Tre motivi per cui le aziende devono archiviare in digitale

Vi è una crescita senza precedenti di contenuti e dati aziendali e, attualmente, le aziende si trovano ad affrontare le sfide legate alla memorizzazione della documentazione. Molte organizzazioni stanno ancora archiviando sia copie originali che cartacee dei loro dati e devono ancora rendersi conto che questo tipo di archiviazione dei documenti è sia costoso che inefficiente. Regolamentazioni più severe sulla protezione dei dati stanno inoltre rendendo la conformità una sfida crescente, ma inevitabile, che sta interessando l'intero mondo degli affari. Per aggiungere a queste sfide, i clienti stanno anche iniziando a richiedere servizi più snelli e sicuri. Suona familiare?

Il mercato ha reagito alle sfide attraverso la creazione di soluzioni digitali che le imprese possono adottare. Una delle ultime tendenze nella gestione dei documenti, nota come Content Services, comprende una vasta gamma di funzioni di gestione dei contenuti volte alla digitalizzazione dei documenti in modo da poter trasformare i contenuti aziendali in una risorsa digitale che fornisce valore aziendale. Questa soluzione tecnologica può aiutare le aziende ad automatizzare i flussi di lavoro e centralizzare i dati al fine di superare la lotta che comporta l'archiviazione di documenti fisici.

Ciò comporta numerosi vantaggi per le aziende che si adattano a nuovi sistemi. Qui, KYOCERA Document Solutions identifica tre dei cambiamenti più importanti che le aziende subiscono quando implementano i sistemi di gestione dei contenuti:

1. Riduzione dei costi

Secondo la digitalizzazione aziendale di KYOCERA in Europa 2019, il 28% delle aziende afferma di non avere abbastanza spazio per l'archiviazione all'interno delle proprie strutture, e questo ha un costo. Poiché i prezzi degli immobili sono in aumento e la quantità di documentazione da gestire aumenta, le aziende stanno iniziando a vedere chiaramente la necessità di un approccio più sostenibile a favore della conservazione dei documenti fisici.

L'introduzione di una soluzione di gestione dei contenuti in un'azienda può consentirle di utilizzare in modo più efficiente le sue risorse complessive. Utilizzando strumenti di gestione delle informazioni per acquisire e gestire documenti, lo spazio fisico viene liberato e le spese vengono ridotte. In poche parole, lo spazio morto negli uffici diventerà un ricordo del passato, offrendo alle aziende l'opportunità di trovare il modo di utilizzare meglio le proprie strutture.

2. Aumentare la sicurezza

Se i documenti digitali siano generalmente più sicuri non è più la questione dell'ora. I file cartacei possono essere facilmente persi o distrutti e visti da chiunque, mentre i file digitali gestiti all'interno di una soluzione di contenuto sono oggigiorno praticamente indistruttibili e possono essere limitati a persone autorizzate.

Quando un'azienda decide di digitalizzare i propri documenti mentre utilizza una soluzione di Content Services, gli viene anche offerta l'opportunità di rendere i propri contenuti sicuri e gestiti. Un compito molto più facile da implementare quando si tratta di file digitali. Le aziende sono in grado di controllare chi ha accesso alla loro documentazione sensibile e di impedire che le informazioni cadano nelle mani sbagliate. Pertanto, i Servizi di contenuto consentono agli utenti di creare regole che consentano solo a determinati individui o gruppi all'interno di un'azienda di accedere a dati specifici. È inoltre possibile creare regole che autorizzano l'accesso ai dipendenti che si trovano a un livello di gestione specifico, mantenendo sempre il monitoraggio controllato di chi ha avuto accesso al contenuto.

3. Efficienza del carburante

Il dipendente medio spesso trascorre altrettanto, se non di più, tempo alla ricerca di informazioni rispetto alla lettura e all'utilizzo effettivi. Avere archivi digitali in cui i documenti desiderati sono a pochi clic di distanza può portare a un aumento dell'efficienza sul posto di lavoro, con un aumento della produttività che si trova spesso dopo l'implementazione di uno strumento come Enterprise Content Management.

Nella ricerca Business Digitalization in Europa - Outlook 2019 di Kyocera, quasi una su tre organizzazioni ha ammesso di aver sprecato troppo tempo nell'elaborazione dei documenti e ha anche riconosciuto che avere versioni diverse e varie copie dello stesso documento salvate su server e dispositivi è un grave problema.

Alla fine, ciò significa che le operazioni quotidiane diventano lunghe e complicate, ad esempio nell'ambito della gestione dei contratti, in cui la perdita di affari o ritardi nelle negoziazioni possono essere causati da ampie pratiche burocratiche.

Rendere i documenti cartacei digitali può risolvere questi problemi e prevenirne molti altri. Le moderne soluzioni software consentono alle aziende di acquisire e digitalizzare i documenti, indicizzandoli e, soprattutto, trasformandoli in informazioni utili e ricercabili.

Nel mercato frenetico di oggi, un'azienda può ottenere un vantaggio competitivo utilizzando la giusta tecnologia. La digitalizzazione dei documenti e la centralizzazione delle informazioni con i servizi di contenuti in un'azienda possono portare a risparmi significativi in termini di tempo e denaro, aumentando nel contempo l'efficienza complessiva e offrendo migliori opportunità di utilizzo delle risorse.

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