Kyocera Cloud Print and Scan: Informativa sulla privacy

KYOCERA Document Solutions Europe BV ("KYOCERA", "noi" o "ci"), con sede a Beechavenue 27, 1119 RA Schiphol-Rijk, Paesi Bassi, ha rilasciato la presente Informativa sulla privacy ("Dichiarazione") per informare l'utente di KYOCERA Cloud Print e Scansione, sul trattamento dei tuoi dati personali quando la tua organizzazione crea un account utente per te e quando scarichi e utilizzi Kyocera Cloud Print and Scan sul tuo dispositivo.

INTRODUZIONE

Kyocera Cloud Print and Scan è una soluzione per ufficio basata sul Web che consente agli amministratori dell'ufficio di configurare e gestire facilmente gli account utente, registrare i multifunzione HyPAS e tenere traccia delle attività di stampa e scansione per le proprie organizzazioni. Inoltre, Kyocera Cloud Print and Scan consente agli utenti finali di stampare e scansionare dal proprio dispositivo terminale, nonché di collegare il proprio account di archiviazione cloud con il proprio account Kyocera Cloud Print and Scan e di stampare o scansionare lavori sulla propria stampante registrata all'interno della propria organizzazione.

In questa Dichiarazione, spiegheremo in dettaglio quanto segue:

I. PER QUALI FINALITA' TRATTIAMO I TUOI DATI PERSONALI?

• Stampa e scansione. Per completare i lavori di stampa e scansione, KYOCERA elabora i metadati (indirizzi IP del dispositivo, numero di serie, nome host, data di creazione del lavoro, nome del lavoro di stampa/scansione, esecuzione del lavoro, numero di pagine, nome file, dimensioni, scheda ID stampa/scansione numero e data di registrazione). Kyocera Cloud Print and Scan memorizza il contenuto dei documenti stampati/scansionati per un periodo massimo di 8 giorni.
  
• Fatturazione. KYOCERA elabora il tipo di licenza, l'ID tenant, la data, l'ora e il numero di dispositivi per fatturare questi servizi ai clienti.
  
• Gestione dell'account utente. KYOCERA ottiene nomi e indirizzi e-mail direttamente da te o indirettamente da un cliente KYOCERA (probabilmente il tuo datore di lavoro o organizzazione) in modo che possiamo configurare e gestire un account utente per te. Tieni presente che forniamo questo servizio in qualità di responsabile del trattamento dei dati in base ai nostri Termini e condizioni sul trattamento dei dati, disponibili all'indirizzo www.kyoceradocumentsolutions.eu.
  
• Manutenzione a distanza. Un tecnico dell'assistenza KYOCERA può accedere ai tuoi dati personali, che vengono elaborati all'interno dell'account dell'amministratore locale per scopi di correzione di bug o risoluzione dei problemi. Tieni presente che forniamo questo servizio in qualità di responsabile del trattamento dei dati in base ai nostri Termini e condizioni sul trattamento dei dati, disponibili all'indirizzo
  www.kyoceradocumentsolutions.eu.
  
• Hosting. KYOCERA utilizza Amazon Web Services, Germania, come provider di archiviazione cloud. Tieni presente che forniamo questo servizio in qualità di responsabile del trattamento dei dati in base ai nostri Termini e condizioni sul trattamento dei dati, disponibili all'indirizzo
  www.kyoceradocumentsolutions.eu.

II. SU QUALE BASE GIURIDICA TRATTIAMO I TUOI DATI PERSONALI?

KYOCERA tratta i dati personali per le finalità sopra menzionate al fine di adempiere ai propri diritti e obblighi contrattuali concordati con i propri clienti, Articolo 6(1)(b) GDPR. Nella misura in cui l'interessato non è parte dell'accordo tra Kyocera e i suoi clienti, Kyocera tratta i dati personali dell'utente in base ai suoi interessi legittimi, l'art. 6(1)(f) GDPR, mentre gli obblighi contrattuali di Kyocera per l'esecuzione dei servizi Kyocera Cloud Print e Scan relativi costituiscono i suoi legittimi interessi.

Abbiamo effettuato un'attenta valutazione dei vostri diritti e libertà fondamentali e dei nostri legittimi interessi commerciali e ne monitoriamo costantemente l'equilibrio. Se invece desideri opporti al trattamento dei tuoi dati personali, ti invitiamo a consultare la sezione "I tuoi diritti" di seguito. Poiché il trattamento dei dati personali è necessario affinché Kyocera possa fornire Kyocera Cloud Print and Scan, si prega di notare che l'opposizione al trattamento rende impossibile l'utilizzo di Kyocera Cloud Print and Scan. Si prega di notare che nei casi in cui Kyocera tratti dati personali come responsabile del trattamento per conto dei propri clienti, i clienti si qualificano come responsabili del trattamento e sono come tali responsabili del trattamento dei dati personali dell'utente.

III. CON CHI CONDIVIDIAMO I TUOI DATI PERSONALI?

Le tue informazioni personali saranno condivise solo con:

• KYOCERA Document Solutions Development America, Inc. (CA, USA) per servizi di manutenzione remota;
  
• KYOCERA Document Solutions, Inc., Giappone per servizi di manutenzione remota;
  
• KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V., Branch Office Germany, per servizi di manutenzione remota
  
• Amazon Web Services, Germania, per la fornitura di servizi cloud;
• Nella misura in cui siamo tenuti per legge, regolamento o ordine del tribunale a divulgare i tuoi dati personali, potremmo dover condividere i tuoi dati personali in conformità con tale legge, regolamento o ordine del tribunale.
  

IV. TRASFERIMENTI INTERNAZIONALI

Laddove trasferiamo (vedi sopra con chi condividiamo i tuoi dati personali) i tuoi dati personali a un fornitore di servizi con sede in un paese che non fornisce un livello adeguato di protezione dal diritto nazionale secondo la Commissione europea, abbiamo assicurato tale livello di protezione adeguato concordando ulteriori adeguate tutele con la società del gruppo o con la terza parte attraverso la conclusione di Standard Contractual Clauses adottate dalla Commissione Europea e misure integrative. Si può trovare un elenco di paesi che hanno assicurato un livello di protezione adeguato secondo la Commissione Europea here. Puoi richiedere una copia delle clausole contrattuali standard inviandoci un'e-mail, motivando la tua richiesta.

In alternativa, potremmo chiederti il ​​tuo esplicito consenso al trasferimento proposto.

V. PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I TUOI DATI PERSONALI?

Ove possibile, abbiamo stabilito periodi di conservazione specifici per la conservazione dei tuoi dati personali. Questi periodi di conservazione specifici sono indicati di seguito, oppure te li comunicheremo prima o prima di iniziare a elaborare i tuoi dati personali.

Laddove non sia possibile per noi utilizzare periodi di conservazione prestabiliti, abbiamo indicato di seguito i criteri che utilizziamo per determinare i periodi di conservazione.

Periodi di conservazione specifici

• Scopo (A) Stampa e scansione. A meno che non siano personalizzati dal cliente Kyocera Cloud Print and Scan, i lavori di stampa e scansione scaduti vengono eliminati automaticamente dopo 8 giorni.
  
• Scopo (B) Fatturazione. Al fine di rispettare i principi contabili generalmente accettati, memorizziamo i rapporti di fatturazione per un anno.
  
• Finalità (C) Gestione dell'account utente. Conserveremo le tue informazioni personali relative al tuo account utente fintanto che hai un account utente attivo con noi. Non vi è alcun obbligo per te da parte nostra di configurare il tuo account. Se non accedi per la prima volta entro 7 giorni dalla creazione dell'account, lo cancelleremo. Su richiesta esplicita della tua/della tua organizzazione cancelliamo il tuo account utente. In tal caso, cancelleremo il tuo account utente entro 30 giorni dalla tua richiesta. I tuoi dati personali potrebbero essere archiviati dopo la cancellazione del tuo account nei nostri sistemi di backup e verranno automaticamente cancellati dopo 35 giorni. Gli account utente inattivi vengono eliminati automaticamente un anno dopo l'ultimo utilizzo
  
• Scopo (D) Manutenzione a distanza. Per i servizi di assistenza e manutenzione a distanza, KYOCERA potrebbe avere accesso ai dati personali. I dati personali trattati per i servizi di manutenzione a distanza saranno cancellati 7 giorni dopo il completamento dei servizi.
  

• La valutazione dei tuoi diritti e libertà fondamentali;
  
• Le finalità del trattamento dei tuoi dati personali. Non conserveremo i tuoi dati personali più a lungo del necessario per gli scopi per cui li abbiamo raccolti.
  
• Eventuali pratiche di settore o codici di condotta rilevanti per la conservazione dei dati personali;
  
• Il livello di rischio e di costo associato alla conservazione dei dati personali (accurati e aggiornati);
  
• Se abbiamo una base legale valida per conservare i tuoi dati personali;
  
• La natura, l'ambito e il contesto del trattamento dei tuoi dati personali e il nostro rapporto con te;
  
• Qualsiasi altra circostanza rilevante che potrebbe essere applicabile.
  

VI.QUALI MISURE TECNICHE ED ORGANIZZATIVE ABBIAMO ADOTTATO

Prendiamo molto sul serio la sicurezza dei tuoi dati personali e prendiamo tutti gli sforzi ragionevoli per proteggere i tuoi dati personali da perdita, uso improprio, furto, accesso non autorizzato, divulgazione o modifica.

VII. I TUOI DIRITTI

Hai determinati diritti legali di cui desideriamo informarti. Il trattamento dei dati personali è necessario per il raggiungimento delle finalità sopra indicate affinché KYOCERA adempia ai propri obblighi contrattuali nei confronti dei propri clienti. Laddove KYOCERA tratti i tuoi dati personali in qualità di Responsabile del trattamento, KYOCERA è obbligata a mettersi in contatto con il Titolare del trattamento prima di realizzare la tua richiesta.

• Accesso. Hai il diritto di essere informato se elaboriamo o meno le tue informazioni personali e alle informazioni correlate su tale trattamento.
  
• Rettifica. Hai il diritto di far rettificare o completare le tue informazioni personali da noi senza indebito ritardo. Se hai creato un account con noi, hai la possibilità di rettificare o completare le tue informazioni personali da solo.
  
• Diritto all'oblio. Hai il diritto che le tue informazioni personali vengano cancellate da noi senza indebito ritardo. Questo diritto è limitato a motivi specifici, ad esempio se hai revocato il tuo consenso o se ti opponi e non sussistono motivi legittimi prevalenti per consentirci di mantenere il trattamento. Se hai un account con noi, hai la possibilità di cancellare tu stesso i tuoi dati personali, nel qual caso tutti i tuoi dati personali vengono eliminati in modo permanente. Al fine di evitare la disattivazione dell'account utente, verranno forniti dettagli di contatto alternativi.
  
• Limitazione del trattamento. Hai il diritto di richiedere che limitiamo il trattamento delle tue informazioni personali sulla base di motivi specifici. Questi sono (1) il tempo per noi di verificare l'accuratezza delle tue informazioni personali su tua richiesta; (2) invece della cancellazione del trattamento illecito, richiedi invece la limitazione dell'uso; (3) hai bisogno di informazioni personali in procedimenti legali; o (4) stiamo verificando se i nostri motivi legittimi prevalgono sulla tua opposizione al trattamento.
  
• Diritto di opposizione. Hai il diritto di opporti in qualsiasi momento al nostro trattamento delle tue informazioni personali se tale trattamento è (1) basato sul nostro legittimo interesse (incluso il fatto che creiamo un tuo profilo in base al tuo consenso); (2) per finalità di marketing diretto; o (3) necessario per l'esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse o per l'esercizio di pubblici poteri a noi conferiti. Cesseremo di elaborare le tue informazioni personali sulla base della tua obiezione, a meno che non dimostriamo motivi legittimi convincenti che prevalgono sui tuoi interessi, diritti e libertà o se abbiamo bisogno delle tue informazioni personali in procedimenti legali.
  
• Portabilità dei dati. Siamo tenuti a informarti del tuo diritto a ricevere le tue informazioni personali da noi in modo che tu possa trasmettere tali informazioni personali a un altro fornitore di servizi.
  
• Ritiro del consenso. Se ci hai fornito le tue informazioni personali sulla base del tuo consenso, hai il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento. Puoi farlo annullando l'iscrizione al servizio a cui ti sei abbonato, se applicabile. Puoi anche farlo inviandoci un'e-mail all'indirizzo e-mail sulla privacy applicabile come indicato di seguito. Quindi rimuoveremo permanentemente le tue informazioni personali dal nostro database.
  
• Presentare un reclamo. Hai il diritto di presentare un reclamo a un'autorità di controllo, in particolare nel paese di residenza, in merito al nostro trattamento delle tue informazioni personali. È possibile trovare un elenco completo delle autorità di vigilanza here.
  

VIII. ESERCIZIO DEI TUOI DIRITTI E CONTATTACI

In KYOCERA abbiamo a disposizione una rete di professionisti della privacy, inclusi i responsabili della protezione dei dati, per assisterti con le tue domande. Se desideri esercitare uno qualsiasi dei tuoi diritti, o hai una domanda su questo documento, ti preghiamo di contattarci via e-mail o inviarci una lettera a:

• KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V.
  
• Attn.: Data Protection Officer
  
• Beechavenue 27, 1119 RA Schiphol-Rijk, The Netherlands
  
• email: privacy@deu.kyocera.com
  

IX. MODIFICHE AL PRESENTE DOCUMENTO

Nel caso in cui modifichiamo questo documento, lo pubblicheremo sul nostro sito Web con una data di pubblicazione modificata e, se applicabile, ti informeremo della modifica del documento tramite il tuo account utente.