Un’archiviazione dei
documenti inaffidabile e il rischio per la sicurezza informatica vanno di pari
passo. Secondo IBM,
da quando il lavoro ibrido ha preso piede, le
violazioni dei dati sono state più costose che mai. La stima del report di
IBM dell'attuale costo medio globale di una violazione dei dati è di ben 4,35
milioni di euro. Per molte piccole e medie imprese, questo esborso ingente
potrebbe significare la chiusura.
Se invece le
organizzazioni riescono a gestire l'impatto finanziario, la perdita di dati è comunque
irreparabile, mentre il danno reputazionale causato avrà conseguenze a lungo
termine sul business.
Principalmente, nelle Risorse umane, il rischio di perdita di dati è elevato a causa della gestione quotidiana di documenti riservati. E con molti dipendenti che ancora memorizzano e gestiscono le informazioni sensibili del personale in centinaia di cartelle sulla loro rete aziendale o nel Windows File Manager, il disastro è in agguato.
Investi in strumenti di sicurezza digitale
La gestione manuale dei documenti lascia ampio spazio all’errore umano, che secondo uno studio di IBM, è la causa principale del 95% delle violazioni della sicurezza informatica. Per non parlare del fatto che la mobilità del professionista moderno rappresenta una grande minaccia per la sicurezza dei file perché i dipendenti si spostano tra i domini o archiviano erroneamente i file nel loro spazio di lavoro personale. Senza un approccio multilivello alla sicurezza, questi file sono facili bersagli per gli hacker.
Non potrebbe essere più evidente. Le Risorse umane devono investire in tecnologie moderne che consentano di conservare i dati dei dipendenti in modo sicuro e facile da gestire, garantendo la tranquillità che meritano.
Dal 1959, Kyocera progetta i suoi prodotti per fornire ai clienti soluzioni di qualità a lungo termine. Il momento attuale richiede soluzioni che consentano il lavoro flessibile e aumentino la produttività, e allo stesso tempo rafforzino la sicurezza.
E i principali attori del settore sono d'accordo. Josh Bersin, analista del settore HR e fondatore di Bersin by Deloitte, afferma: "I reparti HR e IT vogliono qualcosa che aiuti a standardizzare queste applicazioni e a riunirle". E qui entra in gioco
Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), il più recente software di sicurezza che i dirigenti delle risorse umane utilizzano non solo per risolvere i loro problemi, ma anche per prevenirli.
Una piattaforma centralizzata: i professionisti delle risorse umane, ovunque lavorino, devono accedere a migliaia di documenti ogni giorno. Secondo Bersin, alcuni professionisti utilizzano circa 120 strumenti diversi per gestire le loro attività. Con KCIM, i professionisti ne hanno bisogno solo uno per la gestione dei documenti! Il software fornisce una piattaforma centralizzata a cui gli utenti possono accedere per caricare, scaricare e condividere i propri documenti, raggruppando i file in modo sicuro in un unico posto, indipendentemente dal loro formato.
Processi standardizzati: i professionisti delle risorse umane che sfruttano KCIM possono familiarizzare rapidamente con la piattaforma perché possono personalizzare il modo in cui lavorano, e organizzare i documenti in una struttura di cartelle comoda e sicura per la navigazione.
Protezione con password e crittografia: se è vero che Kyocera Cloud Information Manager consente ai professionisti di trovare facilmente i documenti digitali e fisici in mobilità, uno dei suoi punti di forza è la sicurezza. La piattaforma memorizza i documenti in un server crittografato, dove gli utenti possono visualizzare i documenti una volta presentate le credenziali corrette. Ad esempio, gli utenti devono immettere una password per accedere al sistema. In caso contrario, non possono modificare o visualizzare i documenti.
Gestione documentale basata su cloud: grazie all'architettura cloud intelligente di KCIM, la soluzione può essere installata rapidamente, eliminando i costi aggiuntivi dei server. Inoltre, il problema della gestione e dell'archiviazione dei dati dei dipendenti sul file system Windows non protetto dell'organizzazione viene evitato grazie alla possibilità di accedere facilmente a tutti i documenti dal browser.
Massima produttività: con tutti i documenti archiviati in modo standardizzato sotto lo stesso tetto, i team delle risorse umane possono lavorare in modo più intelligente. KCIM ha un approccio di tipo search-and-find alla gestione dei documenti, il che significa che è possibile trovare rapidamente migliaia di file grazie alla barra di ricerca in stile Google. Inoltre vengono eliminati ulteriori processi cartacei utilizzati per archiviare le informazioni dei dipendenti in un archivio tradizionale.
Conformità al GDPR: i professionisti delle risorse umane gestiscono dati sensibili. L'Unione Europea e le autorità di regolamentazione indipendenti stanno costantemente rafforzando le normative GDPR e i professionisti delle risorse umane devono adeguarsi. Questo mette sotto pressione gli operatori che sono tenuti a gestire in sicurezza migliaia di dati. KCIM assume il controllo della gestione delle informazioni. La piattaforma ha un approccio multilivello alla sicurezza, proteggendo i documenti da occhi indiscreti, e consentendo agli utenti di utilizzare sempre le ultime versioni dei file aziendali.
KCIM semplifica l'archiviazione dei documenti sia digitali che fisici. I professionisti possono continuare a godere della loro ritrovata libertà sapendo che i dati dei loro dipendenti sono archiviati in modo sicuro in un archivio digitale centrale.
Fai il grande passo. Non te ne pentirai.
