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La gestione dei contenuti aziendali (ECM) promuove la sostenibilità in ufficio – un fatto che molti leader aziendali potrebbero essere sorpresi e felici di sentire.
Dare vita al concetto di ufficio ecologico è un’impresa ben più difficile di quanto si possa immaginare. Molte organizzazioni proclamano di aver affrontato questa sfida e di aver adottato pratiche aziendali sostenibili, ma può essere difficile distinguere tra chi fa davvero la differenza e chi, invece, è colpevole di greenwashing.
L’impegno di Kyocera per la sostenibilità è legato al nostro spirito innovativo e pionieristico. Per noi, queste due ambizioni dipendono l’una dall’altra. Le nostre innovazioni, come la soluzione ECM, aiutano le organizzazioni a sostenere pratiche aziendali sostenibili riducendo i rifiuti che producono e minimizzando l'inquinamento causato dagli spostamenti e dal trasporto dei documenti.
La gestione dei contenuti aziendali, o ‘ECM’, è un modo per le aziende di digitalizzare i propri processi e trasformare le procedure pesanti di carta in flussi di lavoro digitali ed efficienti.
Una soluzione ECM consente a un’azienda di archiviare i suoi documenti in un repository sicuro e centralizzato. Ciò rende facile per i dipendenti trovare e accedere ai propri file, in quanto spesso basta effettuare una semplice ricerca per parole chiave nei documenti.
Le soluzioni ECM migliorano anche la sicurezza dei dati, poiché opzioni come Kyocera Enterprise Information Manager (KEIM) rispettano il GDPR, assicurando che un’azienda non debba aggiungere la sicurezza dei dati alla sua lista di preoccupazioni.
In breve, la gestione dei contenuti aziendali rende le aziende più efficienti, sicure e flessibili. Un ulteriore vantaggio inaspettato che molti potrebbero non considerare è che l’ECM aiuta anche a migliorare la sostenibilità in ufficio.
È semplice: più flussi di lavoro digitali hai, meno carta stamperai. Di conseguenza, la tua stampante sarà utilizzata meno frequentemente e migliorerai il punteggio di sostenibilità del tuo ufficio.
Fatture, contratti, registrazioni dei dipendenti, ricevute degli ordini: le aziende gestiscono una vasta gamma di documenti cartacei ogni giorno. Se la tua azienda ha utilizzato ECM per digitalizzare questi materiali, non sarà più necessario stampare o copiare versioni aggiuntive per garantire che tutti abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno. Potranno farlo semplicemente accedendo al repository digitale dove sono archiviati i documenti dell'azienda e consultando i file a cui hanno accesso.
Questo non significa che tu debba smettere di stampare – al contrario. Molti professionisti preferiscono ancora stampare i documenti per leggerli e annotarli senza essere disturbati dalla luce blu. Tuttavia, un ECM significa che la stampa diventerà più controllata e deliberata, eliminando le stampe inutili che portano allo spreco di carta e al consumo eccessivo di energia. Questo è uno dei modi per creare un ufficio ecologico che evita la produzione di rifiuti.
Se i dipendenti hanno solo versioni fisiche dei loro documenti sparse sulle scrivanie o ammucchiate in armadi, sono costretti a venire in ufficio ogni volta che hanno bisogno di accedere ai loro file. Tuttavia, se la loro organizzazione ha digitalizzato i suoi processi aziendali con ECM e trasferito i documenti fisici in un repository digitale, i dipendenti possono accedere a questi file da qualsiasi luogo.
Inoltre, il lavoro collaborativo è molto più facile ovunque si trovino i dipendenti, poiché tutti possono accedere ai documenti condivisi necessari e apportare modifiche senza causare il caos delle versioni o sovrascrivere il lavoro degli altri.
Di conseguenza, ci sono molti meno dipendenti che viaggiano ogni giorno verso l'ufficio, il che porta a una riduzione dell'inquinamento atmosferico causato dal trasporto. L’impatto positivo del lavoro ibrido sull’ambiente è più grande di quanto si possa pensare, con Forbes che riporta che questo modello può ridurre le emissioni di carbonio solo nel Regno Unito del 70%.
Questo è solo uno dei modi in cui la tua azienda può abbracciare la sostenibilità in ufficio – ridefinendo il concetto stesso di “ufficio” e dando ai professionisti la possibilità di lavorare ovunque, con la stessa produttività e sinergia che avrebbero in ufficio.
La potenza dell’ECM si estende ancora oltre la sua capacità di ridurre l’uso della carta e favorire il lavoro ibrido. Migliora anche la sostenibilità creando un modo per condividere i file in modo sicuro e ridurre la necessità che terze parti e clienti viaggino verso la tua azienda.
Un esempio di ciò sono le firme elettroniche. Una volta che hai digitalizzato documenti come contratti e moduli per i clienti, puoi sbloccare il potenziale delle firme elettroniche. Con le firme elettroniche, un cliente o una parte interessata non ha più bisogno di recarsi presso la tua azienda per firmare un documento, né tu devi recarti lì o spedire il documento pagandone il relativo servizio di tracciamento.
Basta semplicemente condividere il documento digitale con loro e attendere che ti venga restituito automaticamente una volta che la parte richiesta ha aggiunto la sua firma elettronica. Potrebbe sembrare un passo piccolo, ma alla fine, guidare la sostenibilità in ufficio si riduce al modo in cui ti distingui dalle altre aziende trovando modi unici per ridurre la tua impronta di carbonio.
I benefici dell’ECM coprono una vasta gamma di sfide. Dalla sicurezza dei dati e l’efficienza alla sostenibilità in ufficio, le soluzioni ECM sono lo strumento che ogni azienda desiderosa di affrontare più problemi contemporaneamente necessita.
Con la gestione dei contenuti aziendali, le aziende possono trovare un nuovo modo per adottare pratiche aziendali sostenibili e coltivare un ufficio ecologico. Riducendo la quantità di carta e di energia utilizzata e aiutando a diminuire il numero di auto sulla strada, le soluzioni ECM sono diventate il modo ideale per le aziende di ridurre simultaneamente la loro impronta di carbonio e aumentare la produttività.