Secondo IBM, il costo medio globale di una violazione dei dati è stato di 4,45 milioni di dollari nel 2023, con un aumento del 15% in tre anni e l'urgente necessità per le organizzazioni di implementare le migliori pratiche per una gestione sicura dei documenti.
Se prima la sicurezza dei documenti non era una priorità assoluta per le aziende, il recente e notevole aumento delle minacce alla sicurezza ha spinto molti a dotare la propria organizzazione di tecnologie moderne per migliorare le proprie strategie di sicurezza.
Le aziende di tutto il mondo hanno riconosciuto gli svantaggi di affidarsi a metodi manuali e cartacei per la gestione dei documenti sensibili, a causa della loro inefficienza e dei costi elevati, per non parlare dei rischi per la sicurezza. Ma la transizione alla gestione digitale dei documenti non è priva di sfide, in quanto comporta il rischio di violazioni dei dati, di attacchi informatici e di accessi non autorizzati che devono essere affrontati in modo appropriato.
Tra queste difficoltà aziendali si nasconde la soluzione perfetta: i sistemi di gestione documentale.
Perché puoi aver bisogno di un sistema di gestione documentale?
I sistemi di gestione documentale (DMS) permettono alle aziende di archiviare, gestire e monitorare i documenti in modo digitale, consentendo ai dipendenti di un'impresa di organizzare, condividere e modificare le informazioni senza problemi. Grazie a un’archiviazione centralizzata, al controllo dell'accesso ai documenti, alla gestione delle password e ad altre utili funzionalità, i sistemi di gestione documentale consentono alle aziende di implementare facilmente le migliori pratiche di sicurezza.
Un sistema di gestione dei documenti basato sul cloud come Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) può ridurre significativamente il rischio di violazione dei dati. Se sei preoccupato per la sicurezza dei tuoi documenti, KCIM può offrire alla tua azienda vantaggi significativi che vanno ben oltre la sicurezza.
Ecco come KCIM garantisce una gestione sicura dei documenti:
Archiviazione sicura nel cloud
La gestione di dati e informazioni è un compito impegnativo. Il caos documentale si può facilmente verificare, quando i dipendenti impiegano troppo tempo nella ricerca di informazioni o se l'azienda non dispone di un processo standardizzato per la condivisione di documenti da postazioni remote. Senza un sistema di gestione dei documenti come KCIM, che invia tutte le informazioni a un repository digitale centrale, i documenti vitali possono facilmente perdersi nei flussi di e-mail o nelle unità locali dell'azienda, o essere dimenticati in schedari stracolmi. Se non sai dove sono i documenti, come puoi proteggerli?
Il caos documentale è sinonimo di rischi per la sicurezza. Strumenti all'avanguardia come KCIM semplificano la gestione dei documenti e organizzano le informazioni in modo metodico. Inoltre, il cloud storage è stato progettato da zero per garantire la massima sicurezza dei dati, in modo da mantenere i dati aziendali riservati al sicuro indipendentemente dal luogo in cui lavorano i dipendenti.
Funzionalità di ricerca dei documenti
Archiviare i documenti in modo sicuro è solo il primo passo verso una maggiore sicurezza; è fondamentale anche poter individuare facilmente i documenti essenziali. KCIM consente alle aziende di assumere il controllo dei loro vasti volumi di documenti utilizzando tecniche avanzate per estrarre ed etichettare le parole chiave da ogni documento, rendendo più facile la categorizzazione e l'organizzazione in cartelle pertinenti.
Con KCIM, i dipendenti possono individuare rapidamente documenti specifici, eliminando così le lunghe ricerche manuali e ottenendo la tranquillità che deriva dal sapere esattamente dove si trovano i documenti sensibili.
Controllo delle versioni dei documenti
La gestione sicura dei documenti dipende dalla trasparenza. Hai mai perso tempo a cercare l'ultima versione di un contratto o di un altro documento importante? Come fai a sapere se i dati sensibili sono stati manomessi?
KCIM ti solleva dalla pressione sulla sicurezza dei documenti, consentendoti di seguire la cronologia delle versioni di ogni documento e di monitorare le modifiche apportate dagli utenti. È possibile filtrare le query in base a diverse opzioni, come "Creato il", "Creatore" e "Versione". In caso di modifiche non autorizzate o di potenziali violazioni della sicurezza, il tool ti aiuterà a identificarle rapidamente e a prendere i provvedimenti del caso.
Controllo dell'accesso ai documenti
Infine, KCIM consente di impostare controlli di accesso dettagliati, garantendo che solo il personale autorizzato possa accedere a documenti specifici. Questa funzione può essere attivata con permessi basati sull'utente, che limitano le informazioni sensibili ai membri del team interessati e riducono il rischio di esposizione dei dati. La capacità del sistema di applicare i controlli di accesso rafforza anche gli sforzi di conformità e consente alle aziende di dimostrare la propria aderenza alle normative di settore e alle politiche interne durante gli audit o le indagini.
Implementare un sistema di gestione dei documenti
La tecnologia basata sul cloud, come KCIM, offre una soluzione completa alle sfide della gestione documentale. Combinando sicurezza, efficienza e conformità, questo sistema innovativo consente alle aziende di ottimizzare il flusso di lavoro, aumentare la produttività e salvaguardare le informazioni critiche, favorendo il successo a lungo termine in un panorama aziendale sempre più digitalizzato e competitivo.
Investendo in KCIM, le aziende possono essere sicure che i loro dati sono salvaguardati in ogni momento, riducendo i potenziali rischi legali e di reputazione associati alle violazioni dei dati. Se la tua azienda sta cercando di affrontare le complessità dell'era digitale in modo sicuro, Kyocera Cloud Information Manager è la soluzione che fa per te.
