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Gestione contenuti: la chiave per sbloccare l’efficienza

Gestire le informazioni in modo efficente per innalzare il livello di efficienza e i profitti
businesswoman studying papers

L'era digitale ha portato allo sviluppo di una quantità di informazioni e dati ad oggi mai visto e la gestione di quest'ultime è una delle maggiori sfide che le aziende devono affrontare. Alcuni utenti finali hanno già iniziato il processo di trasformazione digitale e possono inviare informazioni online, nonchè sviluppare molte attività utilizzando tool digitali, altre, invece, sono in ritardo nella digitalizzazione dei loro processi e la loro operatività si basa su cartelle, schedari e risme di carta.

In qualità di fase transitoria, le aziende stanno prendendo in considerazione piani di trasformazione digitale che introducono strumenti come Enterprise Content Management, Document Management Systems e Intelligence Information Management al fine di elaborare il carico completo della quantità di informazioni derivante dalla loro attività quotidiana. Tali strumenti sono elementi chiave di un piano di trasformazione digitale che porta un'azienda all'altezza delle risorse del XXI secolo.

Questo tipo di pianificazione è essenziale per le aziende che cercano di semplificare i propri processi e migliorare l'efficienza operativa ed economica. Implementando soluzioni come gli strumenti di gestione dei contenuti aziendali, le aziende hanno molto da guadagnare e devono considerare tali investimenti come parte del piano, sapendo che vedranno un chiaro ritorno sull'investimento.

colleagues in a meeting

Uno dei principali vantaggi di tale strumento è che la produttività dei dipendenti può aumentare. I dipendenti non dovranno più aspettare che i documenti trovino la loro strada attraverso i vari livelli della gerarchia per poi tornare sulla loro scrivania, grazie all’immediato e automatico invio di tutto attraverso flussi di lavoro trasparenti e chiaramente definiti. Ciascun accesso a un documento può infatti essere tracciato e annotato per rendere ancora più semplici i processi di auditing. Con così tante possibilità di snellire i processi, è facile comprendere come il processo possa rendere più produttivi dipendenti e aziende.

Le soluzioni digitali aiutano anche ad evitare i rischi. Mantenendo tutto organizzato in un sistema digitale, le possibilità di perdere informazioni sono ridotte. Con copie di backup protette archiviate nel sistema, diventa facile evitare minacce da parte di hacker o errori dei dipendenti. Quando tutte le informazioni memorizzate nelle aziende sono altamente sensibili o personali per dipendenti o clienti, la perdita di tali informazioni è un rischio che nessuna impresa può permettersi di assumere.

Con i vantaggi offerti dalla gestione dei contenuti, tutte le aziende dovrebbero considerare ciò che potrebbero ottenere da una soluzione di gestione dei contenuti aziendali efficace. Fornendo il ritorno sull'investimento e ponendo le basi per un ulteriore successo e crescita con la scalabilità come caratteristica fondamentale, qualsiasi azienda che decida di implementare un tale sistema dovrebbe prendere in considerazione il primo passo per migliorare la produttività della propria azienda. 

Gestire i contenuti può essere la chiave per sbloccare

I sistemi di ECM (Enterprise Content Management – Gestione dei Contenuti Aziendali) stanno diventando essenziali per le aziende di tutto il mondo. Ecco perché.

  • Forniscono una base per la condivisione delle info

    Forniscono una base per la condivisione delle info

    Secondo Plan View, Il 59% dei progetti coinvolge lavoratori provenienti da diverse aree geografiche, rendendo essenziale la collaborazione. Fornendo una piattaforma per far ciò, è possibile inserire e consigliare idee e suggerimenti diversi avendo la certezza che il prodotto finale sia della massima qualità.

    Forniscono una base per la condivisione delle info
    Forniscono una base per la condivisione delle info

    La collaborazione è essenziale per qualsiasi azienda nel moderno ambiente aziendale.

  • Informazioni ricercabili semplicemente

    Informazioni ricercabili semplicemente

    Harmon stima che l'impiegato medio trascorra almeno 30 minuti al giorno a fare proprio questo, ma tali cifre possono essere ridotte sostanzialmente dalle soluzioni ECM e strumenti simili. Con tutte le informazioni archiviate ordinatamente nel sistema, uno strumento di ricerca richiede solo poche parole chiave o filtri e il documento o i dati possono essere visualizzati sullo schermo dell'utente in pochi secondi. 

    Informazioni ricercabili semplicemente
    Informazioni ricercabili semplicemente

    Guardare tra gli archivi e cercare informazioni richiede ai dipendenti una notevole quantità di tempo.

  • Creano scalabilità per la crescita degli affari

    Creano scalabilità per la crescita degli affari

    Non importa se un'impresa è un unico operatore che lavora in un'area locale o un'azienda globale che opera attraverso i continenti, tali soluzioni possono aggiungere valore al lavoro svolto. Inoltre, sarà sempre un utile sistema di supporto in tutte le fasi di crescita della vostra azienda.

    Creano scalabilità per la crescita degli affari
    Creano scalabilità per la crescita degli affari

    Proprio come un'azienda, questi strumenti di trasformazione digitale possono adattarsi alla crescita.

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Approfittate di ciò che l'automazione può offrire

Mentre il moderno ambiente aziendale diventa sempre più competitivo, le soluzioni di ottimizzazione possono consentire ad un'azienda di fare un passo avanti.

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