Per i professionisti il tempo è una risorsa sempre limitata. Reclaim AI concorda su questo tema e sottolinea che "i team devono affrontare carichi di lavoro sempre maggiori, sempre più riunioni, priorità contrastanti e meno tempo per portare a termine tutto, e questo genera uno stress e una pressione senza precedenti sui dipendenti o sui singoli collaboratori". Per le aziende e le organizzazioni che ogni giorno gestiscono enormi volumi di contratti, tutto questo diventa particolarmente rilevante. Molti si destreggiano ancora tra documenti fisici e digitali senza un'infrastruttura definita: un approccio che inevitabilmente genera problemi concreti.
Nonostante gli enormi progressi della tecnologia, i professionisti dedicano ancora diverse ore alla settimana alla ricerca di documenti. Nel frattempo, clienti e colleghi non possono fare altro che aspettare. E non si tratta solo di schedari e pile di carte. La sfida di individuare importanti accordi o contratti di lavoro diventa ancora più pressante quando questi documenti vengono scansionati in una cartella aperta e non si possono fare ricerche con parole chiave specifiche. Spesso, ciò significa che è necessario creare nuovamente un intero documento. Tutto questo potrebbe essere evitato con una semplice soluzione di gestione dei documenti: Kyocera Cloud Information Manager.
Kyocera Cloud Information Manager
In Kyocera, siamo fieri di dotare i nostri clienti di tecnologie progettate per risolvere i loro
problemi. Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) è uno di questi strumenti pensato per aiutare i professionisti che lavorano in movimento e utilizzano documenti in formato digitale e cartaceo. Le sue funzionalità lo rendono perfetto per gli operatori del settore immobiliare, i notai e le compagnie di assicurazione che gestiscono quotidianamente contratti e altri documenti business-critical. È tempo di dire addio alle ore perse nella ricerca di documenti e ai cicli di revisione senza fine!
Trovare i documenti velocemente
Con KCIM, i professionisti possono lavorare in modo più smart, facendo di più con meno. Il
software ha funzionalità di ricerca simili a quelle di Google in modo che gli utenti possano trovare le informazioni di cui hanno bisogno in un istante. Quindi, utilizzando i server, i professionisti possono filtrare la loro ricerca per data, utente, parole chiave pertinenti e altro ancora! KCIM è in grado di analizzare e archiviare fino a 12 diversi tipi di documenti, individuando facilmente parole chiave nelle foto o negli elementi scansionati come i contratti.
Ma i vantaggi non finiscono qui: i documenti acquisiti da KCIM vengono elaborati con la tecnologia OCR e questo consente di ricrearli in formato modificabile. Hai bisogno di apportare una modifica dell'ultimo minuto a quel contratto di vendita? Non c'è problema!
Software intuitivo
In un mondo ideale, le nuove tecnologie dovrebbero essere facili da usare e pronte per essere utilizzate. Questo è il bello di Kyocera Cloud Information Manager! Consente ai professionisti di risolvere tutti i loro problemi di produttività e richiede una formazione minima. KCIM ha una funzione di "indicizzazione con un clic" che semplifica l'etichettatura dei documenti e l'evidenziazione delle parole chiave. Ciò garantisce che tutti i documenti siano facilmente reperibili in futuro. Inoltre, la piattaforma è disponibile tramite un'interfaccia browser da qualsiasi luogo con una connessione Internet e questo permette agli utenti di caricare senza problemi un file in un dominio e di lavorarci su in un altro. Una piattaforma facile da usare diventa quindi disponibile in uno spazio di lavoro personale o in ufficio.
Aumentare la sicurezza dei documenti
Agenti immobiliari, broker assicurativi e notai gestiscono quotidianamente informazioni sensibili. La maggior parte dei contratti viene ancora firmata su carta, ma in seguito vengono solitamente scannerizzati e convertiti in informazioni digitali.
La tecnologia, quindi, non deve essere solo flessibile ma sicura: adeguarsi alle richieste del GDPR non è un'opzione.
Il software crittografato di Kyocera Cloud Information Manager va ben oltre, e per mantenere i dati dei clienti al sicuro è dotato di diversi livelli di protezione. KCIM controlla l'accesso ai documenti: solo gli utenti autenticati possono visualizzare file e cartelle. Inoltre, il controllo del time stamp garantisce ai professionisti di avere sempre a portata
di mano l'ultima versione di un contratto.
KCIM apre un mondo di possibilità per la produttività e allo stesso tempo garantisce che requisiti fondamentali, come l’efficienza del flusso di lavoro e la sicurezza, siano soddisfatti. I professionisti possono avere i documenti di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno, in questo modo possono diventare più produttivi che mai, indipendentemente da dove lavorano.
