Kyocera Cloud Information Manager: Informativa sulla privacy

KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. ("KYOCERA", "noi" o "ci"), con sede in Beechavenue 27, 1119 RA Schiphol-Rijk, Paesi Bassi, ha rilasciato la presente Informativa sulla privacy ("Dichiarazione") per informare l'utente di Kyocera Cloud Information Manager ("KCIM"), sul trattamento dei tuoi dati personali quando la tua organizzazione utilizza KCIM.

INTRODUZIONE

KCIM è un sistema di gestione dei documenti basato su cloud che consente alle organizzazioni di archiviare e recuperare facilmente i documenti dell'organizzazione con l'aiuto dell'indicizzazione e delle capacità di ricerca avanzate di KCIM. Le organizzazioni possono classificare i documenti caricati e assegnare gli attributi appropriati per l'indicizzazione. Le organizzazioni possono quindi cercare e recuperare facilmente questi documenti digitando del testo, che si riferisce a una parte del contenuto del documento o ai metadati del documento.

L'organizzazione che utilizza KCIM si qualifica come titolare del trattamento ai sensi del GDPR e come tale è responsabile del trattamento dei tuoi dati personali. KYOCERA fornisce KCIM come responsabile del trattamento dei dati ed elabora i dati personali secondo i nostri Termini e condizioni sul trattamento dei dati, disponibili all'indirizzo www.kyoceradocumentsolutions.it

In questa Dichiarazione, spiegheremo in dettaglio quanto segue:

1. PER QUALI FINALITA' TRATTIAMO I TUOI DATI PERSONALI?

• Gestione dell'account utente. KYOCERA elabora il nome e il cognome, il nome utente e gli indirizzi e-mail di un utente direttamente da te o indirettamente da un cliente KYOCERA (probabilmente il tuo datore di lavoro o organizzazione) in modo che possiamo configurare e gestire un account utente per te.
  
• Fornitura di KCIM. Per consentire all'utente di utilizzare KCIM come concordato, KYOCERA elabora i metadati relativi ai file come il nome del file, la classificazione del documento, la cronologia di visualizzazione, i file di registro e il contenuto dei rispettivi file.
  
• Manutenzione a distanza. Un tecnico dell'assistenza KYOCERA può accedere ai tuoi dati personali, che vengono elaborati all'interno dell'account dell'amministratore locale per scopi di risoluzione dei bug o risoluzione dei problemi.
  
• Ospitando. KYOCERA utilizza Google Cloud Platform, Belgio, come provider di archiviazione cloud.
  

2. SU QUALE BASE GIURIDICA TRATTIAMO I TUOI DATI PERSONALI?

KYOCERA tratta i dati personali per le finalità sopra menzionate al fine di adempiere ai propri diritti e obblighi contrattuali concordati con i propri clienti, Articolo 6(1)(b) GDPR. Nella misura in cui l'interessato non è parte dell'accordo tra Kyocera e i suoi clienti, Kyocera tratta i dati personali dell'utente in base ai suoi interessi legittimi, l'art. 6(1)(f) GDPR, mentre gli obblighi contrattuali di Kyocera di eseguire servizi relativi a KCIM costituiscono i suoi legittimi interessi.

Abbiamo effettuato un'attenta valutazione dei vostri diritti e libertà fondamentali e dei nostri legittimi interessi commerciali e ne monitoriamo costantemente l'equilibrio. Se invece desideri opporti al trattamento dei tuoi dati personali, ti invitiamo a consultare la sezione "I tuoi diritti" di seguito. Poiché il trattamento dei dati personali è necessario affinché Kyocera fornisca KCIM, si prega di notare che l'opposizione al trattamento rende impossibile l'utilizzo di KCIM. Si prega di notare che nei casi in cui Kyocera tratti dati personali come responsabile del trattamento per conto dei propri clienti, i clienti si qualificano come responsabili del trattamento e sono come tali responsabili del trattamento dei dati personali dell'utente.

3. CON CHI CONDIVIDIAMO I TUOI DATI PERSONALI?

Le tue informazioni personali saranno condivise solo con:

• Google Cloud Japan G.K., per servizi di hosting in Belgio
  
• KYOCERA Document Solutions Development America, Inc. (CA, USA) per servizi di manutenzione remota solo in caso di emergenza;
  
• KYOCERA Document Solutions, Inc., Giappone per servizi di manutenzione remota;
  
• KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V., Branch Office Germany, per servizi di manutenzione remotaNella misura in cui siamo tenuti per legge, regolamento o ordine del tribunale a divulgare i tuoi dati personali, potremmo dover condividere i tuoi dati personali in conformità con tale legge, regolamento o ordine del tribunale.
  

4. TRASFERIMENTI INTERNAZIONALI

Laddove trasferiamo (vedi sopra con chi condividiamo i tuoi dati personali) i tuoi dati personali a un fornitore di servizi con sede in un paese che non fornisce un livello adeguato di protezione dal diritto nazionale secondo la Commissione europea, abbiamo assicurato tale livello di protezione adeguato concordando ulteriori adeguate tutele con la società del gruppo o con la terza parte attraverso la conclusione di Standard Contractual Clauses adottate dalla Commissione Europea e misure integrative. Un elenco dei paesi che hanno assicurato un livello di protezione adeguato secondo la Commissione Europea può essere trovato qui. Puoi richiedere una copia delle clausole contrattuali standard inviandoci un'e-mail, motivando la tua richiesta.

In alternativa, potremmo chiederti il ​​tuo esplicito consenso al trasferimento proposto.

5. PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I TUOI DATI PERSONALI?

Ove possibile, abbiamo stabilito periodi di conservazione specifici per la conservazione dei tuoi dati personali. Questi periodi di conservazione specifici sono indicati di seguito, oppure te li comunicheremo prima o prima di iniziare a elaborare i tuoi dati personali.

Laddove non sia possibile per noi utilizzare periodi di conservazione prestabiliti, abbiamo indicato di seguito i criteri che utilizziamo per determinare i periodi di conservazione.

Periodi di conservazione specifici

Scopo (A) e (B). Conserveremo le tue informazioni personali relative al tuo account utente fintanto che hai un account utente attivo con noi. Se non attivi il tuo account utente entro 7 giorni dalla creazione dell'account, lo cancelleremo. Inoltre, eliminiamo il tuo account utente quando la tua organizzazione smette di utilizzare KCIM. I tuoi dati personali potrebbero essere archiviati dopo la cancellazione del tuo account nel caso in cui la tua organizzazione utilizzi i tuoi dati personali per taggare i documenti.

La tua organizzazione determina per quanto tempo archivia i file caricati nel sistema. Una volta disattivato l'account KCIM di un'organizzazione, tutti i dati vengono eliminati entro 24 ore.

Scopo (C) Manutenzione a distanza. Per i servizi di assistenza e manutenzione a distanza, KYOCERA potrebbe avere accesso ai dati personali. I dati personali trattati per i servizi di manutenzione a distanza saranno cancellati 7 giorni dopo il completamento dei servizi.

Criteri per la determinazione dei periodi di conservazione

In qualsiasi altra circostanza, utilizziamo i seguenti criteri per determinare il periodo di conservazione applicabile:

• La valutazione dei tuoi diritti e libertà fondamentali;
• Le finalità del trattamento dei tuoi dati personali. Non conserveremo i tuoi dati personali più a lungo del necessario per gli scopi per cui li abbiamo raccolti.
• Eventuali pratiche di settore o codici di condotta rilevanti per la conservazione dei dati personali;
• Il livello di rischio e di costo associato alla conservazione dei dati personali (accurati e aggiornati);
• Se abbiamo una base legale valida per conservare i tuoi dati personali;
• La natura, l'ambito e il contesto del trattamento dei tuoi dati personali e il nostro rapporto con te;
• Qualsiasi altra circostanza rilevante che potrebbe essere applicabile.
  

In ogni caso, conserveremo i tuoi dati personali in conformità con i requisiti di legge applicabili ed effettuiamo revisioni periodiche dei dati personali in nostro possesso.

6. QUALI MISURE TECNICHE ED ORGANIZZATIVE ABBIAMO ADOTTATO

Prendiamo molto sul serio la sicurezza dei tuoi dati personali e prendiamo ogni ragionevole sforzo per proteggere i tuoi dati personali da perdita, uso improprio, furto, accesso non autorizzato, divulgazione o modifica. 

Per ulteriori informazioni sulle misure di sicurezza IT, leggere il Whitepaper sulla sicurezza di KCIM

7. I TUOI DIRITTI

Nel caso in cui modifichiamo questo documento, lo pubblicheremo sul nostro sito Web con una data di pubblicazione modificata e, se applicabile, ti informeremo della modifica del documento tramite il tuo account utente.

Hai determinati diritti legali di cui desideriamo informarti. Il trattamento dei dati personali è necessario per il raggiungimento delle finalità sopra indicate affinché KYOCERA adempia ai propri obblighi contrattuali nei confronti dei propri clienti. Laddove KYOCERA tratti i tuoi dati personali in qualità di Responsabile del trattamento, KYOCERA è obbligata a mettersi in contatto con la tua organizzazione prima di realizzare la tua richiesta.

Accesso. Hai il diritto di essere informato se elaboriamo o meno le tue informazioni personali e alle informazioni correlate su tale trattamento.

Rettifica. Hai il diritto di far rettificare o completare le tue informazioni personali da noi senza indebito ritardo. Se hai creato un account con noi, hai la possibilità di rettificare o completare le tue informazioni personali da solo.

Diritto all'oblio. Hai il diritto che le tue informazioni personali vengano cancellate da noi senza indebito ritardo. Questo diritto è limitato a motivi specifici, ad esempio se hai revocato il tuo consenso o se ti opponi e non sussistono motivi legittimi prevalenti per consentirci di mantenere il trattamento. Se hai un account con noi, hai la possibilità di cancellare tu stesso i tuoi dati personali, nel qual caso tutti i tuoi dati personali vengono eliminati in modo permanente. Al fine di evitare la disattivazione dell'account utente, verranno forniti dettagli di contatto alternativi.

Limitazione del trattamento. Hai il diritto di richiedere che limitiamo il trattamento delle tue informazioni personali sulla base di motivi specifici. Questi sono (1) il tempo per noi di verificare l'accuratezza delle tue informazioni personali su tua richiesta; (2) invece della cancellazione del trattamento illecito, richiedi invece la limitazione dell'uso; (3) hai bisogno di informazioni personali in procedimenti legali; o (4) stiamo verificando se i nostri motivi legittimi prevalgono sulla tua opposizione al trattamento.

Diritto di opposizione. Hai il diritto di opporti in qualsiasi momento al nostro trattamento delle tue informazioni personali se tale trattamento è (1) basato sul nostro legittimo interesse (incluso il fatto che creiamo un tuo profilo in base al tuo consenso); (2) per finalità di marketing diretto; o (3) necessario per l'esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse o per l'esercizio di pubblici poteri a noi conferiti. Cesseremo di elaborare le tue informazioni personali sulla base della tua obiezione, a meno che non dimostriamo motivi legittimi convincenti che prevalgono sui tuoi interessi, diritti e libertà o se abbiamo bisogno delle tue informazioni personali in procedimenti legali.

Portabilità dei dati. Siamo tenuti a informarti del tuo diritto a ricevere le tue informazioni personali da noi in modo che tu possa trasmettere tali informazioni personali a un altro fornitore di servizi.

Ritiro del consenso. Se ci hai fornito le tue informazioni personali sulla base del tuo consenso, hai il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento. Puoi farlo annullando l'iscrizione al servizio a cui ti sei abbonato, se applicabile. Puoi anche farlo inviandoci un'e-mail all'indirizzo e-mail sulla privacy applicabile come indicato di seguito. Quindi rimuoveremo permanentemente le tue informazioni personali dal nostro database.

Presentare un reclamo. Hai il diritto di presentare un reclamo a un'autorità di controllo, in particolare nel paese di residenza, in merito al nostro trattamento delle tue informazioni personali. È possibile trovare un elenco completo delle autorità di vigilanza qui.

8. ESERCIZIO DEI TUOI DIRITTI E CONTATTACI

In KYOCERA abbiamo a disposizione una rete di professionisti della privacy, inclusi i responsabili della protezione dei dati, per assisterti con le tue domande. Se desideri esercitare uno qualsiasi dei tuoi diritti, o hai una domanda su questo documento, ti preghiamo di contattarci via e-mail o inviarci una lettera a:

KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V.
Avv.: Responsabile della protezione dei dati
Bloemlan 4
1119 RA Schiphol-Rijk
Olanda

e: privacy@deu.kyocera.com

Oppure utilizza il modulo di richiesta dei nostri interessati disponibile all'indirizzo  https://www.kyoceradocumentsolutions.it/it/footer/richiesta-accesso-dati.html

9. MODIFICHE AL PRESENTE DOCUMENTO

Nel caso in cui modifichiamo questo documento, lo pubblicheremo sul nostro sito Web con una data di pubblicazione modificata e, se applicabile, ti informeremo della modifica del documento tramite il tuo account utente.