Nel settore della logistica e dei trasporti, la gestione dei documenti è la forza trainante di ogni singolo processo. Le aziende di trasporto e di distribuzione devono produrre ogni giorno migliaia di documenti che consentano alle imprese di operare senza intoppi; questi documenti devono quindi essere consegnati al destinatario previsto in modo tempestivo e registrati nei sistemi di tracciabilità dell'organizzazione dall'inizio alla fine. Ad esempio, le bolle di consegna e le fatture devono essere firmate e attentamente esaminate quando lasciano l'ufficio o il magazzino dell'organizzazione e quando vengono restituite. Le ragioni di questo possono variare da registrare la spedizione dell'ordine, controllare gli ordini in attesa di consegna, o per registrare eventuali reclami da parte dei clienti.
Poiché tutti questi processi richiedono grandi quantità di informazioni e il rispetto delle scadenze legali, è spesso difficile per i professionisti della logistica gestire i documenti in modo accurato e rapido. È necessaria una grande concentrazione per completare il lavoro amministrativo o tracciare e coordinare manualmente le spedizioni, creando un ampio spazio per gli errori umani. Per non parlare del tempo perso nella ricerca della documentazione e dell'ulteriore pressione di mantenere sicure le informazioni sensibili. Cosa potrebbe andare storto? Se stiamo parlando del settore dei trasporti, letteralmente tutto; un errore di documento negligente o dati mancanti potrebbe macinare l'intera operazione logistica ad un arresto.
Potrebbe sembrare ovvio, ma investire nella stampante multifunzione giusta può essere un vero punto di svolta per le aziende che lottano con i processi dei documenti logistici. Kyocera è qui per spiegare come.
Archiviazione di documenti cartacei
Conservare informazioni importanti non è solo una comodità, ma un requisito legale per le imprese del settore dei trasporti e della logistica. Ad esempio, i documenti di spedizione quali fatture, moduli di dichiarazione doganale, bolle di consegna e prove di pagamento devono essere conservati per diversi anni. Ad esempio, presso DHL, questo tipo di documentazione deve essere conservato per 7 anni. Non sorprende che l'archiviazione di migliaia di documenti di trasporto cartacei crei elevati costi di manodopera e stoccaggio. Inoltre, vi è un rischio maggiore per la sicurezza dei dati e i documenti fisici sono più vulnerabili, dal collocamento quotidiano ai disastri naturali. La conservazione dei dati digitali è pertanto essenziale.
Mentre all'inizio potrebbe sembrare strano, una moderna stampante multifunzione come la serie TASKalfa 7054ci di Kyocera può aiutarti a digitalizzare i documenti e accelerare il tuo percorso di trasformazione digitale. Questi dispositivi possono essere combinati con soluzioni di gestione delle informazioni come Kyocera Cloud Information Manager o Kyocera Enterprise Information Manager che consentono agli utenti di archiviare i documenti nel cloud o in un repository digitale centrale. Entrambe le soluzioni assicurano che tutte le informazioni siano archiviate in modo sicuro in conformità con le normative legali, fornendo agli utenti la possibilità di annotare e contrassegnare i documenti. Per archiviare documenti cartacei, l'unico compito dell'utente è quello di scansionare il documento; le soluzioni si occupano del resto archiviandolo automaticamente online!
La scarsa gestione dei documenti riduce la produttività
Quando si gestiscono enormi volumi di documenti, lo scenario peggiore per un operatore logistico è la sua stampante che improvvisamente si rompe mentre stampa un documento molto necessario o stampe di scarsa qualità. Ciò crea numerosi problemi come ritardi di spedizione causati da lettere di consegna illeggibili, tempo prezioso sprecato e energia cercando di stampare o scansionare su un dispositivo lento. Quando si tratta di centinaia di documenti digitali e cartacei al giorno, i dipendenti hanno bisogno di un dispositivo affidabile per la scansione e la stampa in ogni momento. Un ritardo del documento nella logistica rallenta le diverse fasi successive del processo.
Tuttavia, quando scegli partner fidati come Kyocera, non sarai mai deluso di nuovo nel momento del bisogno. Come un indovino, la serie TASKalfa 7054ci rileva in anticipo eventuali problemi per ridurre al minimo i tempi di inattività. Inoltre, i dispositivi sono costruiti con componenti altamente durevoli che aiutano a evitare riparazioni frequenti e mantenere i flussi di lavoro indisturbati. La produttività può essere ulteriormente aumentata grazie al processore di documenti rapido opzionale del dispositivo che offre elevate velocità di scansione, mentre il rilevamento del doppio feed riduce gli errori di scansione. Sia che tu debba scansionare e digitalizzare un documento o stampare, Kyocera lo rende facile.
Infine, la serie TASKalfa 7054ci offre una stampa di alta qualità e una funzionalità IA che consente agli utenti di enfatizzare qualsiasi parte scritta a mano dei documenti senza alterare l'originale. Ad esempio, questa funzione di scrittura a mano avanzata consente di eseguire la scansione delle note di consegna ed evidenziare chiaramente le informazioni critiche scritte a mano. Ciò non solo rende facilmente riconoscibili i dati chiave per il conducente, ma anche per tutti i funzionari che devono controllare la documentazione durante il processo di logistica e trasporto.
Semplifica la gestione dei documenti
Se i responsabili della logistica vogliono che i loro processi di trasporto siano rapidi, fluidi e privi di errori, devono tenere sotto controllo i loro documenti. Con l'efficiente e affidabile serie TASKalfa 7054ci, possono fare proprio questo e molto altro ancora. Sei pronto a dire addio a inceppamenti di carta, output di cattiva qualità e stampa lenta? Sai cosa fare.
