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Ecco come ottimizzare i processi documentali

Solo una soluzione progettata per la tua azienda migliora la produttività dei team in loco e remoti.
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Alcuni analisti hanno stimato che entro il 2025 i dati mondiali raggiungeranno i 175 zettabyte. Tuttavia, alcuni fenomeni, quali l’aumento del lavoro a distanza, delle videoconferenze e degli spazi di lavoro ibridi nel 2020, oltre all’aumento dell’utilizzo personale di Internet, hanno accelerato la loro crescita. Viviamo in un mondo in cui siamo iper-connessi ed è quindi possibile che 175 zettabyte di dati possa rivelarsi una stima per difetto.

Questo solleva un interrogativo per le aziende che stanno aprendosi ad ambienti di lavoro ibridi e, di conseguenza, generando più informazioni digitali che mai. 

 

In che modo gli uffici ibridi possono gestire, ora e in futuro, i propri dati? 

Le aziende più lungimiranti guardano all’intelligenza artificiale (IA) e al “cognitive computing” per rivoluzionare i modi di conservare, archiviare, elaborare e condividere le informazioni.

A differenza dei sistemi di elaborazione dati convenzionali, che seguono sempre la stessa logica, gli algoritmi di intelligenza artificiale diventano più intelligenti mano a mano che si usano e si analizzano molti dati. Sono pensati per individuare tendenze e modelli e per fornire previsioni.

Questa capacità unica dell’IA di “imparare” da grandi quantità di dati consente agli utenti di gestire e controllare grandi volumi di contenuti. Ecco perché l’IA promette di trasformare il mondo della gestione documentale. Per le organizzazioni che adottano nuove strategie di gestione documentale in supporto dei propri spazi di lavoro ibridi, l’IA è la chiave per ottimizzare i sistemi e ottenere produttività, efficienza e crescita aziendale nel 2020 e oltre.

1. Classificazione ed elaborazione automatiche dei documenti 

Mentre la tecnologia OCR (Optical Character Recognition) consente il riconoscimento del testo, l’intelligenza artificiale fa un ulteriore passo avanti visto che è in grado di “leggere” le informazioni sul documento, classificarle correttamente e quindi automatizzare i flussi di lavoro basati su quella classificazione, il tutto in una frazione del tempo che impiegherebbe una persona.

Sebbene la soluzione si basi inizialmente su una serie di regole, le sue capacità di identificazione ed elaborazione continuano a migliorare grazie al machine learning. Questo significa che è in grado di imparare dall’esposizione ripetuta ai documenti e dalle azioni intraprese dai dipendenti su tali documenti.

Un sistema di gestione dei documenti basato sull’intelligenza artificiale potrebbe, ad esempio, identificare le fatture riconoscendo elementi come numeri di fattura, voci di riga e così via, anche se questi elementi appaiono in posizioni diverse e con caratteri e dimensioni differenti a seconda di come un’azienda scelga di formattare le proprie fatture.

Quando la Greenbank RSL in Queensland ha automatizzato il processo di contabilità dei fornitori utilizzando la tecnologia ABBYY FlexiCapture per il riconoscimento delle fatture, ha ridotto i tempi di elaborazione dell’84% e i costi di elaborazione del 50%, aumentando al contempo l’accuratezza e l’integrità dei dati. 

 

2. Estrazione dei dati   

Leggendo accuratamente le informazioni e comprendendo il contesto, un sistema di gestione dei documenti basato sull’intelligenza artificiale può rivoluzionare il processo di estrazione dei dati, un’abilità che è più vitale che mai poiché la collaborazione virtuale e la condivisione di file inonda le organizzazioni con volumi sempre maggiori di dati.

 

3. Raggruppamento dei documenti  

Il raggruppamento dei documenti, che suddivide i documenti per argomenti senza una classificazione precedente, è un’altra funzionalità resa possibile dall’intelligenza artificiale. 

Questo può aiutare le organizzazioni a capire come i documenti si relazionano tra loro in un contesto più ampio, nonché trovare le inferenze finora impossibili.

 

4. Sicurezza avanzata dei documenti   

La sicurezza è una delle principali sfide di un luogo di lavoro ibrido, in cui è necessario proteggere numerosi endpoint, reti e ambienti cloud. L’intelligenza artificiale è un altro strumento di sicurezza informatica che le aziende possono aggiungere al proprio arsenale per proteggere i dati.

I sistemi di gestione dei documenti basati sull’intelligenza artificiale possono aiutare a migliorare la sicurezza e proteggere i dati dei clienti, rilevando informazioni sensibili e contrassegnando questi documenti per una gestione particolare. La classificazione e l’elaborazione automatiche implicano che i documenti non vengano lasciati incustiditi in attesa di essere usati.

L’intelligenza artificiale può anche aiutare a controllare l’accesso degli utenti utilizzando tecniche biometriche altamente accurate e sicure, come il riconoscimento facciale. In questo modo solo i dipendenti autorizzati avranno l’accesso a tali dati, evitando la visualizzazione non autorizzata o la manomissione dei documenti.

 

5. Analisi dei dati

Forse la prospettiva più entusiasmante dell’IA nella gestione documentale è il potenziale d’analisi e il valore che questa può apportare alle aziende. 

Le Platform as a Service (Paas) cognitive portano la gestione documentale a nuovi livelli utilizzando i dati raccolti e applicando tecniche come il machine learning, l’analisi predittiva e la visualizzazione dei dati per migliorare il processo decisionale e le strategie aziendali. 

Con l’avvento dell’IA, i sistemi di gestione dei documenti stanno avanzando a passi da gigante e i primi ad adottare la tecnologia saranno i primi a raccoglierne i frutti, specialmente negli ambienti di lavoro ibridi.

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