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Nel settore delle risorse umane, l'importanza di una corretta gestione dei documenti non può essere sottolineata abbastanza. Per i datori di lavoro, mantenere registri accurati può semplificare il processo di assunzione, identificare lacune nelle competenze e risparmiare tempo prezioso durante le attività amministrative. Senza dimenticare la responsabilità legale di rispettare la conformità al GDPR e garantire la protezione dei dati. Tuttavia, nell'era digitale, la gestione delle informazioni sta diventando ancora più complessa a causa del volume dei dati e degli strumenti utilizzati.
I giorni in cui i datori di lavoro dovevano conservare i registri dei dipendenti in armadi sono ormai lontani. Ma ciò non significa che tutto sia stato semplice nel mondo digitale. Anche con le migliori pratiche in atto, la gestione manuale dei registri è soggetta a errori costosi. Inoltre, può essere estremamente dispendiosa in termini di tempo, specialmente per i dipartimenti HR delle grandi imprese con centinaia di dipendenti.
Gestione digitale dei documenti
Chi continua a resistere alla trasformazione digitale perderà i numerosi vantaggi e opportunità che un DMS può offrire a un dipartimento HR, oltre a mettere a rischio i dati dei propri dipendenti. Chi privilegia il risparmio a breve termine ne pagherà il prezzo a lungo termine.
I risultati di un sondaggio PWC indicano che il cambiamento è già in atto: il 41% dei responsabili HR ha intenzione di concentrarsi sull'adozione di strumenti digitali per favorire la crescita. Questo spiega perché molte organizzazioni si stanno rivolgendo a piattaforme di gestione documentale come Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) per dare struttura e protezione alle informazioni riservate dei dipendenti.
Scegliere il miglior DMS per HR
Sebbene molti software di gestione documentale sul mercato offrano un archivio digitale organizzato per memorizzare i documenti aziendali, non tutte le soluzioni permettono una rapida transizione dal caos dei dati a file perfettamente organizzati. Alcune soluzioni richiedono un grande investimento iniziale, centinaia di passaggi di configurazione e formazione del personale.
Ma cosa succederebbe se potessi usufruire dei vantaggi di un DMS subito con una soluzione pronta all'uso?
Il software di gestione documentale basato su cloud di Kyocera, Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), consente di accelerare la trasformazione digitale. È un software scalabile e facile da usare, una soluzione che si integra perfettamente con l'infrastruttura esistente.
I numerosi vantaggi parlano da soli:
Aumento della produttività: KCIM crea un'archiviazione digitale strutturata dei file dei dipendenti, permettendo ai datori di lavoro di collegare documenti, immagini, corrispondenza via email, valutazioni delle prestazioni e registri dei dipendenti. Con i dati sempre aggiornati e ordinati per data, gli utenti possono facilmente trovare i file necessari da qualsiasi posizione e assicurarsi di lavorare sulle versioni più recenti di documenti specifici. Invece di passare ore su compiti amministrativi noiosi, le risorse umane possono finalmente concentrarsi sull'elemento "umano" delle risorse umane, dedicando tempo a migliorare la fidelizzazione dei dipendenti e il processo di assunzione.
Miglioramento della conformità HR: Archiviando tutti i documenti in modo standardizzato, KCIM garantisce che le responsabilità annuali HR, come la tassazione, la reportistica KPI e il rinnovo delle certificazioni annuali, possano essere elaborate rapidamente. Questo è un grande vantaggio quando si deve rispondere tempestivamente a richieste da parte delle autorità governative, come un audit. Infine, KCIM può semplificare i processi HR archiviando automaticamente o eliminando materiali obsoleti o non conformi.
Maggiore sicurezza:
Nel suo rapporto del 2021, Forrester ha stimato che il volume di azioni normative e legali relative alle violazioni della privacy dei dipendenti sarebbe aumentato del 50% durante l'anno. In un'epoca di attacchi informatici in continua crescita, non è mai stato così importante proteggere proattivamente le informazioni sensibili dei dipendenti. Permettendo ai responsabili HR autorizzati di decidere chi può visualizzare, creare o aggiornare i file dei dipendenti, KCIM consente ai dipartimenti HR di prendere il pieno controllo di chi e come le persone possono accedere alle informazioni.
Facile configurazione e accesso: KCIM può essere implementato in pochi minuti senza requisiti di configurazione complessi. Cresce anche insieme alla tua azienda. Ciò significa un'interruzione minima nell'ambiente di lavoro, cruciale per i dipartimenti HR a ritmo sostenuto. Oltre alla configurazione rapida, KCIM è anche facilmente accessibile tramite un'interfaccia del browser da qualsiasi posizione.
Secondo Forrester, il 30% delle aziende prevede di spendere di più su cloud, sicurezza e rischio, reti e mobilità. Kyocera Cloud Information Manager è una soluzione che affronta più problematiche aziendali contemporaneamente, offrendo ai dipartimenti HR un maggiore ritorno sugli investimenti.
Se la tua azienda ha bisogno di semplificare la gestione dei registri, eliminare rapidamente i compiti amministrativi HR noiosi e accelerare la trasformazione digitale, Kyocera Cloud Information Manager potrebbe fare la differenza tra il successo e il fallimento.
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