classificarli facilmente. Che si tratti di contratti, ricevute o cartelle cliniche, tutto è archiviato in modo sicuro e facilmente accessibile, offrendo alle aziende una migliore supervisione delle proprie informazioni.

Migliora la collaborazione tra i team

Con team distribuiti su più sedi, la capacità di collaborare in modo efficace è essenziale. KCIM consente ai team di accedere e condividere documenti in tempo reale, indipendentemente dalla loro posizione. I dipendenti che lavorano da casa possono lavorare sullo stesso file dei colleghi in ufficio senza ritardi o problemi di gestione delle versioni.

Questo è particolarmente vantaggioso per le piccole e medie imprese (PMI), dove l'agilità e la reattività possono essere fondamentali per mantenere un vantaggio competitivo. La funzione di storico delle versioni assicura che ogni modifica venga tracciata, garantendo trasparenza e prevenendo errori dovuti a file obsoleti.

La piattaforma consente anche agli utenti di impostare permessi di accesso per i singoli membri del team, il che significa che le informazioni sensibili sono accessibili solo al personale autorizzato. Questo livello di controllo non solo migliora la collaborazione, ma rafforza anche la sicurezza dei dati, che è fondamentale nell'attuale panorama normativo.

Migliora la sicurezza e la conformità

La sicurezza dei dati è una preoccupazione crescente per le aziende di tutte le dimensioni e settori. Tuttavia, le PMI sono spesso più vulnerabili agli attacchi informatici a causa delle risorse limitate per il personale IT dedicato e le misure di sicurezza. KCIM affronta questa sfida con funzionalità di sicurezza avanzate progettate per proteggere le informazioni sensibili.

I documenti in KCIM sono criptati sia durante la trasmissione che durante l'archiviazione, garantendo che i dati siano protetti da accessi non autorizzati. La piattaforma offre anche tracce di audit, che consentono alle aziende di monitorare chi ha accesso o modificato un documento e quando. Questo livello di trasparenza è fondamentale per mantenere la conformità con regolamenti come il GDPR, che richiedono alle aziende di dimostrare responsabilità nel trattamento dei dati sensibili.

Oltre alle funzionalità di sicurezza, l'infrastruttura basata su cloud KCIM significa che i tuoi documenti sono al sicuro da rischi fisici come incendi, danni da acqua o addirittura furti. Con backup automatici e capacità di recupero in caso di disastro, le aziende possono essere certe che i loro dati critici sono protetti, qualunque cosa accada.

Un passo verso la sostenibilità

Passare al digitale non riguarda solo il miglioramento dell'organizzazione, ma è anche una scelta ambientalmente responsabile. Riducendo la dipendenza dalla carta, le aziende possono ridurre significativamente la loro impronta ambientale e contribuire a un futuro più sostenibile per tutti. Kyocera è impegnata nell'innovazione sostenibile; è una parte centrale di come operiamo come azienda. Per questo motivo, le nostre soluzioni di gestione documentale sono progettate per consentire ad altre aziende di implementare pratiche aziendali sostenibili.

La transizione verso un ufficio senza carta con KCIM è in linea con gli obiettivi più ampi di responsabilità sociale d'impresa, migliorando la reputazione della tua azienda tra i clienti e partner eco-consapevoli.

Raggiungi un'organizzazione dei documenti senza sforzo con KCIM

Kyocera Cloud Information Manager è più di un semplice sistema di gestione documentale: è una via affidabile verso la trasformazione digitale. Implementare un sistema di gestione dei contenuti come KCIM migliora l'efficienza, potenzia la collaborazione e aumenta la produttività complessiva. Semplificando i flussi di lavoro, potenziando la sicurezza e riducendo i costi, KCIM consente alle aziende di concentrarsi su ciò che fanno meglio.

Implementare KCIM è un processo semplice, che consente alle aziende di iniziare a raccogliere i benefici senza indugi. Fai il passaggio oggi stesso e sperimenta la facilità e l'efficienza di Kyocera Cloud Information Manager.