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Governance

La gestione del rischio è essenziale nella nostra corporate governance e come asset strategico.
man working on laptop in office setting

Sistema di gestione dei rischi
 

KYOCERA Document Solutions Europe compie sforzi a livello di gruppo per rafforzare il proprio sistema di gestione dei rischi per far fronte a decisioni globali che diventano sempre più complicate. Il Presidente, supportato dalla Divisione Audit EMEA e dal Risk Advisory Council, supervisiona e gestisce i rischi con la strategia e le attività di KYOCERA Document Solutions Europe. Il dipartimento Governance, Risk & Compliance, Internal Audit e Risk Advisory Council è composto da un numero di esperti funzionali che coprono le varie categorie di rischi. Forniscono supporto aumentando la consapevolezza del rischio all'interno dell'azienda attraverso la definizione di politiche, valutazione del rischio, implementazione di standard e controlli, corsi di formazione, audit e revisioni di gestione e miglioramenti continui, come l'implementazione di raccomandazioni da audit e revisioni.
 

Il quadro di rischio e controllo della società è in linea con il Framework Integrato di COSO definito dalla nostra società capogruppo KYOCERA. Inoltre, la nostra struttura di controllo e rischi include rischi e controlli dagli standard ISO 9001, 14001, 27001, nonché rischi e controlli auto-definiti per soddisfare i requisiti di conformità. Ai sensi del quadro di controllo e di rischio, l'obiettivo della nostra Divisione Audit EMEA è quello di fornire una ragionevole garanzia che i nostri obiettivi aziendali possano essere raggiunti e che i nostri obblighi verso i clienti, gli azionisti e la società possano essere soddisfatti.

Corporate Governance in KYOCERA Document Solutions Europe B.V.
 

La corporate governance di KDE è costruita sulla base di KYOCERA Corporation, la filosofia aziendale "Fare la cosa giusta come essere umano". In breve, la governance è il modo in cui la società è diretta e controllata. Ciò significa che il Presidente prende le decisioni aziendali ai sensi delle politiche e procedure KYOCERA e della filosofia aziendale.

Obiettivo della governance aziendale è garantire una gestione sana e trasparente e guidare l'azienda in modo equo ed efficiente, perseguendo nel contempo la politica di gestione. KYOCERA vuole essere rispettata dalla società come "L’Azienda" dal punto di vista dell'etica aziendale, pur mantenendo una crescita costante delle vendite e un'elevata redditività. Per raggiungere questa vision, la politica di gestione di KYOCERA è quella di promuovere ulteriormente l'espansione dell’attività in qualità di "società creativa in continua crescita". Per attuare questa politica, KYOCERA mira ad aumentare il valore aziendale espandendo l’attività, promuovendo in particolare un uso efficiente delle risorse di gestione e un ulteriore rafforzamento della gestione consolidata del gruppo.

  • Kyocera CSR Report 2017 (csr_report2017.pdf)
    • 3 MB
    • PDF

Sforzi del piano di continuità operativa

In linea con la filosofia KYOCERA "Il cliente al primo posto", lavoriamo incessantemente per soddisfare le esigenze dei nostri clienti, come dimostrato garantendo che i nostri prodotti, servizi e soluzioni siano di buona qualità, affidabili, disponibili, di valore aggiunto e apprezzati. Per definizione la nostra azienda è pertanto impegnata nella continuità operativa.

KYOCERA Document Solutions Europe ha formulato un piano di continuità operativa contro gli eventi che potrebbero potenzialmente bloccarne l'attività e ha adottato le misure necessarie, tra cui la messa a punto di attrezzature importanti, l'organizzazione di riparazioni e l'acquisizione di mezzi di produzione alternativi. Continuiamo a migliorare la nostra capacità di reazione alle situazioni di emergenza mediante misure di risposta continue ai rischi identificati e alla condivisione di informazioni tra i reparti.

Protezione dei dati personali

KYOCERA rispetta i requisiti che le informazioni personali degli individui devono essere trattate ai sensi della legge applicabile sulla protezione dei dati. KYOCERA riconosce anche la responsabilità sociale delle imprese nell'assicurare che i dati privati siano gestiti in modo equo e rispettoso. KYOCERA fa quindi tutto il possibile per essere conforme sia legalmente che eticamente al fine di salvaguardare i dati personali.

The organisation of Kyocera is committed to the protection of personal data from its employees, clients, suppliers, business partners and other individuals. Data Protection is a fundamental right, protected not only by national laws, but also by European law in the EU countries.

L'organizzazione di KYOCERA si impegna a proteggere i dati personali di dipendenti, clienti, fornitori, partner commerciali e altre persone. La protezione dati è un diritto fondamentale, protetto non solo dalle leggi nazionali, ma anche dalla legge europea nei Paesi dell'UE. In base alle leggi locali sulla protezione dati e al regolamento generale sulla protezione dati, KYOCERA è tenuta ad attuare procedure per il trattamento dei dati personali. KYOCERA attua una politica di protezione dei dati personali che delinea le regole e le procedure relative all'elaborazione dei dati personali di dipendenti, clienti, fornitori, partner commerciali e altre persone.

KYOCERA Document Solutions Europe ha attuato la politica di gestione della sicurezza delle informazioni, in quanto considera le strategie di gestione, lo sviluppo del prodotto, le competenze, la tecnologia, l'organizzazione, le informazioni sul personale e altre come le attività più importanti dell'azienda. Sulla base della politica di gestione della sicurezza delle informazioni, abbiamo istituito le norme sulla gestione della sicurezza delle informazioni digitali, le norme sulla gestione della protezione delle informazioni personali e la guida tecnologica sulla prevenzione delle perdite per la gestione delle informazioni classificate, la gestione della proprietà intellettuale, la gestione della sicurezza fisica, il controllo dei visitatori e delle persone, garantendo in tal modo la completa gestione della sicurezza delle informazioni.

Come gruppo, KYOCERA ha istituito un comitato per la sicurezza delle informazioni digitali presieduto dal Presidente stesso. Questo comitato sta implementando varie misure di sicurezza digitale tra cui formazione periodica dei dipendenti telematicamente o sul posto di lavoro, restrizioni sull'uso esterno delle apparecchiature informatiche, misure per prevenire fughe di informazioni, gestione approfondita delle risorse IT, audit interni e miglioramento della sicurezza delle informazioni contro gli attacchi informatici.

Gestione della sicurezza delle informazioni

In linea con l'impegno di KYOCERA a proteggere i dati di dipendenti, clienti, fornitori, partner commerciali e altre persone, la sicurezza delle informazioni svolge un ruolo essenziale all'interno della nostra azienda. Il programma di sicurezza delle informazioni di KYOCERA si compone di diversi elementi per garantire il raggiungimento di un livello ottimale di sicurezza. È stato nominato un responsabile della sicurezza delle informazioni designato per guidare questo programma nella nostra regione EMEA. Il nostro programma di sicurezza è composto da sei elementi che sono elencati di seguito:

 

1. Comitato per la sicurezza delle informazioni nell'EMEA

Il responsabile della sicurezza delle informazioni nell'EMEA è responsabile del coordinamento e dell'esecuzione del programma di sicurezza di KYOCERA. Il suo obiettivo principale è quello di valutare attentamente i rischi relativi alla sicurezza delle informazioni e agire per contenerli. A sostegno del programma di sicurezza delle informazioni di KYOCERA, abbiamo istituito un comitato per la sicurezza delle informazioni nell'EMEA. All'interno di questo comitato, il responsabile della sicurezza delle informazioni nell'EMEA riferisce direttamente al comitato del consiglio composto dal direttore generale della divisione di audit dell'EMEA e dal Presidente.

 

2. Valutazione del rischio

I rischi relativi alla sicurezza delle informazioni vengono valutati frequentemente utilizzando la nostra metodologia di valutazione del rischio adatta al nostro settore e alle nostre attività. Questo monitoraggio dei rischi ci consente di migliorare continuamente in linea con il ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA). Oltre alla nostra struttura interna di controllo della sicurezza delle informazioni, le valutazioni del rischio sono condotte anche sulla base dei seguenti standard e quadri normativi di conformità: ISO 27001, SOC 1 Tipo II, J-SOx (equivalente giapponese del Sarbanes-Oxley Act).

 

3. Policy e procedure

In tutta la regione EMEA, abbiamo sviluppato e implementato politiche e procedure di base per gestire la nostra sicurezza delle informazioni. Queste politiche e procedure esistono al fine di coprire i rischi derivanti dalla summenzionata valutazione del rischio. Nella creazione di questi documenti, è stata data enfasi a garantire la riservatezza, l'integrità, la disponibilità (triade della CIA) e la riservatezza dei dati aziendali e personali. Oltre alla triade della CIA, la componente Privacy riflette i nostri processi in ogni fase.

 

4. Consapevolezza della sicurezza delle informazioni

Nell'ambito della nostra strategia di sicurezza delle informazioni, l'aspetto umano svolge un ruolo importante. KYOCERA ha espresso il proprio impegno a sviluppare il livello di consapevolezza e vigilanza dei propri dipendenti. In linea con questo, abbiamo istituito un programma di sensibilizzazione e vigilanza sulla sicurezza delle informazioni. Questo programma consiste in moduli di e-Learning obbligatori, simulazioni e materiale sulla consapevolezza continua. L'obiettivo generale del nostro programma di sensibilizzazione e vigilanza è quello di ricordare a ciascun dipendente le proprie responsabilità in materia di sicurezza delle informazioni.

 

5. Conformità a norme e standard

Ottenuta la certificazione ISO 27001, KYOCERA riconferma l'importanza che attribuisce alla sicurezza delle informazioni. Il ciclo ISO 27001 segue severe norme di accreditamento, che vengono verificate da un revisore esterno, garantendo una valutazione indipendente sul nostro sistema di gestione della sicurezza delle informazioni (ISMS). Inoltre, come società quotata in borsa in Giappone, abbiamo un obbligo nei confronti della società. Questo obbligo comporta la conformità alle normative da parte di KYOCERA e pertanto dobbiamo aderire a J-SOx. Tra gli altri, sono inclusi i controlli di sicurezza delle informazioni che garantiscono un'adeguata rendicontazione finanziaria.

Sicurezza nella distribuzione internazionale (controllo delle esportazioni)

KYOCERA è riconosciuta come "esportatore autorizzato" e "importatore autorizzato" ai sensi del sistema AEO (operatore economico autorizzato), uno standard internazionale progettato per garantire la sicurezza e la scorrevolezza del commercio internazionale e per il quale il meccanismo di approvazione reciproca è stabilito in ciascuna nazione. Questa autorizzazione aiuta la nostra azienda a garantire la sicurezza e il regolare svolgimento degli scambi relativi ai prodotti consegnati ai clienti all'interno e all'esterno dell'Europa. KYOCERA, certificata AEO, ha dimostrato di avere a disposizione processi interni di alta qualità che proteggono le merci in transito in tutto il mondo rispondendo ai seguenti criteri: conformità doganale, tenuta dei registri, solvibilità finanziaria e standard elevati di sicurezza.

Prevenzione della corruzione

KYOCERA ha una politica di tolleranza zero nei confronti della corruzione. Nel gruppo KYOCERA, il concetto: "Qual è la cosa giusta da fare in quanto essere umano?" è sempre alla base del processo decisionale e uno dei fondamenti principali della filosofia di Kyocera. Tutte le questioni sono decise ai sensi di questo principio fondamentale. Per KYOCERA, le basi dei rapporti con i soci in affari devono essere sempre eque e giuste e devono affrontare ogni tipo di transazione, nello spirito del fair play con l'atteggiamento corretto di un essere umano. [link a Rapporto CSR 2017]

Report interni KYOCERA 

KYOCERA Documents Solutions Europe si aspetta che i propri dipendenti si comportino, in ogni momento, conformemente ai regolamenti e alla filosofia aziendali. Ciò significa agire eticamente, con integrità e in conformità con la legislazione locale e con politiche interne definite.

Nondimeno, può verificarsi una cattiva condotta all'interno della nostra Società e non chiudiamo certo gli occhi su questa possibilità. I dipendenti possono chiedere consigli e consultarsi su diverse questioni in caso di dubbi e segnalare azioni che sono o potrebbero essere in violazione delle leggi e dei regolamenti interni relativi ai diritti umani, lavoro, sicurezza e salute, ambiente, pratiche commerciali leali, illeciti finanziari e qualsiasi altro potenziale problema.

L'azienda incoraggia i propri dipendenti al dialogo e offre una linea di assistenza e una linea per segnalazioni oltre alla linea diretta della direzione.

Politica di assistenza

La Società prende molto seriamente molestie e comportamenti scorretti non finanziari. Per fornire un approccio coerente alla cattiva condotta in generale, comprese le molestie, tenendo pienamente conto della salute e della sicurezza e di eventuali questioni legali dei dipendenti di KYOCERA Document Solutions Europe Group, è stata creata una linea di assistenza. I dipendenti sono autorizzati a utilizzare il documento di assistenza, ma non sono obbligati a farlo.

I dipendenti possono segnalare alla linea di assistenza, una condotta scorretta non finanziaria, comprese le molestie. Le molestie sono definite dalla società come qualsiasi forma di comportamento verbale, non verbale o fisico in conflitto con la dignità degli altri dipendenti sul luogo di lavoro che risulti indesiderato, irragionevole, o offensivo verso il destinatario e che possa portare alla creazione di un'atmosfera di inimicizia o umiliazione, che intimidisce il destinatario.

La politica del whistleblower finanziario

KYOCERA Document Solutions Europe ha implementato una politica del whistleblower finanziario come meccanismo per i dipendenti per segnalare internamente una condotta finanziaria scorretta attraverso un canale specifico.

Grazie al sistema del whistleblower finanziario, i dipendenti possono segnalare anonimamente una condotta finanziaria scorretta. Sui casi segnalati vengono fatte indagini e accertamenti in collaborazione con le divisioni interessate. Seguono quindi azioni correttive e misure preventive in caso di comportamenti recidivi.

Parlateci, siamo esseri umani

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