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Le infrastrutture di gestione documentale inadeguate stanno complicando in modo insostenibile la vita dei professionisti che si occupano di contratti e accordi.
Si stima che una tipica azienda della Fortune 1000 abbia in media 40.000 contratti attivi in un dato giorno. Quaranta mila.
Contratti, accordi e altri documenti legali sono il cuore pulsante del business, ma sono fuori controllo. In un batter d'occhio, il mondo è passato dall'avere tutto ordinatamente archiviato in ordine alfabetico nei faldoni, a volumi senza precedenti di informazioni nel cloud, nelle email, nelle pen drive, nelle reti personali e condivise, e in cartelle impilate sotto il giornale di stamattina. Un caos totale. Non c'è da stupirsi se molte organizzazioni si sentono sopraffatte.
Ma questo problema non è esclusivo delle mega-corporazioni; sta drenando tempo e risorse finanziarie delle piccole e medie imprese in tutti i settori. Il mondo della gestione documentale è diventato inutilmente complesso. Problemi come non riuscire a trovare il Contratto X o non sapere quale dei cinque documenti sia l'ultima versione dell'Accordo Y potrebbero non sembrare problemi urgenti, ma gli effetti a catena che ne derivano per tutte le altre parti di un'organizzazione non devono essere sottovalutati.
Questi includono:
Produttività: Senza un meccanismo che mi consenta di accedere facilmente all'ultima versione di un contratto, potrei richiedere modifiche che sono già state apportate. La scarsa visibilità porta alla duplicazione del lavoro.
Tempo perso: Se devo convocare una riunione del team per ottenere un aggiornamento su un accordo che avrei potuto ricevere automaticamente, non solo sto sprecando il mio tempo, ma anche quello degli altri.
Frustrazione: Sono le 11:30 e il proprietario di casa di Elm Road firmerà l'accordo di vendita tra 30 minuti. La mia capa ha apportato alcune modifiche finali al documento, ma ora è in vacanza. Dove lo avrà salvato? Potrebbe essere uno dei 500 documenti nella cartella condivisa "Accordi di vendita 2022", ma i nomi dei file sono quasi identici. Spero che non l'abbia salvato sul suo desktop. O forse l'ha già stampato e l'ha lasciato per me alla reception? Sono ormai le 11:55. Trovare un documento non dovrebbe essere così difficile.
Rischio organizzativo: L'assenza di una struttura informativa solida crea una mancanza di controllo. E la mancanza di controllo significa rischio maggiore. Il caos che deriva dal fatto di avere documenti fisici e digitali archiviati in più luoghi può portare a far cadere contratti nelle mani sbagliate. Questo è grave. Il danno reputazionale è spesso irreparabile.Fortunatamente, tutti questi problemi possono essere evitati con una soluzione semplice: Kyocera Cloud Information Manager.
La tua soluzione completa per la gestione documentale
Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) è una piattaforma di gestione documentale basata su cloud che facilita l'archiviazione e la gestione di tutti i documenti, sia fisici che digitali, in un archivio sicuro online. Accessibile dal browser, KCIM ti permette di caricare documenti tramite mobile, browser e HyPAS. La sua integrazione fluida nell'infrastruttura internet esistente significa che puoi iniziare a riacquistare il controllo su contratti e accordi subito, senza interruzioni nei tuoi flussi di lavoro.
Con KCIM, i professionisti nel settore immobiliare, i notai, le compagnie assicurative e altri settori legati ai contratti possono aggiungere commenti in tempo reale agli accordi e contratti per essere visti da altri senza la necessità di modificare il documento stesso. Inoltre, la funzionalità di Controllo delle Versioni di KCIM consente a tutti gli utenti di accedere alla versione corrente di un documento. Archivia anche tutte le versioni precedenti nel caso in cui un utente desideri recuperare una versione più vecchia. La piattaforma di gestione documentale di Kyocera consente inoltre ai team di salvare parole chiave specifiche per ciascun documento. Con questa funzionalità, avrei potuto trovare immediatamente l'accordo di vendita di Elm Road!
Queste funzionalità innovative creano flussi di lavoro fluidi, aumentano la trasparenza e migliorano la collaborazione. E non dimentichiamo il grande risparmio di tempo prezioso per il personale. KCIM mantiene i dati aziendali riservati al sicuro, indipendentemente da dove il lavoro venga svolto, un grande vantaggio nell'era del lavoro ibrido, dove i dipendenti operano tra ufficio, casa e spazi di lavoro condivisi.
Kyocera Cloud Information Manager semplifica l'intero processo di gestione documentale. I leader aziendali hanno già abbastanza cose a cui pensare – con KCIM, avranno una cosa in meno di cui preoccuparsi.
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