Il caso Kyocera Document Solutions Italia: l’automazione degli ordini

Come possono i sistemi di Robotic Process Automation migliorare i processi, fare risparmiare tempo e portare benefici a tutta l’azienda? Il caso di Kyocera Document Solutions Italia e della sua gestione degli ordini della Pubblica Amministrazione ne è un chiaro esempio. Accompagnata nel suo percorso di automazione da Beta 80, ecco come la multinazionale ha risolto le complessità di interfacciamento con il portale Consip.

di Carmelo Greco

La collaborazione tra Kyocera Document Solutions Italia e Beta 80 è nata attorno allo sviluppo di una soluzione RPA (Robotic Process Automation) implementata a favore della filiale italiana della nota multinazionale che progetta e promuove soluzioni documentali a supporto della trasformazione digitale delle aziende italiane. Quella di Beta 80 sui cosiddetti “software robot” è una delle tante competenze possedute nell’area ICT Services che offre un’ampia gamma di proposte per l’innovazione e il cambiamento aziendale dettato dalla digital transformation. Per comprendere come la tecnologia RPA sia intervenuta nei processi della divisione nazionale del brand nipponico, abbiamo parlato con Giulio Dal Min, Sales Administration & Price Management Director di Kyocera Document Solutions Italia.

Kyocera e il suo lungo sodalizio con la PA

«Siamo fornitori fin dai primi anni Duemila della Pubblica Amministrazione attraverso Consip» spiega Dal Min, aggiungendo che nell’area europea del gruppo questo tipo di business è abbastanza unico. «Nel corso del tempo uno o più lotti banditi da Consip sono sempre stati appannaggio di Kyocera Document Solutions Italia. 

Fino a un paio di anni fa per ogni lotto Consip esistevano configurazioni predefinite con poche variabili sia come accessori che termini contrattuali. 

«Ciò significava gestire un numero abbastanza limitato di combinazioni - continua Dal Min - riuscendo a elaborare gli ordini attraverso il nostro gestionale che prevede dei codici di configurazione o bundle che generalmente contemplano il tipo di macchina, gli accessori, la durata del noleggio e le pagine incluse».

Il cambiamento delle regole d’acquisto

Tra il 2018 e il 2019 Consip cambia questa regola, svincolando i potenziali acquirenti della PA da qualsiasi obbligo di configurazione e inserendo nel portale una sorta di “carrello della spesa” dove è l’utente a decidere liberamente gli abbinamenti. Per Kyocera Document Solutions Italia i bundle da gestire passano così da circa 40 a 300, con l’impossibilità di poter predisporre in anticipo la gamma completa di configurazioni possibili. Un problema che ha ripercussioni sia al momento della predisposizione delle attività connesse ai termini della gara, sia nella gestione quotidiana degli ordini.

«Il nostro primo tentativo è stato quello di provare ad automatizzare la creazione dei bundle. In teoria, era fattibile, ma l’investimento richiesto era troppo oneroso e non raggiungeva il livello di servizio che desideravamo offrire alla P.A.» racconta Giulio Dal Min. L’obiettivo, quindi, di migliorare il livello di efficienza della gestione degli ordini ci ha portati a considerare l’automazione dell’intero processo.

In cerca di soluzioni per il portale Consip

Beta 80 è stata scelta sia nella sua veste di business partner di IBM, sia per la consolidata esperienza nello sviluppo di sistemi di Robotic Process Automation. «La soluzione non era di facile implementazione - prosegue Giulio Dal Min - perché il portale Consip non nasce per essere gestito attraverso un’automazione degli ordini». Questo significa che, per esempio, pur prevedendo delle configurazioni di massima, non riesce a intercettare eventuali errori o incompatibilità.

«Evidentemente può capitare che la composizione dell’ordine non sia coerente, perché si inseriscono accessori che non sempre risultano essere compatibili con la scelta fatta. Una complicazione ulteriore è data dal fatto che il portale ha dei campi liberi dove è possibile inserire delle note scritte, che sono difficilmente codificabili».

Il metodo di Beta 80: conoscere il processo

«L’elemento cardine - sottolinea Dal Min - è stato che Beta 80 ha investito molto nella fase di sviluppo della soluzione, trasferendosi nei nostri uffici per seguire giorno dopo giorno le criticità di un’attività di questo genere». Una circostanza che ha permesso di allenare “Edo”, come è stato ribattezzato il bot in casa Kyocera, sulle caratteristiche del sito della Consip riguardanti la congruenza della configurazione o le note scritte direttamente dal cliente su cui, ora, si può fare una prima scrematura basata sull’individuazione di parole chiave.

In sostanza, la soluzione RPA oggi può identificare e circoscrivere un perimetro di gestione dell’ordine tipo, ovvero quello che oscilla tra 1 e 25 unità, cioè il 75-80% degli ordini che arrivano tramite Consip da parte di una pubblica amministrazione fatta non soltanto dai ministeri e dai grandi apparati statali, ma, soprattutto, da piccoli Comuni ed enti locali diffusi a livello territoriale.

I benefici di “Edo” nella gestione degli ordini

«I primi risultati si sono ottenuti in tempi piuttosto rapidi, sino ad arrivare al fine tuning che ha portato alla situazione attuale in cui gli ordini medio-piccoli vengono gestiti tranquillamente in automatico». L’effetto immediato è stato quello di un risparmio di tempo nella raccolta e nella gestione dell’ordine, indispensabile per evitare ritardi che possono essere anche causa di sanzioni per il mancato adempimento dei termini contrattuali. Il secondo ha sortito l’esito di ottimizzare le attività non core che prima venivano costantemente sacrificate per concentrarsi su quella core della gestione ordini, rischiando di generare poi delle anomalie che richiedevano il doppio del tempo per essere risolte.

«Probabilmente questo è il vantaggio maggiore dell’implementazione» afferma in chiusura Giulio Dal Min, il quale non esclude che “Edo”, o un analogo bot, trovi altri ambiti dell’azienda in cui produrre i benefici dimostrati nella gestione automatizzata degli ordini della PA.