Nel mondo moderno in cui la concorrenza in tutto il mondo sta crescendo con l'aumento dei costi, le aziende sono sotto pressione per essere più efficienti che mai. Allo stesso tempo, nessuna azienda può permettersi di compromettere la qualità, la sicurezza o l'esperienza del cliente. Allora, qual è la soluzione?
Trovare un equilibrio è lungi dall'essere un compito facile, ma è possibile con l'uso di tecnologie che significano che spostarsi verso la carta senza carta o ridurre la quantità di carta su cui si basano le aziende, può rivelarsi la risposta che le aziende hanno cercato.
Alcune delle più grandi organizzazioni del mondo hanno rapidamente colto l'opportunità di andare senza carta, come il British National Health Service, che si aspettano di risparmiare 4,4 miliardi di sterline entro il 2020 con il loro piano di trasformazione digitale. Allo stesso modo, anche le piccole e medie imprese stanno entrando a far parte della carta.
Qui, spieghiamo perché la stampa ha ancora un ruolo da svolgere e perché trovare questo equilibrio è così importante in un mondo sempre più senza carta ...
1. Tagliare i costi, guadagnare efficienza
Soldi soldi soldi. Il management ha una grande preoccupazione quando si tratta di decisioni aziendali e bilanciare la carta con il digitale è un modo essenziale per le aziende di ridurre al minimo i costi. In questo caso, ridurre l'utilizzo di carta, pur non eliminandolo del tutto, mentre è ancora necessario per alcuni documenti indispensabili, è come un bilancio può risparmiare fondi preziosi.
Uno studio condotto da KYOCERA con Loudhouse ha rilevato che in media un singolo impiegato utilizza 10.000 fogli di carta all'anno. Molti di questi non sono necessari. Riducendo la quantità di carta utilizzata nelle operazioni quotidiane per stampare solo la documentazione che deve essere in forma cartacea, le aziende non solo riducono gli sprechi, ma anche i costi.
L'aumento della produttività può anche essere ottenuto utilizzando metodi digitali, anziché carta, in molte attività quotidiane in cui i documenti finiscono per essere stampati solo per essere modificati e scansionati di nuovo. La firma elettronica della documentazione ha dimostrato di ridurre i tempi di consegna dei documenti fino all'80%, come rivelato da un sondaggio di Ombud, mentre il 50% del tempo di un dipendente viene impiegato alla ricerca di file che possono essere facilmente archiviati e cercati su una piattaforma online . Fa sorgere la domanda: perché le organizzazioni non ci hanno pensato prima?
Inoltre, solo la stampa di documenti essenziali aiuta anche le organizzazioni nel loro obiettivo a diventare più sostenibili riducendo gli sprechi e il consumo di energia. In effetti, le aziende possono usarlo a proprio vantaggio. Secondo Unilever, un consumatore su tre preferisce marchi noti per essere sostenibili; la perfetta situazione win-win.
2. Combattere la resistenza dell'utente combinando soluzioni
Per alcuni lavoratori, la nuova tecnologia può essere piuttosto spaventosa. L’incubo di robot che arrivano per rimpiazzarli alla loro scrivania e prendere il loro lavoro è tutt’altro che vero. Ciò non significa che la carta possa essere dimenticata e trovare il perfetto equilibrio tra carta e digitale è essenziale nel viaggio verso un ufficio senza carta e la risposta, in molti casi, sta nelle soluzioni di gestione della stampa basate su server.
Questi strumenti forniscono un’alternativa più sicura ed efficiente alle opzioni HyPas di base, come previsto dalle piattaforme di sviluppo del software base di Kyocera per i dispositivi hardware. Il ruolo che svolgono è di aiutare nella gestione del lavoro di stampa, mantenendo le organizzazioni efficienti ed evitando gli sprechi, garantendo allo stesso tempo che tutta la documentazione venga stampata in modo veloce e semplice ad un costo basso. Per esempio, l’applicazione del MyQ di Kyocera presso l'Amministrazione Previdenziale Ceca ha portato a risparmiare 24 milioni di euro lungo un periodo di 8 anni.
Centralizzando le informazioni in questo modo, le soluzioni basate su server offrono ai professionisti la possibilità di accedere ai lavori di stampa in modo digitale e coordinare i flussi di lavoro tra i team e i dipartimenti, in particolare nelle organizzazioni più grandi, in cui i sistemi Print&Follow non forniscono più i dettagli necessari. Offrire tale flessibilità può offrire un valore reale alle aziende, siano esse piccole o medie imprese o grandi imprese.
Mantenere la stampa in una transizione verso una sempre maggiore documentazione digitale non solo ha senso in termini pratici e finanziari, ma aiuta anche ad allentare i nervi del personale ed evita di schiacciarli. Aumentare l'efficienza nel modo in cui le aziende stampano, senza coinvolgere i dipendenti in profondità, rende felice la transizione.
3. Protezione della privacy
Privacy. Sicurezza. Legislazione. Protezione. Sono più che semplici parole d’ordine, ma termini reali che aggiungono un valore enorme alle aziende che non possono permettersi di perdere dati e informazioni cruciali. Se non pianificato con cura e raggiunto con piattaforme di alta qualità, la transizione dalla carta al digitale può rappresentare un rischio per la sicurezza, se i documenti non vengono protetti in modo appropriato.
Sia in formato digitale sia cartaceo, garantire la sicurezza dei dati è la priorità numero uno per qualsiasi azienda, anche prima della gestione dei costi. In termini di carta, la tecnologia all’avanguardia può guidare tutti i lavori di stampa attraverso server sicuri per impedire la perdita o l'accesso di informazioni da parte di utenti non autorizzati.
Un esempio è rappresentato dall'eliminazione graduale delle fatture cartacee, invece di rimpiazzarle con fatture elettroniche, che possono essere inviate in digitale più velocemente e ad un costo inferiore. Questo evidenzia la necessità dei file digitali di essere sicuri, ma anche mostra il motivo per cui alcuni clienti richiedono alternative cartacee. Essere in grado di fornire entrambi, senza compromettere la sicurezza, è cruciale.
Proseguire senza carta è una sfida. Assicurare che venga eseguito in modo sicuro e sostenibile è essenziale per raggiungere con successo il passo successivo nella trasformazione digitale. Combinando la carta con il digitale, le organizzazioni possono trovare il modo più efficiente e sicuro per condurre la propria azienda al successo attraverso il risparmio sui costi e una maggiore produttività.
