Nell’era della trasformazione digitale, le aziende di tutto il mondo hanno bisogno di modi per aumentare la produttività e rimanere competitivi. Molti stanno andando verso la digitalizzazione per accelerate i processi aziendali e ottimizzare le spese.
Dati i potenziali risparmi, le aziende di tutti i settori stanno provando a convincere i clienti a passare alla digitalizzazione senza l’uso della carta. Il gruppo di servizi professionali EY ha condotto ricerche che suggeriscono che le società di servizi finanziari potrebbero risparmiare 1,5 miliardi di euro all'anno se loro, e almeno l'80%, dei loro clienti non usassero più la carta.
Tuttavia, ci sono ancora ampie fasce della popolazione che vogliono continuare a usare la carta. I documenti stampati sono in genere più costosi da creare e distribuire rispetto a quelli digitali e impiegano più tempo a raggiungere il destinatario previsto, se lo fanno. Quindi perché le persone vogliono ancora ricevere i loro estratti conto bancari, bollette e contratti su carta?
Bollette
La ricerca di Consumer Action ha rivelato che il 63% delle persone preferisce ricevere le bollette su carta. Il motivo più comune tra i partecipanti alla ricerca è la facilità di lettura e il rischio minore di dimenticarsi di pagare le bollette. Le fatture digitali spesso vengono spedite per e-mail come allegati in PDF, che possono essere ignorate facilmente se la casella di posta è piena, o potrebbero essere contrassegnate come spam per errore. L'opzione di impostare i pagamenti automatici potrebbe aggravare il problema: se non si controlla le fatture e i conti regolarmente, si rischi di essere sovraccarichi e finire in debito.
Tuttavia, se fatto correttamente, procedere senza carta è più efficiente e affidabile. Per cominciare, inviare qualsiasi cosa per e-mail è più veloce della posta. La posta prioritaria può metterci diversi giorni prima di arrivare, mentre le email vengono ricevute istantaneamente, con rischi zero che la fattura venga persa lungo il percorso. Una fatturazione più rapida significa pagamenti più rapidi, e in caso di discrepanze è possibile telefonare o inviare un'e-mail all'azienda immediatamente.
Estratti conti
Le banche spingono anche i clienti a passare al digitale. Invece di allegare dichiarazioni come file PDF, preferiscono inviare una notifica e-mail che ti dice che la tua dichiarazione è disponibile per la consultazione online. Queste e-mail non solo sono facili da perdere nelle caselle di posta in arrivo, ma complicano anche il processo e aumentano l'onere amministrativo per i titolari di account. Per vedere la tua ultima dichiarazione, devi navigare in un sito Web complesso. Inoltre, la gestione di più password può essere difficile per i clienti, che potrebbero utilizzare la stessa password per tutto, mettendo inavvertitamente a rischio i propri account.
Ma il passaggio al digital banking offre un grande vantaggio: una maggiore sicurezza. È necessario stampare le dichiarazioni cartacee e le banche prive di dispositivi ad alto volume sono costrette a esternalizzare questo compito. Di conseguenza, le informazioni del tuo account potrebbero passare in mano a terzi sconosciuti e al servizio postale prima di raggiungerti. La posta intercettata è uno dei modi più comuni in cui si sono verificati furto di identità o frode. Al contrario, le dichiarazioni elettroniche non possono essere rubate lungo il percorso.
Contratti
Anche i contratti sono stati lenti per passare al digitale. Ciò è in parte dovuto all'autorità di cui la carta continua a godere, poiché le firme di inchiostro fisico sono considerate più affidabili, mentre quelle digitali sono viste con sospetto. In effetti, una ricerca di YouGov ha rilevato che 8 aziende britanniche su 10 stampano ancora documenti solo per ottenere firme basate sull'inchiostro, in particolare nel settore pubblico (83%) e nei servizi finanziari (82%). I clienti preferiscono spesso contratti cartacei perché è rassicurante conservare una copia fisica.
Ma il cloud sarebbe più sicuro. Se i contratti vengono archiviati online e il computer si arresta in modo anomalo, questi documenti rimangono inalterati. Inoltre, puoi accedervi da qualsiasi luogo utilizzando qualsiasi dispositivo collegato, come uno smartphone, un tablet o un computer. Il cloud è anche più sicuro di un casellario, consentendoti di controllare chi ha accesso a visualizzare, modificare o copiare i tuoi documenti digitali.
La resistenza durerà?
Sebbene la resistenza ai supporti cartacei sia più diffusa di quanto si possa immaginare, le sue cause sono facili da spiegare. In breve, la carta gode ancora di un certo livello di autorità. Dal momento che puoi tenere un foglio di carta, è percepito come più affidabile e a prova di futuro rispetto alle varianti digitali. La fiducia è un fattore importante per le società bancarie e di pubblica utilità, poiché trattano dati riservati.
Tuttavia, la conversione di documenti cartacei in file digitali consente di creare diverse copie dello stesso documento per essere custodito. Se carichi una copia sul cloud, sarà sempre lì, accessibile da qualsiasi dispositivo autorizzato e in qualsiasi posizione. I documenti digitali aggiungono un elemento di velocità ai processi aziendali digitalizzati e la tecnologia è ora abbastanza affidabile per eliminare la carta. Puoi archiviare in modo sicuro tutti i tuoi estratti conto bancari, contratti e fatture sul cloud come file ricercabili per un rapido recupero quando necessario.
